文 / 六金

出品 / 節(jié)點(diǎn)財(cái)經(jīng)

達(dá)爾文曾說(shuō)過(guò)“能夠生存下來(lái)的生物，既不是最強(qiáng)壯的，也不是最聰明的，而是最能夠適應(yīng)變化的物種。”對(duì)于企業(yè)而言亦是如此。

面對(duì)今年充滿不確定性的外部環(huán)境，很多企業(yè)都感受到了壓力。需求不振、產(chǎn)能受限、現(xiàn)金流承壓……種種壓力都迫使企業(yè)節(jié)衣縮食，如何更好地“降本增效”更是上升為生存問(wèn)題。

最近在大家都忙著做半年度復(fù)盤之時(shí)，節(jié)點(diǎn)財(cái)經(jīng)重點(diǎn)觀察了各行各業(yè)的“降本增效”舉措，并采訪了多位來(lái)自企業(yè)核心“花錢”部門——采購(gòu)部的一線員工，一起來(lái)聊聊他們是如何在工作中運(yùn)用數(shù)字化工具來(lái)開(kāi)源節(jié)流、變相為公司創(chuàng)造利潤(rùn)。

/ 01 /

另辟蹊徑 “以質(zhì)換價(jià)”

艱難時(shí)刻也能降本7%

“最近兩個(gè)月，老板跟我談話討論降本的事已經(jīng)不下十次了。”上海正歆設(shè)施管理服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“上海正歆”）的采購(gòu)負(fù)責(zé)人李星華感嘆道。

上海正歆是一家外包服務(wù)解決方案供應(yīng)商，主要為客戶提供包括清潔、辦公支持、安保、會(huì)務(wù)及工程服務(wù)等外包服務(wù)，以上海為核心向全國(guó)輻射，已拓展服務(wù)城市超過(guò)80個(gè)。由于服務(wù)范圍廣、項(xiàng)目點(diǎn)多，過(guò)去幾個(gè)月受疫情影響業(yè)務(wù)縮緊，降本增效自然成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的關(guān)鍵。

李星華所在的團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)洗滌設(shè)備、清掃設(shè)備的采購(gòu)，年采購(gòu)額2000萬(wàn)元左右，是上海正歆年支出成本最多的部門之一，由于采購(gòu)規(guī)模很大，哪怕降本1%，也能為公司節(jié)省不少成本。

但事實(shí)是，今年不僅業(yè)務(wù)開(kāi)展艱難，采購(gòu)降本也遇到了阻礙。特別是進(jìn)口的紙漿、聚乙烯、金屬產(chǎn)品等化工原材料價(jià)格不斷上漲，甚至是一天一個(gè)價(jià)格。

在這種“艱難時(shí)刻”，李星華和團(tuán)隊(duì)迅速總結(jié)出了兩套方案。

第一套方案是“以質(zhì)換量”，李星華以其團(tuán)隊(duì)服務(wù)的一個(gè)大型商場(chǎng)項(xiàng)目為例：過(guò)去該商場(chǎng)使用的卷紙主要集中在低端產(chǎn)品上，但由于低端產(chǎn)品的吸水性一般，客人常常需要2-3張才能將手擦干。李星華和團(tuán)隊(duì)嘗試在采購(gòu)時(shí)反其道而行之，不僅不控制商品單價(jià)，反而提高擦手紙的產(chǎn)品等級(jí)，這樣雖然產(chǎn)品單價(jià)上升了，但卻能有效減少整體的消耗量。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)“以質(zhì)換量”的操作，單單這一個(gè)品類的采購(gòu)成本，就實(shí)現(xiàn)約7%的下降。

另一套方案則是“以量換價(jià)”。過(guò)去上海正歆主要實(shí)施的是分散采購(gòu)模式，全國(guó)80多個(gè)城市的采購(gòu)項(xiàng)目都依靠大量的本地供應(yīng)商，導(dǎo)致每一家供應(yīng)商的采購(gòu)量都不大。現(xiàn)在上海正歆更傾向于通過(guò)集采的方式把全國(guó)所有的訂單交給一家供應(yīng)商，雙方建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，這樣不僅能夠以量換價(jià)，還方便建立數(shù)字化平臺(tái)打通審批、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升采購(gòu)管理效率。

