一筆外貿(mào)訂單的順利交易和完成需要通過非常多的細(xì)節(jié)溝通，包括從最初給潛在客戶發(fā)送開發(fā)信或回復(fù)詢盤，到最終客戶收到貨物后的售后跟進(jìn)和維護(hù)。的每一個(gè)細(xì)節(jié)都需要外貿(mào)業(yè)務(wù)人員能夠準(zhǔn)確，及時(shí)的和國(guó)外客戶進(jìn)行有效溝通，只有這樣才能確保每一筆外貿(mào)訂單的替換交付以及后續(xù)客戶的持續(xù)返單。

以下是30個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員常用郵件模板-完整流程：您可以根據(jù)自己的行業(yè)，公司，產(chǎn)品，以及自身的經(jīng)驗(yàn)判斷進(jìn)行調(diào)整和完善，并根據(jù)自己的郵件模板進(jìn)行設(shè)置，從而使您在以后每一次與客戶進(jìn)行郵件溝通的時(shí)候都能夠高效省時(shí)，最大程度上提升你的客戶開發(fā)跟進(jìn)工作的整體效率和效果。

外貿(mào)開發(fā)信（1）

親愛的約翰·史密斯，

這是從[ABC公司]百合李。我們是一家專門從事[選擇您的主要垂直行業(yè)或您有經(jīng)驗(yàn)的垂直行業(yè)]以[插入幫助客戶應(yīng)對(duì)的典型挑戰(zhàn)]的公司。

我想知道您是否愿意進(jìn)行初步對(duì)話以評(píng)估合適程度？

我們已經(jīng)與[在垂直行業(yè)中插入2-3個(gè)客戶]這樣的公司合作[插入典型的客戶目標(biāo)]。

如果您有一兩分鐘的時(shí)間來了解有關(guān)我們的更多信息，可以在[site-link]上訪問我們的網(wǎng)站。如果沒有收到您的回音，我將在本周晚些時(shí)候通過電話與您聯(lián)系。

謝謝你。

最好的問候，

Lily Lee

外貿(mào)開發(fā)信（2）

尊敬的約翰·史密斯，

希望此電子郵件對(duì)您有所幫助！

我想與您聯(lián)系是因?yàn)閇解釋您如何獲得他們的聯(lián)系信息以及與他們的關(guān)系：在Linkedin上與同事交談，在線上看到您的公司，等等。

我們公司有一個(gè)新的[產(chǎn)品或服務(wù)]，它將幫助您的公司[一句話好處]。我們這樣做是：

好處/功能1

好處/功能2

好處/功能3

讓我們探討一下我們的[您的產(chǎn)品名稱]如何可以特別地幫助您的業(yè)務(wù)。您可以打快速電話[時(shí)間和日期]嗎？

最好的問候，李莉（Lely

Lee）

外貿(mào)開發(fā)信（3）

尊敬的約翰·史密斯：

我們是中國(guó)A產(chǎn)品，B產(chǎn)品和其他一些相關(guān)產(chǎn)品的主要制造商，我們的產(chǎn)品已經(jīng)出口到[國(guó)家名稱]市場(chǎng)很多年了。有關(guān)我們公司和產(chǎn)品的更多詳細(xì)信息，請(qǐng)?jiān)L問我們的網(wǎng)站：[ www.abc.com ]。

供您參考，我已在此郵件中附上我們的產(chǎn)品目錄，請(qǐng)仔細(xì)閱讀。

如果您有任何興趣或疑問，請(qǐng)隨時(shí)告訴我們。

此致，

Lily Lee

外貿(mào)開發(fā)信（4）

親愛的約翰·史密斯：

我的名字是[您的名字]，我以[您的公司名稱]負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)發(fā)展工作。

我在這里處于受過良好教育的狀態(tài)，但是根據(jù)您的在線個(gè)人資料，您似乎是一個(gè)可以與...聯(lián)系的合適人選，或者至少可以為我指明正確的方向。

