第1招妥善安排會面的約定
　　—I'dliketomakeanappointmentwithMr.Lee.

當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國以前再以Telex或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她："I'dliketomakeanappointmentwithMr.Lee."（我想和李先生約見一次。）讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

　第2招向溝通對手表示善意與歡迎
　--Iwillarrangeeverything.

　如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“Iwillarrangeeverything."(我會安排一切。）不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

　第3招溝通進行中應避免干擾
　—Nointerruptionsduringthemeeting!

　如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

　第4招遵守禮儀
　--Behaveyourself!

　溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

　第5招適時承認自己的過失
　--It'smyfault.

　如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“I'msorry.It'smyfault."（對不起，是我的錯。）通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。