出口前必須繕制全套出口報關單據，并根據集港日期及時向海關申報。

         基本的報關單據包括正本商業發票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發票或售貨確認書)、報關單、副本委托報關協議、正本核銷單。根據海關對出口商品的監管條件，還須提供相應的證明，如 商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個別地區海關對采用信用證結匯的出口貿易，還要求提供信用證副本。對這些單據的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注 意：

　　第一，單據的內容必須齊全。
　　商業發票中需要顯示的項目有：發票號、合同號、 日期、買方公司名稱、起運港、目的港、嘜頭、品名、數量、單價、總價等內容，各個項目的內容必須相互符合。裝箱單中，除單價、總價不必顯示外，其余各項與 發票相同。另外，還有包裝件數、毛重、凈重、尺碼（即體積），正本單據不允許涂改。

　　第二，各種單據的內容必須相互符合，做到單單相符，單證相符。
　　單據應盡早寄至代理報關單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若單據不能按時寄到或正本單據出現問題，又急于通關，一般情況下，先用傳真件副本代替，由報關員“打?！眻箨P，隨后補上正本單據。

　　第三，填制報關單。
　　根據報關單的格式，提供的相應內容，由報關員錄入，通過海關EDI系統傳輸。數據 一定要準確，要與其它各單嚴格相符。否則會影響核銷單與報關單的返還速度。

　　總之，無論是貨主，還是代理，都要重視報關單據的各個方面，以減少和避免通關過程中出現的不必要的麻煩，加快通關速度，圓滿完成裝運任務。