我想和您公司中負(fù)責(zé)處理與我的產(chǎn)品相關(guān)的某些事情的人交談。

如果是您，您是否愿意在[時(shí)間和日期]撥打15分鐘的電話，以討論我們的產(chǎn)品可以專門為您的業(yè)務(wù)提供幫助的方式？如果不是，請(qǐng)您讓我與合適的人聯(lián)系嗎？

感謝您的幫助！

最好的問候，李莉（

Lily Lee）

客戶跟進(jìn)郵件（1）

親愛的約翰·史密斯（ John Smith）：

從昨天開始快速跟進(jìn)我的電子郵件。我試圖給您打電話，但無法接通。希望打個(gè)電話介紹我的公司[ABC Company]。下周初任何時(shí)候您有10分鐘的時(shí)間可以工作嗎？

當(dāng)我有您時(shí)，我想您可能會(huì)對(duì)我們與[客戶名稱]的合作感興趣。我們幫助他們[實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)]產(chǎn)生了[理想情況下，您可以在這里使用％，但是任何有意義的結(jié)果就足夠了]。您可以在此處閱讀整個(gè)故事：[提供案例研究鏈接。]

作為提醒，我們是[概述主要業(yè)務(wù)]公司，是[專門描述]類別中的專家（或?qū)I(yè)）。我們已經(jīng)與您所在國(guó)家/地區(qū)的[2-3名客戶]合作，并幫助許多其他人[實(shí)現(xiàn)目標(biāo)]。

我希望早日收到你的來信。

此致，

Lily Lee

客戶跟進(jìn)郵件（2）

親愛的約翰·史密斯：

隨著我對(duì)您的公司有了更好的了解，我逐漸相信我們的公司與您公司的當(dāng)前需求和最終目標(biāo)都非常吻合。

我們可以提供[產(chǎn)品或服務(wù)]，讓您[解決他們面臨的特定問題]。我們使用的策略與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不同，包括[您所在領(lǐng)域其他公司的差異化策略]。

我們一直以其卓越的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)而受到認(rèn)可，例如[您可以參考的特定成就]。我們能夠幫助我們的一位客戶[參考具體的，相關(guān)的客戶案例]。

鑒于我們的[產(chǎn)品或服務(wù)]滿足您的需求的程度，我認(rèn)為我們可以一起做一些出色的工作。

[用問題包起來]？

最好的問候，李莉（

Lily Lee）

客戶跟進(jìn)郵件（3）

親愛的約翰·史密斯（ John Smith）：

希望您度過一個(gè)愉快的周末（過得不錯(cuò)，等等）。

不知道您是否真的受到了抨擊，或者您是否決定暫時(shí)推遲，但是我想看看您是否對(duì)我們的建議有任何反饋？

當(dāng)然，我們并不會(huì)著急-如果您希望我與您保持聯(lián)系，我不想成為害蟲。

我還認(rèn)為您可能對(duì)[關(guān)于潛在客戶類別的特定帖子，或者如果您沒有一個(gè)類別特定的第三方文章]的最新帖子感興趣。您可以在這里閱讀：[鏈接]。

期待您的來信。

最好的問候，李莉（

Lily Lee）

客戶跟進(jìn)郵件（4）

尊敬的約翰·史密斯（ John Smith）：

我已經(jīng)嘗試了幾次，沒有回復(fù)。通常，發(fā)生這種情況時(shí)，這意味著我的要約現(xiàn)在不是優(yōu)先事項(xiàng)。我以為是這種情況是否安全？

如果是這樣，我不會(huì)再打擾您了。如果您希望在帶寬更多時(shí)再跟進(jìn)一兩個(gè)月，那么我也很樂意這樣做。

謝謝你的時(shí)間。

最好的問候，

莉莉·李

（ Lily Lee ）

尊敬的約翰·史密斯（John Smith），

謝謝您的以下詢問。

我是ABC Company的銷售經(jīng)理Lily Lee。[產(chǎn)品名稱]是我們的主要產(chǎn)品，我們的產(chǎn)品已經(jīng)大量出口到[國(guó)家名稱]市場(chǎng)。

根據(jù)您的要求，我們希望為您提供以下[產(chǎn)品名稱]的報(bào)價(jià)。我還將在此郵件中附上正式的報(bào)價(jià)單，并提供更多詳細(xì)信息，請(qǐng)查看附件。

