1．信息準(zhǔn)備的要求

準(zhǔn)備的信息資料必須符合準(zhǔn)確、全面、適用、及時(shí)的要求。

(1)準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是指信息資料的真實(shí)性。真實(shí)是信息的生命，不真實(shí)的信息會(huì)把商貿(mào)談判決策引向歧途。為保證信息的真實(shí)性，首先，要求資料來(lái)源要真實(shí)可靠。其次，在信息資料加工時(shí)，要注意鑒別，去偽存真，剔除不真實(shí)的信息資料。再次，要弄清模糊度較大的資料，不明確的資料要暫時(shí)擱置起來(lái)。

(2)全面。全面是指信息資料的完整性、系統(tǒng)性和連續(xù)性。殘缺不全的資料常常會(huì)導(dǎo)致談判中的判斷失誤。因此，要求搜集的信息資料必須是與商貿(mào)談判有關(guān)的全方位的信息資料。搜集時(shí)要盡可能詳細(xì)、網(wǎng)開(kāi)四面，廣泛搜集，防止遺漏重要的信息資料。同時(shí)，要保持系統(tǒng)性，要能反映有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)等活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化狀況與轉(zhuǎn)化過(guò)程及其特征。

(3)適用。適用是指所準(zhǔn)備的信息資料要適合商貿(mào)談判工作的實(shí)際需要。切實(shí)適合談判決策或解決問(wèn)題的信息就具有適用性。因此，要求資料搜集必須有明確的目的，按專(zhuān)題進(jìn)行，不要面面俱到。同時(shí)，要求在資料整理分析時(shí)，善于選擇與某一談判行動(dòng)有關(guān)的重要信息資料，送交決策者作為談判決策時(shí)的參考。

(4)及時(shí)。及時(shí)是指信息資料的時(shí)效性。信息資料應(yīng)盡可能靈敏地反映最新動(dòng)態(tài)。信息有很強(qiáng)的時(shí)效性，適時(shí)的信息便是財(cái)富。信息時(shí)效性要求，一方面要及時(shí)地搜集發(fā)展變化著的有關(guān)情況；另一方面，信息資料的整理、分析、傳遞的速度要快。

2．資料搜集的方法和途徑

(1)檢索調(diào)研法。檢索調(diào)研法是根據(jù)現(xiàn)有的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)查、分類(lèi)、比較、研究的信息資料準(zhǔn)備方法。檢索調(diào)研法的資料搜集的途徑很廣，主要的有以下方面：

①統(tǒng)計(jì)資料。主要包括我國(guó)、對(duì)方國(guó)家及國(guó)際組織的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)月刊或統(tǒng)計(jì)年鑒，以及各國(guó)有關(guān)地方政策的各類(lèi)年鑒或月刊。

②報(bào)紙雜志，專(zhuān)業(yè)書(shū)籍。如我國(guó)的'國(guó)際商務(wù)研究'、'國(guó)際經(jīng)貿(mào)消息'、'外貿(mào)調(diào)研'等雜志都刊登有與貿(mào)易談判活動(dòng)有關(guān)的資料。

③各專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)的資料。如政府機(jī)關(guān)、金融機(jī)構(gòu)、市場(chǎng)信息咨詢(xún)中心、對(duì)外貿(mào)易機(jī)構(gòu)等提供的資料。

④談判對(duì)方公司的資料。如經(jīng)對(duì)方專(zhuān)任會(huì)計(jì)師簽字的資產(chǎn)負(fù)債表、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、報(bào)價(jià)單、公司預(yù)算財(cái)務(wù)計(jì)劃、公司出版物和報(bào)告、新聞發(fā)布稿、商品目錄與商品說(shuō)明書(shū)、證券交易委員會(huì)或政府機(jī)關(guān)的報(bào)告書(shū)、官員的公開(kāi)談話(huà)與公開(kāi)聲明等。

(2)直接觀察法。直接觀察法是調(diào)查者在調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)對(duì)被調(diào)查事物及被調(diào)查者的行為與特點(diǎn)進(jìn)行觀察測(cè)度的一種信息資料準(zhǔn)備方法。直接觀察法的形式主要有以下幾種：

①參觀對(duì)方生產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地。如參觀對(duì)方的公司、工廠等，以明了對(duì)方實(shí)情。

②安排非正式的初步洽談。通過(guò)各種預(yù)備性的接觸，創(chuàng)造機(jī)會(huì)，當(dāng)面了解對(duì)方的態(tài)度，觀察對(duì)方的意圖。

⑧購(gòu)買(mǎi)對(duì)方的產(chǎn)品進(jìn)行研究。將對(duì)方的產(chǎn)品拆開(kāi)后進(jìn)行檢驗(yàn)，分析其結(jié)構(gòu)、工藝等以確定其生產(chǎn)成本。

④搜集對(duì)方關(guān)于設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、計(jì)劃、銷(xiāo)售等資料。

(3)專(zhuān)題詢(xún)問(wèn)法。專(zhuān)題詢(xún)問(wèn)法是以某一項(xiàng)命題向被調(diào)查者征詢(xún)意見(jiàn)，以搜集資料的一種信息準(zhǔn)備方法。專(zhuān)題詢(xún)問(wèn)法的方式運(yùn)用靈活，其途徑主要有：

①向?qū)Ψ狡髽I(yè)內(nèi)部知情人了解。如對(duì)方現(xiàn)在或過(guò)去的雇員、對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的工作人員、對(duì)方內(nèi)部受排擠人員等。

②向與對(duì)方有過(guò)貿(mào)易往來(lái)的人了解。如對(duì)方的客戶(hù)、對(duì)方的供貨商。

③向?qū)Ψ降挠嘘P(guān)人員了解。如在會(huì)議或社交場(chǎng)合通過(guò)與對(duì)方的重要助手或顧問(wèn)的交往探取情報(bào)，通過(guò)銀行賬戶(hù)了解對(duì)方的財(cái)政狀況等。

3．信息資料的加工整理

信息資料整理一般分為下面幾個(gè)階段：

(1)篩選階段。篩選就是檢查資料的適用性，這是一個(gè)去粗取精的過(guò)程。

(2)審查階段。審查就是識(shí)別資料的真實(shí)性、合理性，這是一個(gè)去偽存真的過(guò)程。

(3)分類(lèi)階段。分類(lèi)就是按一定的標(biāo)志對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)，使之條理化。

(4)評(píng)價(jià)階段。評(píng)價(jià)就是對(duì)資料做比較、分析、判斷，得出結(jié)論，提供談判活動(dòng)參考。

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