在外貿企業(yè)產(chǎn)品價格、出口營銷等差異化越來越小的今天，管理已經(jīng)成為企業(yè)競爭中拉開差距、做大做強的關鍵所在，而引進優(yōu)秀的外貿管理軟件正是快速提升企業(yè)管理水平的有效方法。但對于大多數(shù)企業(yè)而言，如何正確選擇外貿管理軟件是個陌生領域，它不像對自己本行業(yè)的產(chǎn)品那樣容易了解、鑒別。因此，有相當一部分企業(yè)在實施外貿管理軟件時遭受失敗，有的甚至是多次。　　“富通天下”作為行業(yè)的領導品牌和一個負責任的公司，我們有義務給廣大的客戶一些專業(yè)的建議，特別是正準備實施外貿管理軟件的企業(yè)。為此，我們結合拜訪中遇到的眾多客戶失敗的慘痛教訓，專門印制了這本“9要訣”，每個要訣可以說都是企業(yè)投入幾萬甚至幾十萬的損失換來的，希望能對大家決策有所幫助，避免管理上的投資損失。不管您目前是否決定引進外貿管理軟件，如果這些理念能對您的管理決策有所啟發(fā)，我們會感到非常欣慰！　　1.選擇外貿管理軟件，一定要有“掙錢”和“數(shù)錢”二個階段的管理　　10年前，外貿經(jīng)營權沒有放開，很多外貿企業(yè)處于“訂單來不及”的狀態(tài)，那時企業(yè)擔心的不是訂單，而是如何管理落實好大量訂單。因此，早期的外貿管理軟件也都是以訂單后的生產(chǎn)采購安排、財務庫存等內容的管理為主，這個過程好比是“數(shù)錢”階段，直到現(xiàn)在許多外貿管理軟件還仍然是以這個階段管理為主。　　但隨著自營進出口權的放開，外貿競爭的日趨激烈，企業(yè)逐漸從“訂單來不及”轉變成了“訂單吃不飽”的狀態(tài)，客戶資源的爭奪日益加劇，出國參展、登網(wǎng)站雜志廣告的營銷投入不斷加大。由此，“掙錢”階段的管理就變得日益重要起來：誰能對客戶的查詢作出迅速的反應，誰能有效地跟蹤好客戶，誰就最有機會獲取客戶訂單。否則沒訂單的話，就根本談不上管理訂單了，這就象“沒有錢就談不上理財”一樣。　　所以，“富通天下”認為完整的外貿管理應該是“客戶資源管理系統(tǒng)”和“外貿業(yè)務管理系統(tǒng)”的有機結合，缺一不可，只有這樣才能實現(xiàn)“掙錢”和“數(shù)錢”二個階段的管理。否則，隨著企業(yè)管理的發(fā)展，軟件不是用不上了就是要重新購買，浪費精力和財力。　　2.選擇外貿管理軟件，考察其成熟性、穩(wěn)定性是重點，特別是對于郵件功能　　現(xiàn)在外貿管理中，郵件的管理已經(jīng)越來越被企業(yè)所重視，因此許多軟件公司看到了這個市場機會，于是紛紛推出了兼帶郵件功能的外貿管理軟件。　　事實上，簡單實現(xiàn)郵件的收發(fā)不是關鍵問題，挑戰(zhàn)在于它的穩(wěn)定性與可靠性。以 “富通天下”為例，專業(yè)的外貿郵件工具，真正成熟穩(wěn)定均要在5年以上，并經(jīng)過了數(shù)以萬計用戶的實際使用檢驗。而市場上一些匆匆推出的外貿軟件的郵件功能，從其開發(fā)到銷售一般才一年左右時間。這些公司可能成立有幾年了，但之前的軟件產(chǎn)品是完全與郵件通訊技術無關的，現(xiàn)在純粹為了炒作一個銷售概念，那用戶輕易使用的風險是非常高的。　　比如，您的業(yè)務員收到一個新客人的詢盤郵件，他也很認真地回復了，但客戶就是沒有反饋，而這種情況的出現(xiàn)很有可能是對方根本就沒有收到郵件，因此危害特別巨大。