李星華介紹，上述兩套降本增效方案的實(shí)現(xiàn)，是基于2020年就和京東企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)始的合作探索。“現(xiàn)在通過(guò)京東慧采上豐富的商品資源及智能選品推薦，我們可以快速找到不同情況下的解決方案，滿足客戶的需求。同時(shí)，京東慧采也為我們?nèi)珖?guó)的采購(gòu)項(xiàng)目提供了統(tǒng)一的采購(gòu)入口，通過(guò)母子賬號(hào)功能各地業(yè)務(wù)部門都能直接在京東慧采上選擇商品并上傳訂單需求，再由總部統(tǒng)一進(jìn)行審批、結(jié)算和管理，同時(shí)也都可以在后臺(tái)實(shí)時(shí)查看供應(yīng)鏈配送信息，隨時(shí)掌握交付情況，節(jié)省了我們很多的時(shí)間成本。”

/ 02 /

找到人效、成本平衡點(diǎn)

對(duì)中小企業(yè)至關(guān)重要

“很多人將采購(gòu)等同于購(gòu)物，降本就是省錢，這樣的理解其實(shí)是非常片面的。” SIA國(guó)際藝術(shù)教育的行政負(fù)責(zé)人王偉說(shuō)道。作為一家教育機(jī)構(gòu)的行政負(fù)責(zé)人，王偉和團(tuán)隊(duì)一直是兼顧總公司和全國(guó)12家分校的物料采購(gòu)工作，是公司運(yùn)轉(zhuǎn)的“關(guān)鍵齒輪”。

目前，SIA國(guó)際藝術(shù)教育主要采購(gòu)物資大體上分為兩類：一類是辦公器材設(shè)備、數(shù)碼電腦耗材、辦公文具、辦公生活等日常辦公用品，一般是兩周進(jìn)行一次查漏補(bǔ)缺的采購(gòu)；一類是校區(qū)使用的藝術(shù)培訓(xùn)教學(xué)用品和耗材，采買節(jié)奏基本是校區(qū)隨時(shí)提報(bào)需求清單，行政即時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。

王偉表示，在為校區(qū)采購(gòu)教學(xué)用品和耗材時(shí)，經(jīng)常會(huì)有一些量小但不可或缺的需求。以藝術(shù)教學(xué)使用的布料采購(gòu)為例，由于各分校課程不同這類教學(xué)耗材并非是全部校區(qū)的剛需，屬于典型的“個(gè)性化采購(gòu)需求”，這類耗材的采購(gòu)量不會(huì)很多，但個(gè)性化需求卻比較多，需要反復(fù)和業(yè)務(wù)部門溝通，往往會(huì)讓采購(gòu)人員的精力消耗在大量而繁瑣的工作中。

因此，為了提升效率，SIA國(guó)際藝術(shù)教育從2016年就開(kāi)始在采購(gòu)端進(jìn)行數(shù)智化嘗試。“以往，我們?cè)诰€下進(jìn)行采購(gòu)任務(wù)均需要經(jīng)歷詢價(jià)、審批、招標(biāo)、合同簽訂、供應(yīng)商管理等多個(gè)流程，耗時(shí)非常長(zhǎng)，協(xié)同效率也比較低。而線上采購(gòu)平臺(tái)則為我們節(jié)省了很多流程，同時(shí)還有一大優(yōu)勢(shì)是價(jià)格透明，可以很方便地橫向?qū)Ρ取，F(xiàn)在只要是線上采購(gòu)清單上列舉的商品，我們就可以跳過(guò)比價(jià)階段直接下單。”王偉說(shuō)道。

經(jīng)過(guò)6年的發(fā)展，SIA國(guó)際藝術(shù)教育的數(shù)字化采購(gòu)已逐漸成熟，王偉在采訪中表示，目前其公司98%的采購(gòu)都是在線上采購(gòu)?fù)瓿伞?/p>

