第一步：篩選詢問信函
　　將詢問信函分類，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類?
　　a.有稱呼的詢問信---這是比較仔細，有禮貌的客人，會一一打上收信人的稱呼。
　　b.有提起詢問產品的信---至少他很明白的告訴你他對你的什么產品感興趣。
　　c.簡單介紹他們公司背景的---表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點。
　　上述這類信函，發信的人比較用心，至少他會對你的回復又反應。可以列入回信的目標客戶。
　　a.沒有稱謂也沒有提到產品名稱，只是告訴你對你公司有興趣的。標準格式，一定是亂撒詢問信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。
　　b.一開始就要你寄報價單和樣品。這種人八成沒做過生意，那有一開始就要樣品的。
　　c.任何不情的要求，如給邀請函，投資訊息，合作信息等等。這有很多是第三世界的剛出道做生意的朋友，如果你只是一個職員，你無法為公司做任何決定，還是不要浪費這個時間。這會添麻煩而已。
　　第一步大約可以篩選出30%的潛在目標客戶，其他的如果覺得棄之可惜，可以放在最后，當練習的目標吧。
　　第二步：回復詢問信函
　　篩選出來的客人，不要馬上依他的要求發報價單或目錄給他，可以立即回復一封反詢問信函，表示你已收到對方來信，但有些不明白的地方，有關產品，款式，才質，數量等需求的了解都可以問，甚至問他的市場，及公司的性質，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產品。回信時，如果知道客人的 First name ，可以稱呼對方的名字，或是MR.姓。這個動作是增加顧客得回復率，制造多一點的機會與客人互動。這個動作很重要，表示他們如果在第一步已經獲得他們要的訊息，他就不會回你，如果他回了，那么你下一個報價的動作，成功率就會高一點。
　　第三步：報價
　　報價給有回復的客人，但在報價的步至少要對客人有20%的了解。包括客人是那里的?買什么東西?批發商，還是零售商?如果他能告訴你他經常購買的量更好。報價時，請客人不管價格可否接受，都能回復給你，因為這有助于你明白你是否還有地方需要改進(這里要盡量委婉，不是諂媚)，如果對方是要找工廠，你可以隨報價單附上部分工廠的照片，自己有網頁的可邀請客人瀏覽你得網站，讓他更了解你們的產品與規模也是必要的。
　　第四步：客人接到報價單有回復并索取樣品
　　可以衡量自己公司的規定回復客人，盡量提到要樣品費，或是可提供免費樣品，但對方必須付運費，以了解客人的誠意度。
　　通常能依這個程序走到第四步，那么客人的成功率就會很高，我們的同仁們大部分都是依這個程序跟客人交流，評估下來，大概的成功率有50%，但是由于客人對我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場罷了。
　　網上與未見面或還沒成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對不要跟客人以MSN 或 ICQ的方式交流，因為如果沒見過面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯情或輕率，導致客人流失。國內的貿易起步較晚，又正逢E時代的來臨，很多進入這個行業的年輕人，應用互聯網非常得心應手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國際貿易的領域里，是完全不一樣的。
　　生意是現實的，是殘酷的，容易來，容易去的資訊時代，仍舊需要用心去細細體會，得來不應純屬偶然，失去也不是必然。大家如果不能明白互聯網只是一個工具，不是生意的全部。很容易在每次敗陣下來的挫折感中失去自己。折剎了年輕的羽翼，是何等可惜的事。 另外注意下下面的問題：
　　1.結合自己的產品特點和優勢，仔細選擇資料中的客戶，挑選出可能適合你的客戶群。你的產品特點和優勢是你吸引新客戶的最大亮點。而新客戶愿意與您接觸，無外乎幾種情況：
　　一是你的產品是新開發的，客戶需要增加這樣的新產品，產品本身對客戶很有吸引力;
　　二是客戶對原來的供應商不滿意，而您正好有同類產品可提供; 報關員考試網
　　三是客戶對產品的需求量增加，原來的供應商無法滿足客戶對量的需求，客戶本身需要尋求新的供應商;
　　四是您的產品正好是客戶在進口的，而您的質量相同或更好，價格上具有明顯的競爭優勢。
　　所以面對幾百家甚至幾千家進口商，您的選擇是非常重要的。千萬不要每家都聯系一下，希望廣種薄收，而事實上一家也深入不下去。同時選擇客戶一定要客觀，千萬不要在自己沒有足夠的條件和實力的情況下去聯系超級進口商。生意還是有所謂的“門當戶對”的。WALMART的生意誰都希望做，但WALMART對供應商的選擇還是有比較高的門檻的。相反，一些中小型的進口商可能更容易接觸和接近。
　　2.聯系客戶的心態一定意義上決定新客戶是否愿意和您深入接觸。千萬不要給新客戶一種急于求成的感覺。不要讓客戶覺得您的企業必須馬上有新的訂單才可以生存。生意也是一種姻緣，只有雙方都覺得合適的時候才有真正的生意。一定要給新客戶這樣一種感覺：我們有穩定的銷售渠道，但我們的企業是進取和開拓的，與您聯系是同時給你我一種新的機會。
　　3.聯系方法上，如果您有比較好的英語條件，我們建議首次聯系盡量采用電話和傳真相結合的方式。通過電話，盡量找到這家公司的具體與您的產品相對口的部門的采購經理或具體人員。知道他的名字和他的傳真是第一步，如果您發出去的傳真上有具體負責這類產品的收件人和您的產品的簡要介紹以及您的產品網址，而采購商對您的產品也有興趣，那么他一定會回復您的。在以后的聯系中，您就可以與具體的人員進行E-MAIL往來了。千萬不要采用郵件群發或傳真群發的方法聯系客戶，群發的結果可能就是永遠沒有回復。目前國外對垃圾郵件甚至垃圾傳真已經相當反感，這也是大多數進口商特別是采購經理不愿公開電子郵件地址的重要原因。
　　4.建立專門展示產品的英文網站對聯系和開發新客戶非常重要，既可以給新客戶詳盡的產品介紹，又可以避免過早的產品傳遞帶來的昂貴費用。網站中的產品內容越專業，越詳盡，越具體越好。甚至最好做到對產品的包裝，裝箱尺寸和毛重，凈重的介紹，使客戶一目了然。
　　5.對于一時沒有下定單的新客戶，千萬不要急于催促，更不要輕易放棄。可以過一定時期給客戶傳遞一些新產品圖片。只要您比別人做得好，客戶最后是屬于您的。
　　先是一個好業務員，才能是一個好的外貿業務員!