國(guó)際貿(mào)易涉及多種文件，例如商業(yè)文件、財(cái)務(wù)文件、運(yùn)輸單據(jù)、保險(xiǎn)文件及其他與國(guó)際貿(mào)易有關(guān)的文件。在處理付運(yùn)的出口貨品時(shí)，可簽訂多達(dá)四種合約：出口銷售合約、運(yùn)輸合約、財(cái)務(wù)合約、貨物保險(xiǎn)合約。因此，必須認(rèn)識(shí)各種文件的功能及其在國(guó)際貿(mào)易中的用途。
    A.商業(yè)文件
    文件功用負(fù)責(zé)擬備文件者
    報(bào)價(jià)單Quotation這是售貨的報(bào)價(jià)，應(yīng)清楚說明價(jià)錢、品質(zhì)詳情、貨品數(shù)量、貿(mào)易條款、交貨條件、付款方式。出口商。
    銷售合約（見附錄三）SalesContract這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細(xì)則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。出口商及進(jìn)口商。
    估價(jià)發(fā)票ProFormaInvoice這是貨物付運(yùn)時(shí)由供應(yīng)商提供的發(fā)票，作用是通知買家即將付運(yùn)商品的種類、數(shù)量、價(jià)值及進(jìn)口規(guī)格（重量、大小及類似的特點(diǎn)）。估價(jià)發(fā)票不是用來要求買方付款的，但可用于申請(qǐng)進(jìn)口證、安排外匯或其他財(cái)務(wù)安排。出口商。
    商業(yè)發(fā)票CommercialInvoice這是出口商要求進(jìn)口商根據(jù)銷售合約支付貨款的正式文件。商業(yè)發(fā)票應(yīng)說明所售貨品的詳情、付款方式及貿(mào)易條款。商業(yè)發(fā)票也在貨品清關(guān)時(shí)使用，有時(shí)供進(jìn)口商安排外匯時(shí)使用。出口商。
    裝箱單PackingList詳列付運(yùn)貨品裝箱資料的文件。出口商。 外貿(mào)知識(shí)
    檢驗(yàn)證明書InspectionCertificate由獨(dú)立公證人（檢驗(yàn)公司）或出口商就買方或有關(guān)國(guó)家要求的付運(yùn)貨品規(guī)格（包括品質(zhì)、數(shù)量及／或價(jià)錢等）發(fā)出的報(bào)告。檢驗(yàn)公司或出口商。
    保險(xiǎn)單／保險(xiǎn)證明書，分保單InsurancePolicy/Certificate保險(xiǎn)單是證明付運(yùn)貨品已投保的保險(xiǎn)文件，詳述有關(guān)保險(xiǎn)額的資料。保險(xiǎn)證明書證明付運(yùn)貨品已受保于某一開口保單，保障貨品在付運(yùn)途中免受損失或損害。保險(xiǎn)公司／保險(xiǎn)代理商／保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)。
    產(chǎn)品測(cè)試證明書ProductTestingCertificate這是證明產(chǎn)品在品質(zhì)、安全、規(guī)格等各方面均符合國(guó)際或個(gè)別國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的證明書。獲認(rèn)可的實(shí)驗(yàn)所。
    衛(wèi)生證明書HealthCertificate這是在出口農(nóng)產(chǎn)品或食品時(shí)，由主管國(guó)家發(fā)出的文件，證明農(nóng)產(chǎn)品或食品符合出口國(guó)的有關(guān)法例，以及在付運(yùn)前檢驗(yàn)時(shí)完整無損、適合人食用。出口商。
    植物檢疫證PhytosanitaryCertificate國(guó)際間通常規(guī)定進(jìn)口的植物或種植物料須附有出口國(guó)發(fā)出的植物檢疫證，證明付運(yùn)貨品大致上沒有疾病或害蟲，并符合進(jìn)口國(guó)現(xiàn)行的植物檢疫規(guī)例。在香港應(yīng)向漁農(nóng)處申請(qǐng)植物檢疫證。出口商。