基于線上采購(gòu)模式的成熟以及SIA國(guó)際藝術(shù)教育今年整體開(kāi)始實(shí)行“降本增效”戰(zhàn)略部署的背景下，王偉所在的行政部也開(kāi)始思考如何持續(xù)提升公司的采購(gòu)效率。

王偉介紹道，目前公司主要是將組織分工重新進(jìn)行了切割調(diào)整，基于京東企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)的母子賬號(hào)統(tǒng)一審批的功能，傳統(tǒng)的電腦、電視等高價(jià)值資產(chǎn)及日常辦公用品仍由總部統(tǒng)一采購(gòu)，進(jìn)行價(jià)格和品質(zhì)把控；而市場(chǎng)活動(dòng)用品和教學(xué)材料用品這兩類需求極為多樣的易耗品，則將采購(gòu)權(quán)下放至業(yè)務(wù)部門。“目前這一調(diào)整顯著提高了采購(gòu)的精準(zhǔn)性和速度，人效方面提升了30%。”

/ 03 /

大企業(yè)的選擇

將流程優(yōu)化做到極致

很多人覺(jué)得大企業(yè)采購(gòu)的成本和人效控制會(huì)比中小企業(yè)擔(dān)子輕得多，畢竟規(guī)模效應(yīng)擺在那里，議價(jià)能力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)強(qiáng)于中小企業(yè)，但是58集團(tuán)的采購(gòu)負(fù)責(zé)人姚瑤并不這么認(rèn)為。

有著16年采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的姚瑤表示：“大型企業(yè)的采購(gòu)管理鏈條極長(zhǎng)，從最開(kāi)始和業(yè)務(wù)線溝通需求、制定采購(gòu)方案，到供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)尋源，再到做詢比價(jià)判斷、簽合同、付款，以及后期的項(xiàng)目驗(yàn)收，出現(xiàn)問(wèn)題后的售后處理，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要采購(gòu)人參與其中。這一過(guò)程中投入的時(shí)間、人力、資源對(duì)于企業(yè)而言都是成本。”

以58集團(tuán)每年都會(huì)采購(gòu)的工作手機(jī)為例，姚瑤表示，“過(guò)去，我們?cè)诮拥讲块T采購(gòu)需求申請(qǐng)后，會(huì)和業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)詳細(xì)溝通手機(jī)的使用場(chǎng)景、性能需求，并基于這些信息聯(lián)合供應(yīng)商進(jìn)行選品、制定采購(gòu)清單，再由業(yè)務(wù)部確認(rèn)后，進(jìn)行采購(gòu)審批和財(cái)務(wù)審批，審批完成后才正式向供應(yīng)商發(fā)起訂單。”

以上這套流程走下來(lái)，采購(gòu)人不僅要投入大量的時(shí)間和精力在選品、議價(jià)、簽約、支付、開(kāi)票、物流運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，還需要溝通大量的主體，包括業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、供應(yīng)商、物流服務(wù)商等，并將信息層層反饋。

“有時(shí)候每天光同步、轉(zhuǎn)發(fā)的郵件和消息就能達(dá)到成百上千條。這類重復(fù)性、機(jī)械性的工作雖然難度不大卻異常折磨人，因?yàn)檫@些工作都要求準(zhǔn)確度，一旦失誤就會(huì)造成資金的損失。如果能將這些簡(jiǎn)單的重復(fù)性工作交給系統(tǒng)來(lái)完成，無(wú)疑能夠節(jié)省大量的綜合成本。”

為解決這些問(wèn)題提高工作效率，58集團(tuán)開(kāi)始逐步對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行數(shù)字化管理，與第三方的平臺(tái)服務(wù)結(jié)合，優(yōu)化其采購(gòu)及結(jié)算系統(tǒng)，用“數(shù)字替身”將采購(gòu)人從重復(fù)性的工作中解放出來(lái)。

