Lesson One Business Letter：Its Writing and Layout
商業書信的撰寫和格式
商業書信的撰寫
商業書信的撰寫是商業活動中的一項基本活動。盡管電話、電傳和電報通信已廣泛使用，商業書信仍然是重要的通信方式。事實上，絕大部分的重要電話、電傳和電報通信最后還要用書信來證實。
商業書信的內容常常是一種業務安排、一項協議或者一個合同，因此，必須謹慎撰寫。
在撰寫商業信時，建議注意以下幾點：
1．完整信的內容應力求u201c完整u201d，即包括寫信人希望收信人作出積極反應的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。重要的信更加注意u201c完整u201d，例如接受對方的報盤時，最好把條件全部說清楚或具體說明所接受的報盤的根據是什么（如報價單、信件等等），因為這種信實際上已是成交合同，此信發出后，對方一收到，即對雙方都具有約束力，如果不u201c完整u201d，有可能引起不必要的糾紛。
2．具體信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方作出明確反應的信，或是答復對方提出的要求或問題的信，或是報盤、承諾等等，該具體時就要具體，避免模糊、籠統和抽象。
不過，并不是所有的商業書信都要求u201c具體u201d，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統一些反而更好。有時，由于沒有確實的事實或數字，就不可能做到具體。有時，雖然有確實的事實或數字，但是為了外交和策略的需要，也可以避免太具體。有時，為了有意識地對方發表或形成他的意見，或者這些具體事實或數字說不說都無關緊要，也可以不必具體。總之，該具體的就要具體，不該具體時就籠統一些，視需要而定。
3．清楚信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看了信后不會誤解寫信人所要表達的意思。