很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國(guó)貿(mào)專(zhuān)業(yè)出來(lái)的，一般都學(xué)過(guò) 外貿(mào) 函電這門(mén)課，老師們反復(fù)教你們?cè)趺磳?xiě)商務(wù)信函，怎么回 詢(xún)盤(pán) 等等，其實(shí)這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過(guò)時(shí)的東西，就是和現(xiàn)實(shí)基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒(méi)做過(guò)，你怎么能指望從他們這里學(xué)到寫(xiě)商務(wù)信函的精髓?真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是 英語(yǔ) 為母語(yǔ)的客人!即使你的郵件寫(xiě)得四平八穩(wěn)，語(yǔ)法精到，整篇下來(lái)沒(méi)有任何錯(cuò)誤，在大學(xué)里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺(jué)得，你給客人寫(xiě)郵件的時(shí)候，必須要忘記中國(guó)人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問(wèn)題和寫(xiě)郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類(lèi)。

　到那一天，你隨便寫(xiě)一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個(gè)中國(guó)人之手，你就出師了!

　我先列舉一些大部分朋友寫(xiě)email時(shí)常范的錯(cuò)誤，大家可以看看，對(duì)比一下自己，其中的幾條是自己也會(huì)有的?

　開(kāi)發(fā)信常見(jiàn)錯(cuò)誤:

　(1)郵件寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)。客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看?而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。

　我問(wèn)過(guò)很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說(shuō)，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開(kāi)發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問(wèn)你敢不敢把郵件寫(xiě)得很長(zhǎng)?

　(2)沒(méi)有明確的主題。一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫(xiě)郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷(xiāo)信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷(xiāo)信，你可能會(huì)有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷(xiāo)信，估計(jì)就會(huì)很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫(xiě)好，讓客人知道這是封推銷(xiāo)信，還是要忍不住打開(kāi)看看?就要根據(jù)之際情況來(lái)判斷了。

　舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽(yáng)能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國(guó)的Home Depot，盡管可能是通過(guò)貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開(kāi)發(fā)新客人的籌碼!如果我要寫(xiě)一封開(kāi)發(fā)信給美國(guó)的ABC inc(這個(gè)名字是我編的)，我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國(guó)的進(jìn)口商，有做太陽(yáng)能燈系列，希望能試著開(kāi)發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫(xiě)主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

　其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫(xiě)給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽(yáng)能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來(lái)，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽(yáng)能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來(lái)了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好?他打開(kāi)郵件的概率會(huì)非常非常大!再說(shuō)了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來(lái)某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件!只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

　(3)長(zhǎng)篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會(huì)收到工廠和貿(mào)易公司的推銷(xiāo)信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開(kāi)發(fā)信實(shí)在寫(xiě)得不咋地，簡(jiǎn)直可以說(shuō)是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。我經(jīng)常會(huì)收到類(lèi)似的郵件：“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長(zhǎng)江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時(shí)車(chē)程，我們公司成立于 2002年，具有豐富的太陽(yáng)能燈生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠(chéng)歡迎您來(lái)我廠參觀拜訪，希望和您建立起長(zhǎng)久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠(chéng)和服務(wù)贏得客戶……”諸如此類(lèi)的話，客人會(huì)看得很不耐煩，即使你是一個(gè)很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰(shuí)都會(huì)感到厭煩的。

　有朋友會(huì)反問(wèn)，那是不是完全不寫(xiě)呢?我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫(xiě)，但是最好一筆帶過(guò)就可以了。可以這樣寫(xiě)：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

　簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過(guò)來(lái)問(wèn)你各種問(wèn)題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類(lèi)的。

　以上三方面的問(wèn)題解決了,你便能輕松寫(xiě)好外貿(mào)開(kāi)發(fā)信.