撰寫外貿(mào)函電的目的是為了交流業(yè)務(wù)信息, 建立和維持良好的商業(yè)伙伴關(guān)系。要寫出一封得體的外貿(mào)信函, 通常要遵循七個(gè)原則, 即清晰、完整、簡(jiǎn)潔、具體、正確、體諒和禮貌。其中體諒和禮貌兩個(gè)原則都強(qiáng)調(diào)了禮貌在函電中的重要性。在寫外貿(mào)信函時(shí), 要從對(duì)方的角度出發(fā)考慮和照顧對(duì)方的利益, 既要照顧收信人的面子又要保全發(fā)信人自己的面子, 禮貌策略的應(yīng)用體現(xiàn)在信函的每個(gè)組成部分之中。

一般外貿(mào)信函具有七個(gè)基本組成部分:信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語(yǔ)和落款簽字。當(dāng)然可能還有其他部分如:事由標(biāo)題、附件和抄送等。外貿(mào)信函的發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系是工作關(guān)系, 比較正式, 要求信函的格式要正式和規(guī)范。

1、信頭、日期和信內(nèi)地址

通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發(fā)信人公司的名稱、地址、電話號(hào)碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國(guó)日期排列順序不同, 英國(guó)的順序是日、月、年, 美國(guó)則為月、日、年。信內(nèi)地址是收信人的聯(lián)系方式, 在日期下至少兩行。這些可以視為是積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”在書面語(yǔ)中的應(yīng)用。正是外貿(mào)信函當(dāng)事人雙方之間的關(guān)系和此類信函的作用決定了要使用禮貌策略。

2、稱呼

稱呼位于信內(nèi)地址下兩行, 有不同的形式, 根據(jù)發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系選擇不同的稱呼形式。比如建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函一般是發(fā)信人給收信人寫的第一封信, 發(fā)信人可能并不知道對(duì)方公司的具體收信人是誰(shuí), 因此稱呼語(yǔ)為“Dear Sirs”。隨著女權(quán)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展, 當(dāng)不確定收信人的性別時(shí), 現(xiàn)在多用“Dear Sir or Madam”或“Dear Madam or Sir”。當(dāng)?shù)诙位虻谌卧俳o同樣的收信人寫信時(shí), 發(fā)信人應(yīng)該知道收信人的姓名了, 此時(shí)“Dear Mr.”或“Dear Ms.”加對(duì)方的姓用于稱呼語(yǔ)。而以后當(dāng)雙方更加熟悉, 距離更近時(shí), 稱呼可變成“Dear”加對(duì)方的名字。這同樣是積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”的采用。信函雙方當(dāng)事人之間的關(guān)系遠(yuǎn)近決定稱呼語(yǔ)的使用。

3、正文

外貿(mào)函電的正文一般包括三部分:開(kāi)始, 實(shí)際信息和結(jié)尾。在開(kāi)始部分說(shuō)明寫信目的, 如之前有過(guò)通信, 還會(huì)提及之前相關(guān)信函。實(shí)際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望。結(jié)尾則表達(dá)美好愿望或感謝之情。

以下外貿(mào)函電正文充分顯示:收信人與發(fā)信人之間的力量對(duì)比以及函電的不同種類或功能決定了禮貌策略的使用。

例1.要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的開(kāi)始部分:

From the E-mail that was received from our Toronto Office, we know that your firm is of good standing and reliability in Toronto.We understand that you are particularly interested in the export of various papers to China.

正文開(kāi)始部分一共兩句話就采用了三種積極禮貌策略。第一句使用了“注意對(duì)方的興趣”和“恭維對(duì)方”兩種策略, 第二句則使用了“尋求一致”的策略。接著實(shí)際信息部分其中“we are confident that we will be able to give you large orders if the delivery, price and quality meet our requirements” 應(yīng)用了“許諾交換條件”的積極禮貌策略。

例2.要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的結(jié)尾部分:

By this letter, we are contacting you with interest to enter into business relationship with your company.We hope that we may receive your catalogue soon as well as other printed materials for reference.

We look forward to establishing good business relationship with you soon.