[報(bào)價(jià)]

期待您的回音。

真誠(chéng)的，

莉莉·李

（ Lily Lee ）

尊敬的約翰·史密斯（John Smith），

謝謝您的以下詢問。

我們是中國(guó)[產(chǎn)品名稱]的專業(yè)生產(chǎn)商，我們的產(chǎn)品已經(jīng)出口到[國(guó)家名稱]市場(chǎng)很多年了。有關(guān)更多詳細(xì)信息，請(qǐng)?jiān)L問我們的網(wǎng)站：[ www.abc.com ]。

為了準(zhǔn)確地為您提供報(bào)價(jià)，請(qǐng)讓我們知道以下信息：

1.您需要哪種產(chǎn)品？

2.您的數(shù)量需求是多少？

3.您對(duì)產(chǎn)品有什么具體要求嗎？

4.您需要我們給您報(bào)價(jià)和運(yùn)費(fèi)嗎？如果是，請(qǐng)告訴我們您的目標(biāo)端口的名稱。

期待很快可以收到你的來信。

真誠(chéng)的，

Lily Lee

詢盤回復(fù)（要求提供產(chǎn)品目錄）

親愛的約翰·史密斯：

感謝您對(duì)我們[產(chǎn)品名稱]的關(guān)注。

我們很高興收到您的來信。為了回應(yīng)您的詢問，請(qǐng)?jiān)诖穗娮余]件的附件中找到我們的產(chǎn)品目錄。

我們希望其中提供的信息能回答您的查詢。但是，如有需要，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系以進(jìn)行進(jìn)一步的說明。

我們期待您的惠顧。

此致，

Lily Lee

報(bào)價(jià)跟進(jìn)郵件（1）

尊敬的約翰，

為了使您對(duì)我們的產(chǎn)品有更好的了解，我在此郵件中附了一些我們產(chǎn)品的圖片，請(qǐng)仔細(xì)查看。

請(qǐng)注意，此處附帶的圖片僅供參考，我們將嚴(yán)格按照您的特定要求進(jìn)行生產(chǎn)。

期待您的回音。

真誠(chéng)的，

Lily

報(bào)價(jià)跟進(jìn)郵件（2）

尊敬的約翰，

謹(jǐn)在此郵件中附上我們[產(chǎn)品名稱]的規(guī)格日期表，以供您進(jìn)一步參考，請(qǐng)查閱附件。

希望這些信息對(duì)您有所幫助。

此致，

Lily

客戶下單前討價(jià)還價(jià)的回復(fù)（不能降價(jià)）

尊敬的約翰，

感謝您的來信。

您知道，除了給我們最低的價(jià)格外，我們還需要使用最好的材料來保證產(chǎn)品的質(zhì)量，我們是一家致力于長(zhǎng)期合作而不是一次性業(yè)務(wù)的公司，我們需要給您和您的客戶以最好的材料提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。我們?yōu)槟鷪?bào)價(jià)的價(jià)格已經(jīng)是我們的最低價(jià)格，我們不能在材料質(zhì)量上折衷，而且我們現(xiàn)在無法降低價(jià)格。

但是，如果您可以將數(shù)量增加到一個(gè)40'HQ，則單位物流成本會(huì)降低，我們將為您提供1％的折扣。隨函附上一個(gè)20'GP和一個(gè)40'HQ的PI。請(qǐng)比較差異，讓我們知道您的決定。

順便說一下，由于農(nóng)歷新年假期，我們的工廠將于2月8日至3月5日停止工作。如果您可以在本周內(nèi)存入款項(xiàng)，我們將盡力在新年假期之前交貨，盡管這是一項(xiàng)艱巨的工作。如果您以后要下訂單，則很可能只有在我們從3月中旬新年假期開始工作時(shí)才能發(fā)貨。