    熏蒸證書FumigationCertificate這是蟲害防治證明書，證明有關(guān)產(chǎn)品已經(jīng)過獲認(rèn)可的熏蒸服務(wù)商所提供的檢疫及付運(yùn)前熏蒸程序。美國(guó)、加拿大和英國(guó)的海關(guān)都要求來自香港及中國(guó)大陸的實(shí)木包裝材料附有熏蒸證書。出口商。
    暫時(shí)過境證ATACarnet這是國(guó)際海關(guān)文件，用來申請(qǐng)將貨品（如國(guó)際交易會(huì)的展品、貨辦及專業(yè)設(shè)備）暫時(shí)運(yùn)進(jìn)《暫時(shí)過境證海關(guān)公約》的締約國(guó)時(shí)免繳關(guān)稅。出口商。
    領(lǐng)事發(fā)票ConsularInvoice這是有些國(guó)家要求的文件，載明付運(yùn)貨品的詳情，例如托運(yùn)人、收貨人、價(jià)值說明等。這文件由駐外國(guó)領(lǐng)事館人員簽署證明，供該國(guó)海關(guān)人員核實(shí)付運(yùn)貨品的價(jià)值、數(shù)量及性質(zhì)。出口商。
    B.運(yùn)輸單據(jù)
    付貨通知單（俗稱「落貨紙」或出倉(cāng)紙）（S/O）ShipperOrder這是說明貨物詳情及付貨人各項(xiàng)要求的文件，是擬備其他運(yùn)輸單據(jù)（如提單、空運(yùn)提單等）所需的基本文件。付貨人／運(yùn)輸公司。
    碼頭收貨單或大副收據(jù)　（D/R）DockReceiptorMate&apos；sReceipt這是確定碼頭／貨倉(cāng)已收妥待運(yùn)貨物的收據(jù)。碼頭收貨單是擬備提單所需的文件，但不是處理付款事宜時(shí)按法律規(guī)定必須具備的文件。航運(yùn)公司。
    提單（B/L）BillofLading這是貨品擁有人與運(yùn)輸公司之間的合約。顧客通常需要提單的正本，以證明貨品屬他所有，有權(quán)提取貨品。提單分兩種：不可轉(zhuǎn)讓的直接提單，以及可轉(zhuǎn)讓或付貨人指示提單（亦是所有權(quán)證明文件），后者可在貨物過境時(shí)買賣或交易，以及用于多種融資交易。航運(yùn)公司。
    運(yùn)輸商提單（拼箱提單）HouseBillofLading（Groupage）這是由貨運(yùn)代理商發(fā)出的提單，很多時(shí)都不是所有權(quán)證明文件。付貨人如選用運(yùn)輸商提單，應(yīng)在采用信貸服務(wù)前向銀行說明是否可接納作信用證用途。與個(gè)別托運(yùn)相比，拼箱提單的優(yōu)點(diǎn)包括包裝較少、保費(fèi)較低、過境較快、損失風(fēng)險(xiǎn)及費(fèi)用較低。貨運(yùn)代理行。 報(bào)關(guān)員考試報(bào)名
    海運(yùn)提單SeaWaybill這是貨物收據(jù)，內(nèi)含付貨人與航運(yùn)公司之間的運(yùn)輸合約。海運(yùn)提單是不可轉(zhuǎn)讓的文件，并非所有權(quán)證明文件。航運(yùn)公司。
    空運(yùn)提單（AWB）AirWaybill這是用于空運(yùn)貨物的一種運(yùn)貨單。空運(yùn)提單說明運(yùn)輸?shù)臈l件，作為交付貨品的收據(jù)，但不是所有權(quán)證明文件或可轉(zhuǎn)讓的文件。航空公司。
    運(yùn)輸商空運(yùn)提單（HAWB）HouseAirWaybill這是空運(yùn)代理行發(fā)出的空運(yùn)托運(yùn)單，提供貨物說明及紀(jì)錄，但并非所有權(quán)證明文件。貨運(yùn)代理行
    貨運(yùn)擔(dān)保ShippingGuarantee這是通常由航運(yùn)公司預(yù)先印備的表格，由進(jìn)口商銀行向航運(yùn)公司擔(dān)保交還運(yùn)輸文件正本，顧客便可憑這文件提貨，而不必出示提單正本。這文件通常與信托收據(jù)一并使用，以保障銀行對(duì)貨物的控制權(quán)。進(jìn)口商銀行／航運(yùn)公司。
    裝箱單PackingList（sometimesaspackingnote）列出運(yùn)輸所需的資料，例如發(fā)票、買方、收貨人、原產(chǎn)地、航班日期、裝貨港口／機(jī)場(chǎng)、卸貨港口／機(jī)場(chǎng)、交貨地點(diǎn)、裝運(yùn)標(biāo)志／貨柜編號(hào)、貨品重量／體積，以及全部有關(guān)貨品的詳情，包括裝箱資料。付貨人。