在結(jié)尾部分, 采用了“給出原因”和“表示樂(lè)觀”這兩種積極禮貌策略。表示寫信目的是與對(duì)方建立業(yè)務(wù)關(guān)系, 并希望早日收到對(duì)方的產(chǎn)品目錄和印刷資料。在這一封短信中, 至少應(yīng)用了六個(gè)積極禮貌策略, 這是由于收信人在力量上占優(yōu)勢(shì)地位, 發(fā)信人則處于劣勢(shì)地位, 請(qǐng)求收信人與其建立業(yè)務(wù)關(guān)系, 因此發(fā)信人會(huì)使用較多的禮貌策略表示對(duì)收信人的敬意, 希望贏得對(duì)方的好感。而對(duì)于此類信件的回復(fù), 禮貌策略則應(yīng)用比較少, 一般會(huì)有類似表達(dá)“we are sending you by air a catalogue together with a range of pamphlets” (4) , 使用“給與禮物”這一積極禮貌策略。因?yàn)榛貜?fù)郵件中原收信人變成了發(fā)信人, 這時(shí)發(fā)信人占有優(yōu)勢(shì)地位, 一般會(huì)表示同意接受對(duì)方建議, 愿意建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

又如在報(bào)盤信中, 發(fā)信人想要銷售商品, 收信人占優(yōu)勢(shì)地位, 需要使用禮貌策略。

例3.以下是一封報(bào)盤信的開(kāi)始部分:

We are very pleased to receive your inquiry of 16th September and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for.Also under separate cover we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price.

這封信是對(duì)之前收到的詢盤信的回復(fù), 首先發(fā)信人表示很高興收到對(duì)方9月16日的詢盤信, 照顧到對(duì)方的積極面子, 之后采用“給與禮物”與“尋求一致”兩種積極禮貌策略, 表示隨函附寄了目錄和價(jià)格表, 還另寄了樣品, 相信對(duì)方會(huì)認(rèn)可自己的產(chǎn)品品質(zhì)優(yōu)良且價(jià)格合理。

例4.以下是一封索賠信的開(kāi)始部分和實(shí)際信息部分第一句話:

The shipment of our order No.231 for the whole set of equipment for recording used for a professional recording studio has been duly received.Thanks for your prompt delivery.

Everything seemed perfect and amicable before the case No.23 was unpacked.

在開(kāi)始部分發(fā)信人首先肯定貨物已經(jīng)按時(shí)收到, 感謝收信人及時(shí)發(fā)貨, 然后在實(shí)際信息部分開(kāi)始敘述出現(xiàn)的問(wèn)題, 采用了“說(shuō)話迂回”的消極禮貌策略。再例如在一封抱怨信中, 消極禮貌策略“避免突出個(gè)人”在“part of the cartons were wet” 中得以體現(xiàn), 避免了使用“你”或“我”這樣的代詞, 而“減少向?qū)Ψ绞┘拥膲毫Α眲t在“would you please file a claim against the insurer at once” 中得到采用。對(duì)抱怨和索賠信的回復(fù)中, 消極策略“道歉”通常被用到, 比如在“we apologize again for the inconvenience incurred” 等類似語(yǔ)句中。

4、結(jié)尾敬語(yǔ)和落款簽字

結(jié)尾敬語(yǔ)是外貿(mào)信函的一種正式而禮貌的結(jié)尾方式, 是對(duì)收信人的尊重。通常使用表達(dá)為:“yours faithfully”, “yours truly”, 或“yours sincerely”等。落款簽字要發(fā)信人親筆簽名, 但是以防簽名筆跡難辨, 通常還要打印出發(fā)信人的姓名和職稱。這兒也體現(xiàn)了積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”的應(yīng)用。

外貿(mào)信函是為了尋求公司間的合作和促進(jìn)交易達(dá)成而進(jìn)行的書面交流。要說(shuō)服別人與自己合作, 對(duì)方的面子必須要考慮和保護(hù)。在西方如此, 在具有面子傳統(tǒng)的中國(guó)更是如此。當(dāng)發(fā)信人和收信人彼此陌生、剛剛接觸時(shí), 禮貌程度要求高, 更多的禮貌策略特別是積極禮貌策略需要使用。當(dāng)雙方越來(lái)越熟悉時(shí), 禮貌策略使用漸少。此外, 占有優(yōu)勢(shì)的一方使用較少的禮貌策略, 占有劣勢(shì)的一方則需要使用較多的策略, 如賣方通常要使用各種禮貌策略勸說(shuō)對(duì)方購(gòu)買其產(chǎn)品。而當(dāng)爭(zhēng)議發(fā)生時(shí), 如在抱怨與索賠類信函中, 則較多使用消極禮貌策略。