理貨單證的應用范圍極為廣泛，涉及到貨物流通領域的各個環節，包括倉儲、裝卸、海運、監督管理、結匯、保險、索賠等；涉及到貨物的各個關系人，包括發貨人、港口、船舶、海關、銀行、保險、收貨人等；還涉及到國內和國外。

我國理貨單證提供的對象主要是貨物交接的當事人，以及國家行政管理機關。其他有關單位是從貨物交接當事人那里根據工作需要索取的。各種理貨單證提供的對象是不同的，計數單、現場記錄、待時記錄、日報單、理貨證明書、貨物積載圖、貨物分艙單提供給船方，貨物溢短單、貨物殘損單提供給船方、港方、貨方，其中貨物積載圖和貨物分艙單還要通過船方或其代理人提供給國外卸貨港。貨物溢短單和貨物殘損單還要通過船代提供給船公司。船代作為船公司的代理人，為及時了解貨物裝卸情況和便于開展工作，理貨機構必須向他提供理貨證明書、貨物溢短單、貨物殘損單和貨物積載圖等單證。

由于理貨單證應用范圍和提供的對象超越了一個國家的界限，進入了國際領域，因此，理貨人員編制的各種理貨單證，都要使用國際海運中通用的英文字母和阿拉伯數字。

由于理貨單證集中反映了一個國家的理貨業務水平，因此，在一定意義上也反映了一個國家的工作水平。國際海員可以目睹一個國家的港口面貌和了解理貨工作的情況，而國際上接觸到理貨單證的人，就會從理貨單證的設計、印制，更主要地從理貨單證的編制質量上，來看待這個國家的理貨機構的工作質量和工作水平。

由于理貨單證流轉范圍廣泛，使用價值較高，以及在國際航運界和世界各國港口都有較大影響。因此，對理貨單證的編制必須有嚴格的要求。一般要求如下，具體要求由理貨總公司擬定。

1.理貨單證的文字要用簡練的英語表達，常用語要規范化，字體要用印刷體大寫字母。

2.理貨單證上的數字要用阿拉伯數字書寫，字體要用印刷體正楷。

3.理貨單證上的內容要填寫齊全，不用的空格要用斜線表示無，或書寫英文NIL。

4.理貨單證上的計量單位，要使用國家標準名稱和符號，如重量噸用t，千克用kg，長度用m，體積立方米用m3 ，人民幣用RMB，小時用h。

5.理貨單證上理貨人員簽名，用漢字書寫。

6.編制理貨單證所使用的一切文字，不得潦草書寫，但理貨人員簽名和船方批注除外。

7.編制的理貨單證必須保持整潔、美觀，不得涂改。

8.編制理貨單證一律使用鋼筆或圓珠筆，不得使用鉛筆等。