單證廣義上指的是在國際貿(mào)易各環(huán)節(jié)中所使用的各種單據(jù)、文件、證書和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關(guān)的單據(jù)。
　　國際貿(mào)易單證員指在國際貿(mào)易結(jié)算業(yè)務中，根據(jù)銷售合約和信用證條款從事審核、制作各種貿(mào)易結(jié)算單據(jù)和證書，提交銀行辦理議付手續(xù)或委托銀行進行收款等工作的人員。其工作內(nèi)容主要是對國際貿(mào)易結(jié)算業(yè)務中所應用的單據(jù)、證書和文件——包括信用證、匯票、發(fā)票、裝箱單、提單、保單等進行制作處理。 　一、單證“嚴格符合”要求

　國際貿(mào)易中如果提交的單據(jù)與買方通過銀行開出的信用證不一致，銀行有權(quán)拒絕付款，所以單證從業(yè)人員制作和提交的單據(jù)應做到與信用證要求“嚴格符合”（instrictlycompliancewith），這項要求主要體現(xiàn)為：

　1.單單一致，單證一致。單單一致的意思是信用證項下提供的所有單據(jù)的相關(guān)內(nèi)容的一致，單證一致指所有單據(jù)的有關(guān)規(guī)定與信用證中的要求不應矛盾。

　2.表面一致。主要指單據(jù)和信用證之間在文字體現(xiàn)上沒有沖突。實踐中如采用CIF條件成交，在有關(guān)單據(jù)完全符合信用證規(guī)定但貨物在運輸途中損失的情況下，銀行仍須付款；而如單據(jù)不符合信用證的要求，即使貨物一點兒問題沒有，銀行也有100%的權(quán)利拒絕履行義務。

　3.一致原則的靈活處理。業(yè)務中對單單一致、單證一致的要求不可以機械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應根據(jù)實際情況加以靈活處理。對此，舉幾例說明如下：第一、對運輸標志中件數(shù)的1-UP的規(guī)定，除非信用證明確做出了限定，一般應理解為實際出口貨物的件數(shù)；第二、交易條件為FOB、CFR時保險事宜理應由買方辦理，但買方所開立的信用證中可能會要求賣方提供保險單，在不違背原則（買方承擔相關(guān)費用）的情況下，賣方可以接受；同樣在FOB條件下，信用證中如要求運輸單據(jù)上標明“FREIGHTPREPAID”，只要運費有著落，也是可行的；第三、單據(jù)的簽字、蓋章也可出現(xiàn)不完全一致的情況：發(fā)票、箱單等以英文制作，但有中文法人代表簽字和公司名稱屬于正常單據(jù)；第四、不同單據(jù)的收貨人欄的填寫：指示抬頭的提單填寫“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”，而原產(chǎn)地證中應填寫具體的買方名稱；第五、發(fā)票中商品名稱問題應與信用證或合同嚴格一致，而其他單據(jù)則可以只顯示商品的統(tǒng)稱/通稱/大類名稱；第六、信用證沒有禁止分批/轉(zhuǎn)運，實際提交了分批和轉(zhuǎn)運的單據(jù)，只要金額相符，銀行通常會接受。類似的事例還有許多，在此不一一列舉。

　4.銀行“四不管”。銀行在處理信用證業(yè)務時堅持不管貨物、不管當事人、不管合同、不負責審核單據(jù)的真?zhèn)危谶@種情況下，受益人就必須按單單一致、單證一致的要求履行義務，否則就難以向銀行主張權(quán)利。

　二、單證制作“五要求”

　“五要求”說起來共十個字，操作的時候難度還是不小的，如果真的做到了這十個字，就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。

　1.正確/準確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求制作的單據(jù)應首先滿足單單、單證一致，其次各種單據(jù)應符合國際貿(mào)易慣例、各國/行業(yè)法律和規(guī)則的要求，第三單據(jù)還應與所代表的貨物無出入。

　2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業(yè)務所涉及全部單據(jù)的完整性。可從以下幾方面理解：第一、內(nèi)容完整；第二、份數(shù)上完整；第三、種類的完整。憑單據(jù)買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據(jù)、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據(jù)上標明的內(nèi)容，所有這些都必須得到滿足。

　3.及時（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指單據(jù)制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。制作單據(jù)是個復雜的工程，多數(shù)單據(jù)由出口方完成，有些需要相關(guān)部門配合完成；審核應齊抓共管，這樣就可以保證在規(guī)定的時間內(nèi)把全部合格單據(jù)向有關(guān)方面提交，及時交單肯定意味著能及時收匯，及時收匯意味著又一個良性業(yè)務環(huán)節(jié)的開始。

　4.簡明（CONCISENESS）指所制作的單據(jù)簡單、明了。UCP500規(guī)定，“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節(jié)內(nèi)容”，有關(guān)專家也指出，單據(jù)中不應出現(xiàn)與單據(jù)本身無關(guān)的內(nèi)容。

　5.整潔（TIDINESS）指單據(jù)應清楚、干凈、美觀、大方，單據(jù)的格式設計合理、內(nèi)容排列主次分明、重點內(nèi)容醒目突出。不應出現(xiàn)涂抹現(xiàn)象，應盡量避免或減少加簽修改。

　三、單證的發(fā)展、改革和統(tǒng)一

　1.單據(jù)的規(guī)范化和標準化。國際貿(mào)易發(fā)展到今天，許多單據(jù)都已規(guī)范化和標準化了。典型的如在世界范圍內(nèi)許多單證（包括信用證、提單、保險單、產(chǎn)地證等）都是相同或相似的；以往在某些單據(jù)中出現(xiàn)的一些規(guī)定現(xiàn)已不復存在，像發(fā)票中的E&OE（有錯當查）的規(guī)定；許多單據(jù)有統(tǒng)一的填寫規(guī)范：報關(guān)單47個項目每個都有具體的操作規(guī)則。

　2.單據(jù)的電子化和現(xiàn)代化。前者主要指EDI單據(jù)，現(xiàn)在報關(guān)、報檢都已聯(lián)網(wǎng)，產(chǎn)地證和配額許可證的申領(lǐng)可登錄商務部有關(guān)官方網(wǎng)站進行操作，外匯核銷和退稅也要先進行網(wǎng)上備案登記，這就可以在單證工作中充分利用現(xiàn)代通訊手段和IN鄄TERNET。為適應貿(mào)易電子化的要求，國際商會也適時出臺了E-UCP并準備在今年對1993年修訂的UCP500做進一步的修訂以滿足日益發(fā)展的現(xiàn)代國際貿(mào)易的需要。

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