一、合同、訂單的形式

　　在對外貿易中， 跟單員接到的訂單形式沒有特定的限制，常見的有以下幾種形式： 　(一)合同

　出口合同根據草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。

　(二)確認書

　確認書(confirmation)是合同的簡化形式，對于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會列入，使用第一人稱語氣。根據草擬方的不同，分別命名為售貨確認書(Sales Confirmation)和購貨確認書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產品，或已有包銷、代理等長期協議的交易。

　(三)協議書

　“協議書”或“協議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協議”(Preliminary Agreement)或“原則性協議”(Agreement in General)，且協議內訂明：“本協議屬初步性質，正式合同有待進一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協議不屬正式有效的合同性質。

　(四)備忘錄

　備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對雙方不具有約束力。

　(五)意向書

　意向書只是雙方當事人為了達成某項協議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對雙方沒有約束力。

　(六)訂單和委托訂購單

　訂單(Order)是指由進口商或實際客戶擬制的貨物訂購單。委托訂購單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購買貨物的訂購單。

　二、審查合同、訂單

　審查合同(包括合同初稿)的內容主要包括貨物的名稱、質量、數量、單價、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。

　(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)

　跟單員 在審查貨物的品名條款時，應注意下列事項：

　1.內容是否明確、具體，避免空泛、籠統的規定。

　2.該貨物是否是企業能夠供應且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應列人品名條款。

　3.是否使用國際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達成共識。某些新商品的定名及其譯名是否準確、易懂，并符合國際上的習慣稱呼。

　4.是否選用了合適的品名，以便減低關稅、方便進出口和節省運費開支。

　(二)審查貨物質量(Quality)要求Bｇyedu.CoM

　貨物質量的表示方法主要有以下幾種：

　1.憑規格。規格是指用以反映貨物質量的若干主要指標，如成分、含量、純度、大小、長短、粗細等。

　2.憑等級。等級是指同一類貨物，根據長期生產和貿易實踐，按其品質差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數碼或符號所作的分類。“憑等級買賣”只需說明其級別，即可明確買賣貨物的質量。

　3.憑標準。標準可分為國家標準、行業標準、地方標準和企業標準四種。

　4.憑牌號或商標。在國際市場上信譽良好、品質穩定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號或商標對外銷售。牌號和商標是區分和識別貨物質量的標志。所以，在憑牌號或商標的買賣中，即使在合同中不具體規定質量和規格，賣方在交貨時仍必須按該牌號或商標所通常具有的質量交付貨物，否則，不僅構成違約，而且做壞“牌子”。