其中，58集團(tuán)通過(guò)跨平臺(tái)技術(shù)接入京東VOP，直接把采購(gòu)、結(jié)算系統(tǒng)與京東供應(yīng)鏈能力連接起來(lái)。例如，在選品環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)商品的智能搜索與在線比價(jià)；在合同簽收環(huán)節(jié)，可通過(guò)電子合同、電子簽章等方式實(shí)現(xiàn)在線驗(yàn)收；在資產(chǎn)入庫(kù)環(huán)節(jié)，可自動(dòng)申請(qǐng)入庫(kù)；在結(jié)算環(huán)節(jié)，按照合同約定周期統(tǒng)一進(jìn)行公司間結(jié)算，大幅提升了采購(gòu)工作的效率和準(zhǔn)確性。

姚瑤表示，“通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)沉淀下來(lái)的大量采購(gòu)數(shù)據(jù)，能夠輔助集團(tuán)更好地去做采購(gòu)策略和分析，進(jìn)一步提高采購(gòu)資金的利用率。另外，對(duì)比以往的傳統(tǒng)采購(gòu)模式，通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)管理我們的人效至少提升了30%。”

在今年這樣一個(gè)特殊的背景下，數(shù)字化采購(gòu)還有另一個(gè)重要的優(yōu)勢(shì)—保障供應(yīng)鏈的韌性。“疫情期間有些供應(yīng)商因?yàn)樘幱诜饪貐^(qū)，無(wú)法發(fā)貨，如果僅僅依賴一家供應(yīng)商，那么就可能真的一件貨也收不到。通過(guò)采購(gòu)平臺(tái)可以快速尋源到全國(guó)各地的供應(yīng)商，大幅提高供應(yīng)鏈的韌性。畢竟采購(gòu)作為職能部門，還是要以保障業(yè)務(wù)需求為優(yōu)先，如果需求都滿足不了，降本也無(wú)從說(shuō)起了。” 姚瑤說(shuō)道。

/ 04 /

公司快速發(fā)展

采購(gòu)工作也要跟上節(jié)奏

當(dāng)然了，也不是所有企業(yè)都被疫情所困，許多提供數(shù)字化服務(wù)的高新技術(shù)企業(yè)，近年來(lái)不但沒(méi)有受到疫情影響，還實(shí)現(xiàn)了逆勢(shì)發(fā)展，剛剛完成C輪融資的UINO優(yōu)锘科技正是其中之一。

隨著企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程的加快，數(shù)字孿生技術(shù)成為傳統(tǒng)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要抓手，UINO優(yōu)锘科技憑借純自研的數(shù)字孿生產(chǎn)品及服務(wù)矩陣實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的高速增長(zhǎng)，截至今年5月，其一站式數(shù)字孿生平臺(tái)上已有超過(guò)12萬(wàn)的企業(yè)用戶。

為了進(jìn)一步擴(kuò)充工具鏈能力，打造具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的數(shù)字生產(chǎn)力工具平臺(tái)和生態(tài)，團(tuán)隊(duì)規(guī)模開(kāi)始高速增長(zhǎng)，至今其在全國(guó)22地鋪設(shè)了分支機(jī)構(gòu)，團(tuán)隊(duì)規(guī)模去年到今年從700人飆升至1400人，研發(fā)人員占比達(dá)70%。這對(duì)于UINO優(yōu)锘內(nèi)部的采購(gòu)管理工作而言，也在不斷增加難度。

UINO優(yōu)锘科技采購(gòu)負(fù)責(zé)人劉玉龍表示，過(guò)去為了保證電腦的售后服務(wù)和物流速度，UINO優(yōu)锘主要通過(guò)本地供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，但當(dāng)公司拓展到全國(guó)多個(gè)城市后，這一方式逐漸開(kāi)始不適用：

一方面，隨著人員及新辦公空間的增加，除了日常辦公用品、固定資產(chǎn)的采購(gòu)需求外，還增加了對(duì)于辦公家具、電器、綠植、耗材等品類的采購(gòu)需求，以往的供應(yīng)商基本都是針對(duì)某單一品類無(wú)法覆蓋如此多需求；

