單證廣義上指的是在國際貿(mào)易各環(huán)節(jié)中所使用的各種單據(jù)、文件、證書和證明等,狹義的單證則是信用證和與信用證有關(guān)的單據(jù)。
國際貿(mào)易單證員指在國際貿(mào)易結(jié)算業(yè)務中,根據(jù)銷售合約和信用證條款從事審核、制作各種貿(mào)易結(jié)算單據(jù)和證書,提交銀行辦理議付手續(xù)或委托銀行進行收款等工作的人員。其工作內(nèi)容主要是對國際貿(mào)易結(jié)算業(yè)務中所應用的單據(jù)、證書和文件——包括信用證、匯票、發(fā)票、裝箱單、提單、保單等進行制作處理。 一、單證“嚴格符合”要求
國際貿(mào)易中如果提交的單據(jù)與買方通過銀行開出的信用證不一致,銀行有權(quán)拒絕付款,所以單證從業(yè)人員制作和提交的單據(jù)應做到與信用證要求“嚴格符合”(instrictlycompliancewith),這項要求主要體現(xiàn)為:
1.單單一致,單證一致。單單一致的意思是信用證項下提供的所有單據(jù)的相關(guān)內(nèi)容的一致,單證一致指所有單據(jù)的有關(guān)規(guī)定與信用證中的要求不應矛盾。
2.表面一致。主要指單據(jù)和信用證之間在文字體現(xiàn)上沒有沖突。實踐中如采用CIF條件成交,在有關(guān)單據(jù)完全符合信用證規(guī)定但貨物在運輸途中損失的情況下,銀行仍須付款;而如單據(jù)不符合信用證的要求,即使貨物一點兒問題沒有,銀行也有100%的權(quán)利拒絕履行義務。
3.一致原則的靈活處理。業(yè)務中對單單一致、單證一致的要求不可以機械的理解為一字不差,完全照搬照抄,應根據(jù)實際情況加以靈活處理。對此,舉幾例說明如下:第一、對運輸標志中件數(shù)的1-UP的規(guī)定,除非信用證明確做出了限定,一般應理解為實際出口貨物的件數(shù);第二、交易條件為FOB、CFR時保險事宜理應由買方辦理,但買方所開立的信用證中可能會要求賣方提供保險單,在不違背原則(買方承擔相關(guān)費用)的情況下,賣方可以接受;同樣在FOB條件下,信用證中如要求運輸單據(jù)上標明“FREIGHTPREPAID”,只要運費有著落,也是可行的;第三、單據(jù)的簽字、蓋章也可出現(xiàn)不完全一致的情況:發(fā)票、箱單等以英文制作,但有中文法人代表簽字和公司名稱屬于正常單據(jù);第四、不同單據(jù)的收貨人欄的填寫:指示抬頭的提單填寫“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”,而原產(chǎn)地證中應填寫具體的買方名稱;第五、發(fā)票中商品名稱問題應與信用證或合同嚴格一致,而其他單據(jù)則可以只顯示商品的統(tǒng)稱/通稱/大類名稱;第六、信用證沒有禁止分批/轉(zhuǎn)運,實際提交了分批和轉(zhuǎn)運的單據(jù),只要金額相符,銀行通常會接受。類似的事例還有許多,在此不一一列舉。
4.銀行“四不管”。銀行在處理信用證業(yè)務時堅持不管貨物、不管當事人、不管合同、不負責審核單據(jù)的真?zhèn)危谶@種情況下,受益人就必須按單單一致、單證一致的要求履行義務,否則就難以向銀行主張權(quán)利。
二、單證制作“五要求”
“五要求”說起來共十個字,操作的時候難度還是不小的,如果真的做到了這十個字,就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。
1.正確/準確(CORRECTNESS)。正確是所有單證工作的前提,要求制作的單據(jù)應首先滿足單單、單證一致,其次各種單據(jù)應符合國際貿(mào)易慣例、各國/行業(yè)法律和規(guī)則的要求,第三單據(jù)還應與所代表的貨物無出入。
2.完整(COMPLETENESS)。從某種意義上講主要指一筆業(yè)務所涉及全部單據(jù)的完整性。可從以下幾方面理解:第一、內(nèi)容完整;第二、份數(shù)上完整;第三、種類的完整。憑單據(jù)買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據(jù)、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據(jù)上標明的內(nèi)容,所有這些都必須得到滿足。
3.及時(INTIME;PUNCTUALI鄄TY)指單據(jù)制作不遲延。具體可以這樣理解:及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。制作單據(jù)是個復雜的工程,多數(shù)單據(jù)由出口方完成,有些需要相關(guān)部門配合完成;審核應齊抓共管,這樣就可以保證在規(guī)定的時間內(nèi)把全部合格單據(jù)向有關(guān)方面提交,及時交單肯定意味著能及時收匯,及時收匯意味著又一個良性業(yè)務環(huán)節(jié)的開始。
4.簡明(CONCISENESS)指所制作的單據(jù)簡單、明了。UCP500規(guī)定,“為了防止混淆和誤解,銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節(jié)內(nèi)容”,有關(guān)專家也指出,單據(jù)中不應出現(xiàn)與單據(jù)本身無關(guān)的內(nèi)容。
5.整潔(TIDINESS)指單據(jù)應清楚、干凈、美觀、大方,單據(jù)的格式設計合理、內(nèi)容排列主次分明、重點內(nèi)容醒目突出。不應出現(xiàn)涂抹現(xiàn)象,應盡量避免或減少加簽修改。
三、單證的發(fā)展、改革和統(tǒng)一
1.單據(jù)的規(guī)范化和標準化。國際貿(mào)易發(fā)展到今天,許多單據(jù)都已規(guī)范化和標準化了。典型的如在世界范圍內(nèi)許多單證(包括信用證、提單、保險單、產(chǎn)地證等)都是相同或相似的;以往在某些單據(jù)中出現(xiàn)的一些規(guī)定現(xiàn)已不復存在,像發(fā)票中的E&OE(有錯當查)的規(guī)定;許多單據(jù)有統(tǒng)一的填寫規(guī)范:報關(guān)單47個項目每個都有具體的操作規(guī)則。
2.單據(jù)的電子化和現(xiàn)代化。前者主要指EDI單據(jù),現(xiàn)在報關(guān)、報檢都已聯(lián)網(wǎng),產(chǎn)地證和配額許可證的申領(lǐng)可登錄商務部有關(guān)官方網(wǎng)站進行操作,外匯核銷和退稅也要先進行網(wǎng)上備案登記,這就可以在單證工作中充分利用現(xiàn)代通訊手段和IN鄄TERNET。為適應貿(mào)易電子化的要求,國際商會也適時出臺了E-UCP并準備在今年對1993年修訂的UCP500做進一步的修訂以滿足日益發(fā)展的現(xiàn)代國際貿(mào)易的需要。
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