因為出現(xiàn)這種情形往往很難發(fā)現(xiàn)，除非國外的客戶確實非常喜歡您的產(chǎn)品，主動和您的業(yè)務員再聯(lián)系，否則新客戶就這樣在不知不覺中丟失了，而您還不知道其中原因。　　因此，在外貿領域，有時候一封郵件就意味著一個訂單，如果連可靠性和穩(wěn)定性都得不到保證，那就失去了外貿管理的根本和基礎，沒有哪個老板會愿意拿自己的生意去冒這個風險。因此，我們強烈建議：看下是否有國內或行業(yè)內的知名大企業(yè)（上百人使用、客戶遍及世界各地）在穩(wěn)定使用該郵件工具2年以上的，通常他們的評估要求會更苛刻，決不容許有絲毫差錯。當然，如果能電話或實地了解一下，就更有利于正確決策。　　3.選擇外貿管理軟件，其核心技術必須自主開發(fā)，功能絕對不能七拼八湊簡單集成　　市場上一些軟件供應商由于自身缺乏核心技術和研發(fā)實力，往往在客戶很重視某個功能時，先答應客戶能做到，然后一些重要的功能就直接從第三方購買嫁接。然而，由于各功能模塊是七拼八湊的簡單集成，后果就是無法做到數(shù)據(jù)傳輸?shù)臒o縫銜接和技術更新受制于人，穩(wěn)定性和易用性大大降低。很多企業(yè)信息化失敗的直接原因也在于此。　　以外貿軟件的傳真管理為例，這是一個技術難度非常高的功能，一些外貿軟件的產(chǎn)品介紹中也說有傳真管理，實際上是用其他公司的“語音傳真卡”來替代，自己根本沒有配套的硬件和傳真驅動程序。殊不知，“語音傳真卡”是以語音功能為主、傳真功能為輔的設備，在傳真通信方面本身就存在技術缺陷，收發(fā)正確率較低，根本不能用在外貿行業(yè)的傳真通信。　　特別，如果自己沒有核心技術研發(fā)能力，那像“富通天下”所具備的手寫紙張傳真直接發(fā)送、斷點續(xù)傳、同號合并等等很多重要而實用的功能就無法實現(xiàn)了。　　所以，對外貿管理軟件，我們不光要看它有什么功能，更要看它是怎么做到的。這就好比您需要一部“能拍照的手機”，但對方卻給了你一部手機外加一架照相機，那就和您的初衷背道而馳了。在市場上，我們還看到一些外貿軟件，將傳真機發(fā)過的文件集中放在一個文件夾里就說有傳真功能了，這就完全是在欺騙客戶了。　　4.外貿管理軟件的發(fā)展趨勢已經(jīng)由“以功能為中心”轉向“以客戶為中心”　　市場上的外貿管理軟件從90年代末開始到現(xiàn)在，管理結構幾乎沒有變過，都是互相抄襲、千人一面的“客戶圍繞功能轉”的結構，這點從軟件的界面一眼就能看出，常常是左邊一排功能模塊按鈕。　　這樣的設計，很難對客戶的情況有個全面的掌握，更是與外貿“服務和跟蹤”的新理念不相適應。“富通天下”倡導的“以客戶為中心”，就是要選中客戶就能馬上知道：我們和客人都有過哪些郵件和傳真的往來、給他寄過什么、他讓我們開發(fā)過什么樣品、報過什么價格、簽過哪些合同、備貨出運怎樣了、定金應收款情況如何了等等。客戶管理應該從一張名片到核銷結束，信息一條線非常清晰。　　5.選擇外貿管理軟件，一定要讓業(yè)務團隊參與評估　　選軟件的是管理者，但用的最多的往往是下面的業(yè)務操作人員，特別是對于生產(chǎn)型企業(yè)。為什么很多軟件用一段時間后就實在無法推行下去，最后成為擺設？原因就在于軟件的界面臃腫、流程混亂，操作繁復，甚至還要退回到手工，大家意見非常大，嚴重影響了工作效率。　　因此，決策前能聽取使用人員的反饋是非常重要的！