郵件是外貿工作中接觸最多，也是最重要的東西。然后對于很多人來說確經常把握得不好，容易導致出現很多錯誤。下面的郵件是根據一位殿堂級外貿老濕分享整理總結而來，相信大家看完后會對自己的郵件寫作有一個全新的認識。01｜Prewriting: 寫郵件前需要考慮的問題- Purpose: 你寫這封郵件的目的是什么，你能為客戶帶來什么？
- Consider who you're emailing : 你要發給誰, 此人的地位是什么，你們的關系如何？
- Subject: 這封郵件的主題是什么？能否吸引客戶打開閱讀？
- 思路：分幾段，怎么寫，主要用哪些句型。如何用最簡潔的語言突出你的優勢？
- 語氣：直接or委婉 ？
- 正文該如何寫？
02｜發郵件后的3種處理方法1.進垃圾箱可能的原因：- 大量出現spam敏感詞
- 非正常拼寫：用其他字符代替字母：w0rds,L3tter
- 顛倒大小寫：uPPer, CaSE
- 全部大寫
- 超鏈接太多
- 郵件內容插圖片
- 附件太多
- IP被視為垃圾郵件
- 一段時間內，發送頻率過快，內容重復度過高
2.改進方法：- 郵件中盡量不含有spam敏感詞（不知道spam詞是什么的可以百度）
- 注意檢查字體拼寫
- 郵件中超鏈接不要太多
- 附件不超過3M
- 使用多IP地址發送: 可以使用科學工具切換IP地址
- 使用多種郵箱發送: gmail, hotmail, outlook,企業郵箱
- 要有針對性：不要群發，一對一發送，尊重客戶
- 嘗試不同的模板，不同的郵件，不要用同一模板發送N個客戶
- 通過郵箱有效性驗證工具，在發送前檢查郵箱是否真實存在
Remark: 亂碼，很多客戶的電腦顯示不了中文，郵件帶中文容易亂碼，不要用“宋體”去寫英文。
技巧：用自己的郵箱給自己的另一個郵箱發：
– 如果發送后，在收件箱收不到，垃圾箱也收不到，那則可能被攔截了。
– 如果可以發，也可以收，客戶沒有回復你，則是你的郵件可能沒有被客戶打開或不夠吸引人，嘗試從主題和正文去改進。
03｜主題寫法：（以開發信為例）普通主題，已過時：- Established business relationship
- Led lamp supplier
- China manufacturer
- Catalog for LED light
主題的進階寫法:寫郵件前花大量時間去做客戶和市場調研，要去做客戶群體的細分，要有針對性地發郵件。
寫上讓客戶感興趣的主題: 突出郵件目的，核心，中心。
例：
- Re: An idea help you to get your next 100 customers
- How to take more profit from growing market in 2016
- Re: Jacky called you just now !
Always test different approaches to see what works best
郵件不是死的，每個客戶感興趣的點不一樣，主題要多變，內容要多變，思維方式也要多變。
04｜郵件正文注意問題- use "you", "your" instead of I, we, us ,our
- Do not use “Not” “No”等否定詞
- Don’t write email too long
- Don’t focus on features, focus on the value you bring
- Don’t use active voice(主動語態) too much
- 結尾call to action
- Always be personalizing
- Test, automate and scale
1.字體- Don’t use “宋體”
- Don’t use Multi-color，不要用太多顏色
- Don’t use strange or special fonts，不用特殊字體
- Pay attention to the Capital letter (大寫字母），當強調的時候才能大寫，當專有名詞時首字母大寫，句子開頭時首字母大寫
- Choose normal or regular fonts in business emails
- Adjust the size for appearance ( 11號，12號）
常用字體：time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting
切記千萬不要用“宋體”去寫英文！！2.標點英文中沒有”《》”, 英文中只有引號；
標點符號后，必須打一個“空格”，再加單詞
- Please keep one space after the English punctuation
- No chevron(書名號）,instead
- Please use full stop（句號）when you finished one sentence
- Don’t use so many exclamation mark(感嘆號）
- Don’t use Chinese punctuation(中文標點符號）when typing via computer
3.主動語態與被動語態- Active voice: place extra emphasis on showing good will, showing sincerity, show application,Show apology, etc (側重主觀上的內容：誠意，感謝，道歉）
- Passive voice: focus on the real situation, the objective issues, the professionalism, the announcement, etc側重客觀存在的事實或一定會出現，發生的事情
寫一些特定郵件的時候，一定要多用被動語態：- 宣布某一個決定
- 專業的開發信
- 商務郵件往來中，體現自己的專業性，突出和強調某些特點或產品分析的時候
4.郵件正文：(以開發信為例）- 第一段：開頭+目的，Quickly states the purpose， 1，2句話帶過
- 第二段：
- 正文，核心內容，把該說的說清楚，3-5句話內，每句話不要太長
- Value And Benefits Statement，價值展示，你能為客戶帶來什么.
- Cites previous clients to demonstrate credibility 引用之前做過客戶做證明.
- 第三段：收尾，call to action, 則客戶看了你的郵件后需要做什么，clearly specifies what you want them to do
▼▼
Hi xxx,
Nice day.
I‘m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and I have a idea that can help you to get your next 100 customers.（表明你能為客戶帶來什么）
I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)（行業大客戶或潛在客戶的競爭對手）and they got a good benefit.
Please feel free to contact us and I can share this idea with you. ( Call to action )
Best regards,
xxxxxx
05｜郵件簽名- Your name
- Your title
- Your company name in detail
- Your address in detail
- Your telephone number and fax number
- Your email address
- Your company website
例▼XXXXX
Sales Manager
------
ABC Printing Factory
Address: xxx Zone,xxx District,Guangzhou,Guangdong,China,
Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx
Tel:+86-20-xxxxxxx Fax:+86-20-xxxxxxx
Email:
Website:
http://www.xxx.com純文字的簽名檔有很大的局限性，細心的人去對比專業的外貿公司或者國外客戶時候，會看到郵件簽名檔設計的很形象。在這個顏值即正義的年代，設計一個美觀高大上的郵件簽名，一定可以讓客戶對你印象深刻。
最后附上自己一年前的郵件，報價，圖片，段落，思路等等很多都存在問題。正所謂有對比才顯示出區別，即使過去很差，很爛，但只要通過努力不斷進步才是最重要的。
結尾：郵件的修煉，是一個長期的過程，需要不斷地反思，不斷總結，不斷專研，不斷換位思考，不斷比較別人的，比較各個老外的寫法，然后去總結思路，總結原因，不斷去思考去改進。
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