單證是整個外貿工作的核心.新手通過學習單證,可以很清晰地將整個外貿環節串聯起來.

　一,外貿單證的種類與使用
　　
　　外貿實務中,單證的制作與出具人通常有出口商,出口國的商檢等機構,貨運公司以及進口商,一般規定是英文或中英文對照.外貿常見的單證有:

　1.合同(CONTRACT)

　CONTRACT是統稱,買賣雙方均可出具.如系賣方制作,可稱為銷售確認書(SALES CONFIRMATION),買方出具則可稱為采購確認(PURCHASED CONFIRMATION).除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址,簽訂時間,地點,交易貨物品名,付款方式,違約責任以外,還可以根據不同產品的特點附加條款.此外,正式的外貿合同,往往還有更詳細的約定,比如信用證條件下的信用證開證要求,對各種不可抗力的規定等細則.

　對于容易在裝卸和儲運過程中發生短缺的散貨如礦產,糧農副產品等,合同中往往還會附加"溢短裝"條款,即允許在合同總數量和金額的基礎上,有若干幅度的差異,最后按照實際交貨量來結算.比如"5% MORE OR LESS ALLOWED",即允許多交或少交5%.

　理論上,合同應該"一式兩份,雙方各執一份經簽章的正本為憑",可在外貿實務中不大苛求照搬執行,一般的傳真件也就行了,作為備忘錄.更多的還是依靠商業信用,以及預付款,信用證等實質的把控手段.合同本身反倒顯得不重要了.也正因為如此,一些國家的客戶甚至制作固定合同,并留下"信用證開出后生效"等條款,進一步淡化合同的約束力,到處散發作為詢價工具.碰到這樣的合同,不必當真,預留時間,等到信用證收到再有所行動不遲.

　2.發票(INVOICE)

　或稱商業發票(Commercial Invoice).外貿的"發票"概念和國內的財務發票完全不同.外貿發票是出口商自己制作,出具的文件,用于說明此票貨物的品名,數量,單價,總值等,以及其他一些說明貨物情況的內容.發票格式不拘,但必須包括上述要素,并全名落款.

　發票必須注明一個發票號碼(自己擬定),出票時間.可以按照需要一式幾份,由若干正本和副本組成的,應注明"ORIGINAL","COPY"字樣.

　發票的末端通常有E.&O.E.字樣,意為"有錯當查",即此份發票如有錯漏允許更改.

　發票的樣本見式樣2.

　3.形式發票(PROFORMA INVOICE)

　樣式近似商業發票,幾乎可以直接把商業發票過來,標題改為"PROFORMA INVOICE"即可.形式發票的用處,一是類似于單方面合同,作為報價和確定交易的工具.一些國家的客戶喜歡"確認形式發票"的形式作為合同.因此,除了和商業發票相同的內容外,還可以根據需要在空白處以"REMARK"加注的形式增加條款,比如交貨期等等,以進一步落實交易.此外,對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易,客戶也需要形式發票來做前期申請.

　在采用國際快遞寄送貨物的時候,也需要附上形式發票,作為快遞公司統一報關計用.

　4.裝箱單(PACKING LIST)

　與外貿發票對應,性質一樣,主要用于說明貨物的包裝情況,如品名,數量,包裝方式,毛重,體積.視產品類別的需要還可以加上其他詳細說明,如凈重等.

　樣式與發票相仿,只是不需要注明貨物價值.通常也需要若干正本和副本.

　樣本見式樣3.



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