本周給大家分享去國外參加展會，展前需要做哪些準備。雖然現在由于疫情原因無法出國參展，但是這種局面遲早要過去的。閑話不多說，下文直接上干貨，以防口渴，請各位自備茶水閱讀。




1. 與展會舉辦方聯系 - 獲取邀請函，展位物品租賃




一般我們是和國內的展覽公司合作，具體各項適宜的時間截點，合作的展覽公司會發給我們。但是也有一些是需要我們自己在往上和大會主辦方聯系獲得的。




A. 邀請函




公司內部先確定好，哪些人去參加此次展會。一般大會都有官方平臺，需要企業自己注冊，在上面填寫此次參展人員的信息。這樣大會舉辦方會根據你填寫的人員信息發送真會邀請函給你們。




有了邀請函，才能去辦理商務簽證。




B. 展位物品租賃




有的展會直接跟國內合作的參展公司聯系租桌子，椅子，電視就可以，但是有的展會需要你們自己登錄大會的官網進行填寫申請。比如我去荷蘭的展會，那次是個空的展位，椅子，桌子，電視，柜子，都是我們在大會官網上訂的。提交之后，用銀行卡付款，然后大會就會幫你安排了，等你們到展館布展的時候就可以拿著打印的單子去核對是否全配齊了。如果沒配齊，就拿你們打印的單子去大會的服務臺問。




2.辦理簽證




拿了邀請函之后，根據不同國家的簽證要求，開始準備簽證材料。一般我都會預留1-2個月的時間去辦理簽證，有足夠的時間才能防止意外的發生。之前有2個同事，簽證照片照了2次都不合格，這種情況雖然不常見，但是還是有的。如果拒簽了，也還有時間再次申請。




3.展出產品準備




樣冊要不要改版，帶多少份，要不要重新印刷，這些都要提前預留出時間；




展位的海報，易拉寶，展示的內容要公司內部討論定下來，給美工留出足夠的時間設計海報，同時要給打印社留出時間打印。之前有打印社把內容打偏，沒法用的情況，又安排重新打的，所以預留足夠的時間很重要；




要不要展出設備，設備調試都要提前準備好。是隨人員一起帶過去，還是提前走海運，空運寄過去，都要提前計劃好，做好安排；




要不要帶優盤，把產品資料拷到優盤里給客戶，要帶多少個，都提前做好申請，完成拷貝，印上公司的logo。




4. 聯系客戶




提前1個月聯系客戶，哪些客戶會去展會觀展，需不需要邀請函，什么時間到，確定好哪一天什么時間去你們展位。有沒有什么要在展會上洽談，商定的，提前把資料都準備好。




另外，長期合作的客戶，可以提前準備好小禮物，在展會見面的時候送給客戶。




5. 機票，酒店預定




機票，酒店一般提前1-2個月就訂好了，臨近展會幾天訂，不好訂，還貴。




這項工作一般有公司行政部同事來做，不過你可以把你們的行程，想預定的時間，和想預定的酒店發給相關同事。我們以前都是自己選好，然后直接告訴行政部的同事按照我們的要求去訂機票和酒店。




6. 其他瑣碎的物品




A. 飛行箱




裝公司參展物品的大行李箱，需要公司采購一個。要不樣冊，資料，都塞你們個人的行李箱里，你們還怎么裝東西？




B. 插排 + 轉換頭




展位不給你準備插排，如果你們在現場要用電腦，電視展示，需要預備一兩個長線的插排。




同時，由于各國的電壓不同，需要配備萬能插頭轉換器。網上買一個就行，我買的80塊錢的組合裝。




C. 熱水壺




展館一般都比較冷，沒有熱水喝。所以出國的時候，我們一般都帶一個熱水壺，在展位上燒水喝。有客戶來，也可以給客戶倒杯茶喝。




D. 客戶登記表 + 名片夾 + 名片




這就是自己做的EXCEL表打印出來帶過去，如果業務忙不過來，或者業務不在展位上的時候，有人來要樣冊，要資料，可以登個記。留下名字，郵箱，公司，職位，電話，感興趣的產品等信息，回去整理一下，讓業務逐一聯系。




或者客戶有名片的，可以交換一個名片。我出去一般都會帶名片盒，手機里也有掃描名片的app,防止丟失，雙重保險。




E. 中性筆 + 筆記本




不管是客戶登記，還是業務洽談，都需要你做記錄，所以筆和本是必不可少的。3-5支筆，2個筆記本就夠用。像我做軟件的時候，很多客戶會現場畫出他們設想的系統拓撲圖，這個時候筆和本子就派上用場了。




7. 周邊游攻略




這個分公司，有的公司比較摳，一點多余時間不給，展會結束就得馬上回去。但是很多公司還是會給參展人員幾天空閑時間，讓大家到附件轉轉的。那么就需要提前定好去什么地方，攻略，行程都訂好。




像我之前都是提出2-3個地方，讓大家選去什么地。選定以后，我會做一個攻略，這個地方的游玩如何安排，整個行程及大概花銷做一個文件。然后大家該訂機票訂機票，該訂酒店訂酒店。




以上就是海外展會參展前需要做的準備。讓我們一起期盼疫情早日散去，早日恢復國際貿易常態。

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深耕外貿行業12年，英語翻譯專業，分享職場經驗，英語學習方法

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