1．郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，而不要加其它的任何多余語言，這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到100%。
2．開頭語簡潔帶過證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒喧實在是多余。 不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的，我們建議你，一般情況下最好不用提，客戶在那里發布過求購信息，客戶自己知道，多說多余，不過，如是本網線下轉發給你的外商詢盤，加一句話也無妨。
3．開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好，事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的。 那么，“過多”的標準是什么呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多”！
4．簡潔開頭后，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你干嗎？立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此。 有人說，客戶詢盤中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個外商會在詢盤中一次就把要求說完的，你可估摸著試探性報，報錯了沒關系，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復你并詳細告訴你他所需產品的具體要求的；有人總喜歡第一次聯系客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、韓國）可能會耐心回你，但對大多數歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回復該類郵件的。
5．所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合，價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你，所以，切勿亂報價，應了解清楚了、多比較后再報，對新產品、對外貿公司來說這點尤其重要。
6．第一次聯系客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截。
7．與客戶第一次聯系最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱，因為垃圾郵件泛濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題。
8．強烈建議：如你不能報出有一定竟爭力的價格，請最好不要聯系客戶，既然報不了價自然就成不了，不僅客戶很可能不會理你，你又何必浪費你及外商寶貴的工作時間呢？對外貿公司來說，何不在貨源上多下點功夫，效果一定好很多！ 總之，你聯系客戶的目地無非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現成交的目地，你起碼總要邁過產品規格相符、出口報價適當這兩個檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅外商喜歡，也必能大大縮短成交的進程，大家何樂何不為呢？