在國際貿易中，當物品運往國外時，訂艙所產生的費用就是訂艙費，而如何訂艙是每個交易的買方值得關注的話題。


盡管如此，對于做出口交易的買家而言，懂得如何訂艙是件很有必要的事情，特別是當物品運往國外市場的時候，如何訂艙是個不容忽視的問題。

一般而言，訂艙是托運人或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人以口頭或訂艙函電進行預約申請貨物運輸，并填寫貨物(進)出口委托書。訂倉單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。

承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記薄上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。

如何訂艙
1、繕制委托書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

2、做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
3、內裝
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）。

在訂艙前需要哪些準備
確定貨物數量（凈重、毛重）、體積、包裝方式、報裝件數、可送貨的時間、預計離港的時間，廣泛詢價。確認船公司和貨代后，制做訂艙委托傳真給對方，委托上注明發貨人、收貨人、通知人、目的港、箱型、箱量等英文信息以及貨物描述等。

貨代訂艙后會給買方配載通知，告知船名航次、提單號、送貨時間、送貨場地、聯系人及電話。

買方按配載送貨。然后制做發票、箱單、準備核銷單、產品說明書、報關委托書、外銷合同等文件，轉交貨代或者電子商務網行報關。

貨代會找買方確認提單內容，確認無誤，貨物離港后，正本提單會簽發給買方。到此，訂艙及裝運流程結束，剩下的就是交單結算核銷。
總而言之，訂艙是托運人或其代理人根據其具體需要，選定適當的船運公司向承運人以口頭或訂艙函電方式進行預約申請貨物運輸。在運輸過程中，賣方需向買方表明清楚如何訂艙以及訂艙費用由誰來繳付。