外貿郵件的重要性不用多說，所以外貿業務員能夠寫出一份得體、規范，又能準確傳遞出信息的郵件是很有必要的，稱之為外貿開發基本功也不為過！下面就讓我們一起來看看外貿郵件寫作的規范，看看你是否存在某些紕漏吧？

一、Courtesy 禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。

例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May

二、Consideration 體諒

寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。

例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.”

三、Completeness 完整

一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表達明確，要注意：

(一)避免用詞錯誤：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.

此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

1、We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

2、We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.

3、We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.




(二)注意詞語所放的位置：

例如：

1、We shall be able to supply 10 cases of the item only.

2、We shall be able to supply 10 cases only of the item.

前者則有兩種商品以上的含義。

(三)注意句子的結構：例如：1、We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.2、We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.

五、Conciseness 簡潔

(一)避免廢話連篇：

例如：

1、We wish to acknowledge receipt of your letter…可改為：We appreciate your letter…

2、Enclosed herewith please find two copies of…可改為: We enclose two copies of…




(二)避免不必要的重復：

(三)短句、單詞的運用：

enclosed herewith—–>enclosed

at this time—–>now

due to the fact that—–>because

a draft in the amount of $1000—–>a draft for $1000

六、Concreteness 具體

七、Correctness 正確

外貿郵件范文:咨詢

ConsultationDear Mr. / Ms,We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably. At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware. If so, we would like to know what we can do to help. We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully

咨詢尊敬的先生/小姐：我們非常關心你方銷售近幾個月大幅度下降。開始我們以為是市場疲軟，但仔細研究問題，我們發現過去這段時間貿易的總趨勢是上升的。有可能你方面臨我方還不知道的困難，如是這樣，我方想知道是否能幫助什么。我們期望收到關于問題的詳細報告，及建議我們怎樣幫助才能把銷售恢復到原來的水平。




附：外貿英文郵件常見問題！

1、發郵件無subject主題,或者隨便找一個以前的郵件直接回復一下.后果：以前的郵件是針對以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現在的事情無關.導致買家一頭霧水，無法快速辨認.

2、郵件下方無簽名(包括人名，公司名字，聯系方式等)或者只有中文名字.

后果：導致買家不知道你是誰?要知道，買家會接觸，聯系很多國家的不同供應商，你在一段時間沒有和買家聯系后，突然發過去個郵件，對方很難判斷你是誰?來自什么國家的什么公司?

3、郵件的發件人不要用中文.如聯想公司張三,“聯想公司張三”很有可能會在買家那里顯示亂碼，哪怕不是亂碼，對方也不一定可以看懂中文.

4、買家如果已經CC，把郵件抄送給第二個人，或者抄送給2個人以上(可能是買家的同事或者主管)，你回復的時候要按reply all，而不要只回復發件的那個人.買家發郵件CC的目的是希望多個人了解到目前此事的進展情況，你有義務回復全部的人.

5、回復買家郵件的時候要“reply with all history”,不要把歷史記錄刪除，否則買家不知道先前發生的事情和交流的內容.也不要隨意改變郵件的主題.一件事情，一個產品的郵件要保持一個郵件主題.

6、不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發電報.如hv: have等.以免產生誤解.也不要用俚語.

7、重要的內容可以用bold粗體加粗或者用大寫.

8、不要全部用大寫字母寫郵件正文.如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,20xx

9、如果事情比較復雜，繁多的話，可以用1234注明.表達要簡潔，直接，明確.不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長，沒有條理性.如果不了解可以上”多美麗買賣搜索”看看.

10、不要用過多的感嘆號.你在一個郵件中用了過多的感嘆號，效果是和你一個都不用是一樣的.

11、每一段中間要空一行，方便別人閱讀.

12、如果你是初學者，學習模仿以英語為母語的買家的寫郵件方式也不失為一種有效的方法.




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