在外貿業務當中，英文信件和英文郵件是必須要掌握的技能，但是很多人對于英文書信的格式并不是很靈光。以至于每一次寫信或者寫郵件的時候，常常為了小小的格式上腦筋。這里簡單地說一下英文書信的幾種格式。希望能夠幫到有需要的朋友。

在開篇之前，先簡單說說英文書信到底是個啥套路。我在其他的文章中曾經說過，寫作的本質上其實也是一種交流，我們可以把寫作這種交流看成是面對面交流的一種變體。寫作的整個過程其實也是像面對面說話一樣。一個人通過語言的方式發出一系列的信息，另一個人接收這樣的信息，同時做出一定的反饋。一般而言，寫作是一種比面對面交流更為嚴肅的交流方式。我們這里以書信為例，我們在寫書信的時候，其實整個交流過程缺失了一些要素，比如說面對面交流的眼神，語氣，表情，動作等等。所以這些缺失的因素，在書信的寫作過程當中，就要用語言來彌補。比如你需要用語言表明你的語氣，你的態度，你的尊重，你的莊重。

比如你通過書信在和別人交流的時候，你首先要讓別人知道你是誰，來自于哪里，這樣一來就產生了書信當中的信頭，一般在信頭當中，你會自報家門，說明自己是誰，來自于哪里。這其實就像面對面對話一樣，有的時候你先要向對方介紹自己是誰。而這體現在英文的商務信函之中，就是信頭。信頭就包括你自己的相關信息，公司名稱電話地址等等，信頭在英語的商務信函當中是很重要的一個部分，也幾乎是任何正式文件的要求之一。你在英語國家辦事情的時候，他們很可能讓你提交有你單位信頭并且有公章和簽字的cover letter等等。

所以體現在信的具體形式當中就是，寫信人的地址什么的在最上方，因為這個是收信人最先看見的部分，這個部分我們說了可以是信頭的一部分。 在這個的下面才是收信人的地址，或者我們叫做inside address。

在自報家門之后，你需要說明這封信是寫給誰的，于是就出現了稱呼。稱呼也就相當于兩個人在面對面的時候先和別人打招呼。你在和人打完招呼之后，就開始切入正題。所以，商務信函，在打完招呼之后，也就是在稱呼之后，就開始寫信函的正文。做完之后一般都會有一些結束的敬語，就是我們通常所說的. Your sincerely, Yours truly, Yours faithfully.之類的話。在這些話下面，在落款寫上自己的名字。如果是紙質信函的話，還需要有個簽名。最后這幾個步驟和面對面交流有所不同。面對面交流，在結束的時候，一般不會再說一遍我是誰，或者給對方留個簽名。但是這些已經是商務信函的固定部分了。




這里引用一個關于寫作的網站上的說法，簡單說明一下幾種英文信件的格式。

Full-block style: 或者有人叫做齊頭式，我倒是覺得英文的原文反而能更反映出這種格式的真正含義，全塊狀的格式，文字和段落排成整齊的塊狀。這種格式很簡單直白，版式美觀，容易掌握，崇尚實用主義的美國人一般都會采用這樣的格式。因為這樣很簡單，很容易操作，剛剛進入職場的新手很容易就能記住這樣的格式。

而現在，大多數商業信函都遵循這樣的風格，因為它沒有任何縮進，簡單明了，容易操作，只需要管左邊對齊就可以了。在這種風格中，所有內容（日期，內部地址，稱呼，正文，落款和簽名）都從最左邊開始。在這種格式當中，唯一需要縮進的內容是 分條列舉的時候，也就是所謂的項目符號，以及比較長的引用。當遇到這樣的情況時，是需要用縮進的。遇到這兩種情況時整個列舉的條目和整個引用都需要縮進成一塊，而不是僅僅第一行縮進。就像下面這樣，引用的部分自己縮成一塊。




下面是一個所謂的block style的圖片。




The modified-block style：或者叫做上一種格式的變體，有人把它叫做一種改良格式，但個人而言并不敢茍同，因為從風格上看這種格式更為復雜，沒有看出改良的成分，改良應該是越改越簡單才對。 在這種格式當中段落并不縮進。但是，日期，落款和簽名是縮進的，——但是這種縮進是從行的中心線開始的。也就是說從中間線開始縮進，有些組織機構使用這種風格，看起來整潔但并不利落。




Indented style，富有英國風格的書信格式，這種格式應該是脫胎于傳統的英文信件的寫法，因為傳統上人們寫信的時候就會每一段段首留出空格，當然在今天大家都用計算機的時代，我們經常習慣說縮進。在這種格式當中， 日期，落款和簽名從中心線開始，這一點與上一種格式一樣。但是，這種格式的每段縮進半英寸（1.27厘米），也有資料說要縮進一英寸，個人認為在沒有嚴格要求的前提下，可視情況而定。一般有嚴格格式要求的信函都會有相應的模板作為參考。




下面再引用一個圖片，是一齊頭式的格式為例

letterhead 信頭，一般這一部分會包含發信人的信息，比如單位，地址，電話，郵件，對于很多單位而言，信頭是固定格式的信紙。對于電子郵件而言，這一部分會手打出來。

Recipient Address：收信人地址，有時也叫作Inside Address(封內地址)

Reference Line：可以理解為參考信息行，在電子郵件中這一行是主題，寫在Subject當中。

Salutation：稱呼

Body：正文

Closure：落款

Signature and Title：簽名和頭銜

Enclosure：隨信附上的文件，在郵件中叫做附件

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