等待您的信息。

真誠(chéng)的，

Lily

客戶下單前討價(jià)還價(jià)的回復(fù)（適當(dāng)降價(jià)）

尊敬的約翰，

感謝您的迅速答復(fù)。

我們非常感謝您在本次招標(biāo)中所做的努力，希望您能中標(biāo)，我們將不遺余力地協(xié)助您贏得本次招標(biāo)。

您知道，除了給您盡可能低的價(jià)格來贏得該訂單外，我們還需要使用最好的材料來保證產(chǎn)品的質(zhì)量。我們是一家致力于長(zhǎng)期合作而不是一次性業(yè)務(wù)的公司，我們需要以最好的材料為您和您的客戶提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。因此，我們不能在材料上妥協(xié)，而降低價(jià)格將是非常困難的。

但是考慮到這是一個(gè)招標(biāo)，為了從現(xiàn)在起開始我們的合作，我們希望給您“成本價(jià)”，而我們方面不留任何利潤(rùn)空間來幫助您贏得這次招標(biāo)。附件中請(qǐng)找到我們標(biāo)有“成本價(jià)”的最低報(bào)價(jià)：

我們希望我們的努力可以幫助您中標(biāo)，并希望盡快收到您的來信！

真誠(chéng)的

莉莉

客戶確認(rèn)訂單讓發(fā)形式發(fā)票

親愛的約翰，

感謝您的訂單。

根據(jù)要求，我在此郵件中附有形式發(fā)票，請(qǐng)仔細(xì)閱讀。

順便說一句，您需要我們?yōu)槟A(yù)訂貨運(yùn)嗎？如果是，請(qǐng)告訴我您的目的地港口的名稱，我們將為您檢查運(yùn)費(fèi)。

期待很快可以收到你的來信！

真誠(chéng)的，

Lily

客戶收到形式發(fā)票說會(huì)安排支付定金，同時(shí)讓報(bào)海運(yùn)費(fèi)

尊敬的John，非常

感謝您的高效工作。

如有可能，請(qǐng)?jiān)诖嫒肟铐?xiàng)后將銀行匯票寄給我們，以便我們能夠與我們的銀行追蹤付款情況。

至于從中國(guó)港口到漢堡的運(yùn)費(fèi)，明天我們回到辦公室后，我明天早上將立即為您檢查一下，因?yàn)楝F(xiàn)在已經(jīng)是晚上。

祝你有美好的一天！親愛的

，

莉莉

幾天前過后仍未收到客戶訂金和客戶溝通情況并報(bào)海運(yùn)費(fèi)

親愛的約翰，

你今天好嗎？

請(qǐng)讓我知道您是否進(jìn)行了定金，以便我們能夠提前準(zhǔn)備原材料并在收到定金后立即開始生產(chǎn)。

我們今天早上已經(jīng)與運(yùn)輸代理商核對(duì)了運(yùn)費(fèi)，目前從中國(guó)港口到漢堡的運(yùn)費(fèi)為1,200 / 20′GP美元，

期待您的回音。

真誠(chéng)的，

Lily

客戶說定金已付

并發(fā)來付款水單（憑證）

尊敬的約翰，非常

感謝您向我們發(fā)送銀行匯票，我們將與我們的銀行進(jìn)行核對(duì)，并在收到匯款后立即通知您。

祝你今天過得愉快！

真誠(chéng)的，

Lily

通知預(yù)付款（定金）已收到

并詢問相關(guān)相關(guān)信息

尊敬的約翰，您好

！

收到定金，謝謝。我們現(xiàn)在正在安排生產(chǎn)，并將為您提供最新的進(jìn)度。

順便說一下，請(qǐng)讓我們知道以下信息，以便以后安排發(fā)貨。

1.請(qǐng)讓我們知道收貨人和通知方的名稱和聯(lián)系方式，這些信息將顯示在提單上。

2.我們將向您發(fā)送商業(yè)發(fā)票，裝箱單和提單，您還需要我們提供什么其他文件？

3.請(qǐng)告知我們您的運(yùn)輸文件收貨地址。

期待很快可以收到你的來信。

真誠(chéng)，

百合

距離發(fā)貨前兩周告知客戶預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間，同時(shí)通知客戶支付余款

