信息交換在所有的交易中扮演著重要的作用。許多商業業務通過信息交換來實現。信息交換可以通過各種方式實現，可以是口頭也可以是書面的。與口頭交流相比，書面形式可以確保相關當事人更完整的理解并且可以作為每一筆交易的記錄。書面交流有很多種,比如信函，備忘錄，報告，電信，電傳等。商務信函是公司與貿易伙伴保持聯絡時采用的最主要的方式。高效的商務信函作者可以通過與其他公司建立良好的合作關系來提高公司的銷售，增加公司利潤。另外，熟練的商務信函寫作可以幫助作者獲得更多自信和更多商業上的成功。