很多軟件供應商往往回避這個問題，甚至自己也承認業(yè)務員會抵觸，根本原因就還在于它的設計和功能，禁不起實際用戶的檢驗。他們最熱忠的是說服決策人員購買，其他人的意見體會并不屬于他們關心的范圍。　　“富通天下”的理念是應該在業(yè)務員喜歡用、離不開的前提下，不知不覺地幫助公司建立起有效的管理，甚至出現(xiàn)業(yè)務員換了工作還建議新公司去買的情況，那才能達到理想的管理效果。因此，軟件購買前，給所有人員做全場詳細演示是必須的。相信，很多過不了這關的外貿軟件就會自然被淘汰了！　　6.選擇外貿管理軟件，長期的服務保障是關鍵　　目前市場中，很多外貿軟件企業(yè)單純?yōu)榱俗非箐N售業(yè)績，采用了一些不負責任的銷售服務模式，比如：在各地到處發(fā)展代理商進行銷售，不管你以前是賣電腦的還是賣游戲軟件的，誰能帶來生意就和誰合作；到一個地方找個酒店開幾場演示介紹會，然后簽單收錢就走的打獵式銷售等等。后期的軟件實施、日常維護，最多采取低成本的電話和QQ遠程協(xié)助，這樣做極大地影響了用戶的正常使用與溝通，甚至造成了用戶對整個行業(yè)的不信任！　　買軟件，從一定意義上說實際是買服務、買放心，更是買未來，它的價值只有在持續(xù)穩(wěn)定的使用過程中才能體現(xiàn)出來。因此，沒有服務保障的軟件就象一枚定時炸彈，隨著時間的推移客戶會越來越擔心，甚至棄而不用最終成為擺設。　　管理軟件是一種特殊商品，更是一種需要不斷溝通創(chuàng)新的管理工具。基于這個信條，“富通天下”在行業(yè)內唯一堅持采用“本地化設機構、公司直接負責”的銷售服務模式：所有合作客戶2小時內的無限次上門響應、每月1-2次新功能的主動例行升級、用戶新員工的即時面對面培訓等等，這些措施雖然成本昂貴但卻贏得了客戶的尊重，體現(xiàn)了我們的價值觀：做的是事業(yè)，不僅是生意。　　7.滿足個性化需求不等于就是要量身定做　　不同的外貿企業(yè)，管理需求上肯定有差別，但是“為您定做/二次開發(fā)”或“專門請人開發(fā)”的思想往往造成了軟件價格的嚴重虛高，明明是可以通用的需求卻變成了定做提價的借口，更堪憂的是背后隱藏的風險，表現(xiàn)在：　　1.隨著企業(yè)的發(fā)展和管理的調整，軟件的升級是必須的，因此費用就要不斷投入，如果遇到軟件公司漫天要　　價，成本就更難控制，騎虎難下；　　2.企業(yè)一家考慮軟件的功能和運用，角度單一，無法博采眾長為我所用；　　3.由于是項目化操作，因此軟件開發(fā)團隊本身的不穩(wěn)定性給客戶造成了嚴重的后患，一旦某個人員流動，或者　　臨時組建的團隊解散，那軟件的長期升級維護就很難得到保證。　　因此，在世界范圍內，“軟件產(chǎn)品化，實施個性化”已經(jīng)成為管理軟件的發(fā)展趨勢。所謂軟件產(chǎn)品化，就是要求軟件能融合最廣泛企業(yè)的運用需求。如果100家企業(yè)的定做需求都能在軟件中得以實現(xiàn)，那么任何一家企業(yè)就可以無償、順利地得到99種新的運用了。所謂實施個性化，就是要求在具體實施時能結合企業(yè)特點，在產(chǎn)品化軟件中規(guī)劃出合適的功能運用和業(yè)務流程，這樣才是真正的“量體裁衣”。　　“富通天下”從來不接受軟件定做開發(fā)，但卻積極采納吸收個性需求。