親愛的約翰，

您的訂單預(yù)計(jì)將準(zhǔn)備20日左右發(fā)貨十月

敬請(qǐng)檢查，使國(guó)際收支與下面的細(xì)節(jié)：

總計(jì)$ 39,860.00

支付的$ 3,200

余額$ 36,660.00

希望很快能收到您的來信。

真誠(chéng)的，

Lily

訂艙后反饋訂艙情況，告知客戶預(yù)定

裝柜日期和EDT（預(yù)計(jì)開船日期）

尊敬的約翰，

我們今天已經(jīng)預(yù)訂了這批貨物，貨物將在10月21日裝進(jìn)我們工廠的集裝箱中。裝運(yùn)日期已安排在10月25日。

在出廠后，我將向您發(fā)送加載照片，并使您隨時(shí)了解有關(guān)裝運(yùn)的最新信息。

真誠(chéng)的，

莉莉

裝柜當(dāng)天發(fā)裝柜照片給客戶

尊敬的約翰，

貨物今天已經(jīng)在我們工廠裝進(jìn)集裝箱了。附件請(qǐng)找到正在加載的照片。

我將在下一封郵件中將運(yùn)輸文件發(fā)送給您。

真誠(chéng)，

百合

裝柜當(dāng)天發(fā)議付單付草本

給客戶并讓其確認(rèn)內(nèi)容 親愛的約翰，

隨函附上貨運(yùn)單據(jù)的草案副本，請(qǐng)讓我知道，如果他們確定。

等待您的信息。

此致，

Lily

由于天氣原因，預(yù)定船期被船公司改為了

親愛的約翰，

由于海港天氣惡劣，運(yùn)輸公司已將[發(fā)票號(hào)]的運(yùn)輸推遲至7月19日。

請(qǐng)注意這一點(diǎn)，我們將為您提供有關(guān)裝運(yùn)的最新信息。

此致， 尊敬的John，尊敬的

Lily

開船當(dāng)天通知客戶實(shí)際開船日期和預(yù)定到達(dá)日期（ETA），以及清關(guān)單據(jù)計(jì)劃寄送日期 。 我們現(xiàn)在正在處理運(yùn)輸文件，預(yù)計(jì)將在11月2日發(fā)送給您。 親愛的約翰 ， 莉莉清關(guān)文件寄出后通知客戶 快遞單號(hào)和追蹤鏈接尊敬的約翰， 運(yùn)送文件已由DHL今天發(fā)送給您。 您可以與運(yùn)單號(hào)[12345678]在跟蹤它[鏈接：http://www.dhl.com ]




























祝你今天過得愉快！

真誠(chéng)的，

Lily在

網(wǎng)上追蹤單據(jù)是否簽收

并和客戶確認(rèn)

尊敬的約翰，

今天我在DHL網(wǎng)站上追蹤了貨運(yùn)單據(jù)，發(fā)現(xiàn)它們已由“唐納德·特朗普”簽名。收到了嗎？

如有任何疑問，請(qǐng)告訴我。

真誠(chéng)的，

Lily

貨物到港前一周，告知客戶貨物

預(yù)計(jì)到港時(shí)間，提醒客戶安排清關(guān)提貨貨

尊敬的約翰，

你好嗎？

該貨物預(yù)計(jì)于11月28日（下周一）到達(dá)漢堡港，請(qǐng)注意其到達(dá)并安排通關(guān)。

如有任何疑問，請(qǐng)隨時(shí)告訴我。

真誠(chéng)的，

Lily

貨物到港兩周后，詢問客戶是否提到貨，

貨物有無問題

親愛的約翰，

您收到貨了嗎？

如果您對(duì)此貨品有任何疑問或問題，請(qǐng)隨時(shí)告訴我們。

真誠(chéng)，

百合

上述模板僅供參考，具體應(yīng)用在自己的工作中，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況做對(duì)應(yīng)調(diào)整，終極目的是幫助自己建立工作流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。

在這個(gè)前期制定過程中，需要花費(fèi)較多的時(shí)間和收益，因?yàn)槟阈枰粩嗟膬?yōu)化打磨。但是一旦你準(zhǔn)備完善后，你就可以固化流程，隨后既可以提高你的工作質(zhì)量，還能規(guī)避犯錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)