“詢價(Request for Quotation) “是采購人員在作業流程上的一個必要階段。 在接到請購單、 了 解目前庫存狀況及采購預算后， 通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。 如果這是常態性的采購， 需求的形態又是屬于標準零件， 對于供應商來說比較不會有問題。 但是在新產品開發時， 對于那些不屬于標準品的部分， 詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料， 來方便其報價作業。 為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異， 對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。 因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、 有效的報價。 一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列12個主要的部分。




一、品名與料號

首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應必備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。




二、數量

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、“不同等級的需求數量”，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數量”；或產品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。




三、規格書

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。




四、“品質”要求

表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。







五、報價基礎

“報價基礎”通常包括報價的“幣值”與“貿易條件”，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運費是否內含則另議）”來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至于是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。

國際貿易通常的貿易條件有FOB、CIF等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB 條件的報價高，買方在詢價時必須詳加注明。




六、采購方的“付款條件”

有關付款條件，雖然雙方都有各自的公司政策，采購方希望付款時間愈晚愈好。相反，供應商當然是認為愈早愈好。采購方有義務讓賣方了解其公司內部的標準付款條件，供應商也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需雙方經協議后所訂定。

另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的“付款起算日”，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日( Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日( Arrival Date)甚或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。




七、“交期”與“包裝”

交期的要求包括采購方對采購產品需要的時間，以及供應商需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依采購方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨。

包裝方式在供應商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。關于包裝，后面將有單獨一方法進行論述。




八、“運送地點”與“交貨方式”

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。關于運送方式，后面也將有單獨一方法進行論述。







九、“售后服務”與“保證期限”

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內容等等，因其牽涉到采購持有成本。




十、報價到期日

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。




十一、“保密協定”的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由于牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份“保密協定”的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。




十二、采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話

將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。