以外貿管理模式為例，“富通天下”現(xiàn)在可以給只有幾個業(yè)務員的小型外貿企業(yè)使用，也可以給上百人、有十幾個部門的大型貿易集團使用；可以給純貿易的進出口公司使用，也可以給生產(chǎn)型的企業(yè)使有；可以給一單到底的業(yè)務員使用，也可以給接單采購分離的業(yè)務模式使用，之所以能這樣實現(xiàn)就是印證了這個思想。　　8.慎用BS（瀏覽器訪問）結構的外貿管理軟件　　現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境下，管理者業(yè)務人員經(jīng)常要出差出國，分公司辦事處分布各地，在此情況下，公司以外的系統(tǒng)使用就自然產(chǎn)生了。要解決這個需求，答案就在于軟件要能實現(xiàn)“遠程訪問”。　　但是市場上，有些外貿軟件公司由于自身技術實力上的限制，根本不從客戶的利益角度考慮，就簡單地采用了看網(wǎng)頁的瀏覽器來實現(xiàn)遠程訪問，這樣做會帶來二方面的問題：　　1.安全性。任何一臺電腦都裝有瀏覽器，正是由于它的普及也帶來了安全上的隱患，現(xiàn)在瀏覽器成了黑客、　　病毒最易攻擊的入口，許多網(wǎng)上銀行等帳戶資料被盜就是例子。　　2.易用性。由于瀏覽器主要是用來看網(wǎng)頁的，因此它不需要實現(xiàn)復雜的計算操作、功能運用和報表打印等需　　求，但外貿管理恰恰相反。所以，基于瀏覽器的外貿管理軟件易用性就非常差了。　　綜上所述，為什么大型企業(yè)的ERP、財務業(yè)務系統(tǒng)較少采用BS結構，就不難理解了。　　“富通天下”通過在使用電腦上安裝專用“遠程訪問”程序，同時啟用電腦主板網(wǎng)卡等身份驗證技術的方法，就避免了瀏覽器訪問帶來的安全問題。以后，公司以外的電腦要訪問系統(tǒng)，首先它必須要裝有公司專用的登陸程序，其次要過主板網(wǎng)卡身份驗證這一關，這樣一來，像網(wǎng)吧或者不明身份的電腦就根本無法訪問了。　　特別，“富通天下”專門針對遠程訪問研發(fā)的“數(shù)據(jù)流優(yōu)化”技術，在不降低易用性和使用功能的前提下，大大加快了網(wǎng)絡訪問的速度。　　9.要從“投資”的高度篩選外貿管理軟件　　外貿管理軟件可分為“消費型”和“投資型”二種類型，不同的類型對客戶的意義和價值是截然不同的。　　市場上絕大多數(shù)外貿管理軟件的功能，定位于對業(yè)務信息的記錄、匯總、審批和統(tǒng)計，它沒有看到信息背后隱藏的價值，軟件存在的意義只是停留在提高工作效率，規(guī)范流程等傳統(tǒng)的領域。這類軟件，稱之為“消費型”外貿管理軟件，錢花了也就花了，不管使用效果有多好，它無法帶來增值的效應。　　“投資型”外貿管理軟件則完全不同，既然定位是投資就一定會有超值的回報。以“富通天下”為例，可能軟件本身投入不多，但它卻把企業(yè)的信息當成金礦來管理，從軟件誕生之初就確立了“促成外貿企業(yè)創(chuàng)造更多定單”的使命。正是基于這個理念，七年來，軟件才能不斷研發(fā)創(chuàng)新，推出眾多貼近外貿、極具增值效應和決策導向的功能（出于行業(yè)秘密考慮，愿與客戶當面溝通）。　　目前，作為浙江地區(qū)客戶數(shù)第一的高端外貿管理軟件品牌，越來越多老外貿的需求和建議加速了“富通天下”向更具投資功效的方向發(fā)展。非常多的新客戶對“富通天下”有相見恨晚的感覺，也正是得益于此。