“詢價(Request for Quotation) “是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、 了 解目前庫存狀況及采購預(yù)算后， 通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購， 需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件， 對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時， 對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分， 詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料， 來方便其報(bào)價作業(yè)。

為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異， 對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、 有效的報(bào)價。一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列12個主要的部分。

一、品名與料號

首先，詢價項(xiàng)目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應(yīng)必備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報(bào)價的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達(dá)十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

二、數(shù)量

通常供應(yīng)商在報(bào)價時都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少徚康亩喙褧绊懙絻r格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數(shù)量”；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

三、規(guī)格書

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。




四、“品質(zhì)”要求


表達(dá)詢價項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。

五、報(bào)價基礎(chǔ)

“報(bào)價基礎(chǔ)”通常包括報(bào)價的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議）”來計(jì)算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計(jì)價基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有FOB、CIF等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF條件下，賣方除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報(bào)價自然要較以FOB 條件的報(bào)價高，買方在詢價時必須詳加注明。

六、采購方的“付款條件”

有關(guān)付款條件，雖然雙方都有各自的公司政策，采購方希望付款時間愈晚愈好。相反，供應(yīng)商當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。采購方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件，供應(yīng)商也可在報(bào)價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。

另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計(jì)算的“付款起算日”，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日( Shipping Date)、發(fā)票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日( Arrival Date)甚或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

七、“交期”與“包裝”

交期的要求包括采購方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及供應(yīng)商需要多少時間來準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應(yīng)商雖然可依采購方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應(yīng)視實(shí)際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨。

包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。關(guān)于包裝，后面將有單獨(dú)一方法進(jìn)行論述。

八、“運(yùn)送地點(diǎn)”與“交貨方式”

運(yùn)送地點(diǎn)的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價格的計(jì)算。如果要求賣方來以CIF報(bào)價，無論海運(yùn)或空運(yùn)，運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會有不同的計(jì)費(fèi)方式，除非買方指定空運(yùn)，供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價，因?yàn)楹＿\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。關(guān)于運(yùn)送方式，后面也將有單獨(dú)一方法進(jìn)行論述。

九、“售后服務(wù)”與“保證期限”

在采購一些機(jī)器設(shè)備如沖床、塑膠射出機(jī)、測試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時，供應(yīng)商一般都會提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購持有成本。

十、報(bào)價到期日

為了方便采購比價作業(yè)的時程，報(bào)價的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時間來進(jìn)行估價。

十一、“保密協(xié)定”的簽署文件

在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務(wù)機(jī)密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機(jī)，會進(jìn)一步讓供應(yīng)商簽署一份“保密協(xié)定”的文件，要求供應(yīng)商在一規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計(jì)劃的名稱、采購數(shù)量預(yù)測、詢價的技術(shù)要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。

十二、采購人員與技術(shù)人員的姓名及聯(lián)絡(luò)電話

將采購人員與技術(shù)人員的姓名及聯(lián)絡(luò)電話告訴供應(yīng)商，并不是要主動暗示供應(yīng)商有什么暗盤的需要，那時因?yàn)槿绻少彽捻?xiàng)目復(fù)雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò)電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。

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