信封(Envelop)
與中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間,發信人的地址和姓名寫在信封的左上角,或信封背面。
英文書信的地址應從小寫到大,先寫門牌號碼,再寫街道、城鎮、省或州及郵政編碼,最后是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。
信頭/個人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)
公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯系號碼,這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信,作者就需要寫明回郵地址和聯系號碼。
封內日期(Date Line)
封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。
封內地址(Inside Address)
封內地址是收信人的地址,包括姓名,職務(如適用),公司名稱(如適用),街道名稱或信箱號,城市,州或省,郵政編碼和國家。
封內地址通常寫在左手邊,在日期線和稱呼之間。
稱呼(Salutation)
稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼,寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼后可以寫冒號或逗號。
在商業信函或其他正式書信中,用冒號。
在非正式書信中,稱呼后用逗號。(注意:盡量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因為這種稱呼已經過時,并且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時,可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜,但它們不應出現在稱呼中。同樣,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush, Jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)
頭銜(Titles)
除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示禮貌的頭銜。
提示句(選擇性)Attention Line(optional)
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