隨著公司逐步成為公眾公司，在運營管理、內部控制和法規(guī)遵從方面的要求也越來越高。按照SOX的要求，所有可能最終涉及財務報告的內部資料均需存檔以備核查，因此，公司的郵件消息需要有完整、可靠的存檔，并在需要時可迅速查詢。 SOX和SEC都詳細制定了關于郵件保存的規(guī)定，所有記錄包括電子郵件以及其他電子記錄，必須保留5年或7年以上，同時要求在規(guī)定時間內完成高速檢索。利用郵件作為法庭證據(jù)的趨勢日益增強，意味著企業(yè)必須很好地管理和保留電子郵件數(shù)據(jù)，否則對于電子數(shù)據(jù)的查詢需求很可能使企業(yè)的業(yè)務處于風險中。無法提供所需的電子郵件記錄(或由競爭對手來提供這些記錄)會帶來嚴重處罰。即使不被法規(guī)限定要求的公司，也應該持續(xù)保留電子郵件記錄，可協(xié)助用于證明無罪或證明涉案，甚至是商業(yè)合同糾紛這樣的一般訴訟也可由此取證。因此，必須盡快確定郵件存檔和調閱的技術方案和管理制度。