為及時、順利地組織貨源,聯合國系統有采購業務的各機構一般都建立一供應商名冊(Vendor Roster),只有經注冊的供應商才有資格受邀參與該機構的采購活動。
(一)在UNPD的注冊手續
向聯合國采購司注冊登記的手續很簡單。有興趣的供應商可以從采購司的網址(www.un.org/depts/ptd)下載注冊表(Vendor Registration Forms),或通過向采購司的電子信箱([email protected])發送電子郵件索取注冊表,也可直接發傳真(1-212-963 3503)。當然,并非所有申請注冊的供應商都可自動列入采購司供應商數據庫,須經過審核,合格者才能被列入供應商名冊。
申請者應將填妥的注冊表、公司概況、產品目錄或說明及財務報告寄給聯合國采購司,其通訊地址為:
UNITED NATIONS
Procurement Division
Supplier Registration
Supplier Roster Officer
304 East 45th Street, Room FF-245
New York, NY10017
采購司在收到申請登記表后,將立即加以評審,并將評審結果通知所有申請者。審核的標準包括:供應商提供的貨物和服務是否符合聯合國的需要、供應商的國際商業經驗和能力及其財政穩定性。
需特別指出的是,采購司遵循盡量與供應商直接聯系的原則,因此要求供應商直接在采購司注冊。在聯合國一般供應商數據庫(UNCSD)或其他聯合國機構的注冊并不能保證自動與采購司注冊掛鉤。采購司在對每項貨物或服務的競爭招標時,將努力使所有已注冊的供應商有競標機會。如果供應商連續兩次未對競標邀請作出反應,將在供應商名冊上予以除名。
(二)在IAPSO的注冊
為了便于聯合國系統內各機構采購信息的交流,機構間采購服務辦公室已建立了一個聯合國一般供應數據庫(UNCSD-United Nations Common Supply Database), 并在挪威設立一秘書處進行管理。
以下13個聯合國組織和機構同意發展和支持這一數據庫:
IAEA-國際原子能機構
ILO-國際勞工組織
ITC-國際貿易中心
UNDP-聯合國開發計劃署
UN/FALD-聯合國駐地管理和后勤服務處
UNFPA-聯合國人口基金
UNHCR-聯合國難民事務專員署
UNICEF-聯合國兒童基金
UNOPS-聯合國項目事務廳
UN/PD-聯合國采購司
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