另一方面，傳統(tǒng)的供應(yīng)商采購(gòu)非常耗費(fèi)人力成本以及時(shí)間成本，對(duì)于企業(yè)而言，行政人在采購(gòu)過(guò)程中付出的時(shí)間成本，屬于采購(gòu)的隱性成本。

于是，UINO優(yōu)锘科技嘗試尋找一個(gè)可以同時(shí)滿足其企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)各領(lǐng)域多樣化場(chǎng)景采購(gòu)需求，且能覆蓋全國(guó)范圍的供應(yīng)商。那對(duì)于上述的問(wèn)題，UINO優(yōu)锘科技究竟是怎么解決的？

“我們通過(guò)一個(gè)‘編外同事’，解決了全國(guó)22個(gè)辦公空間采購(gòu)無(wú)法統(tǒng)一、多個(gè)供應(yīng)商管理復(fù)雜等一系列問(wèn)題。”劉玉龍說(shuō)。

節(jié)點(diǎn)財(cái)經(jīng)了解到，他提到的這個(gè)“編外同事”同樣是京東企業(yè)業(yè)務(wù)的數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)。UINO優(yōu)锘科技通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)的“快采購(gòu)、輕管理、一站式”數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了全國(guó)22個(gè)辦公空間的統(tǒng)一采購(gòu)、結(jié)算、交付、售后等全流程的數(shù)字化管理，在采購(gòu)效率方面實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的提升。

據(jù)劉玉龍回憶，過(guò)去一年UINO優(yōu)锘科技采購(gòu)部門的工作量呈指數(shù)級(jí)增加，但靠著京東數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)，在完全沒(méi)有增加人手的情況下，依然及時(shí)、準(zhǔn)確地完成了所有的采購(gòu)任務(wù)，并實(shí)現(xiàn)了10%的綜合成本降低。

對(duì)于未來(lái)采購(gòu)行業(yè)的發(fā)展，他篤定用平臺(tái)技術(shù)代替人力，肯定是一個(gè)大的趨勢(shì)。“未來(lái)，UINO優(yōu)锘將會(huì)把數(shù)字化采購(gòu)貫徹到底，按照目前的情況來(lái)看，即便公司規(guī)模再擴(kuò)增一倍，采購(gòu)崗位也不需要投入更多人力。”

寫在最后，降本增效是起點(diǎn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型才是終點(diǎn)。

在以上的企業(yè)案例中我們能夠看到，在摸索降本增效有效方法的實(shí)踐中，普適性強(qiáng)、見(jiàn)效快的數(shù)字化采購(gòu)管理成為了企業(yè)們的“共同選擇”。

這一趨勢(shì)也同行業(yè)專家的觀點(diǎn)不謀而合。中央黨校(國(guó)家行政學(xué)院)經(jīng)濟(jì)學(xué)部教授許正中此前就公開(kāi)表示，通過(guò)數(shù)字化、智能化、無(wú)接觸技術(shù)等工具創(chuàng)新供應(yīng)鏈運(yùn)行方式，促進(jìn)供應(yīng)鏈暢通和協(xié)同，提高供應(yīng)鏈效率在當(dāng)前新一輪新冠肺炎疫情反復(fù)的大背景下尤為重要。

全社會(huì)要加快全供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)協(xié)同，開(kāi)放數(shù)字化資源和能力，幫助傳統(tǒng)企業(yè)和中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)整體運(yùn)行效率和供應(yīng)鏈上下游協(xié)同效率。

在這一行業(yè)需求的帶動(dòng)下，越來(lái)越多的企業(yè)服務(wù)商也開(kāi)始發(fā)力、布局?jǐn)?shù)字化采購(gòu)服務(wù)賽道，完善相應(yīng)的企業(yè)服務(wù)市場(chǎng)。

節(jié)點(diǎn)財(cái)經(jīng)觀察到，目前，京東企業(yè)業(yè)務(wù)已針對(duì)大型企業(yè)、公共機(jī)構(gòu)、中小微企業(yè)等不同類型客戶打造了多元產(chǎn)品矩陣，能夠幫助全量政企客戶將采購(gòu)全流程數(shù)字化，不僅可以打破企業(yè)采購(gòu)時(shí)多部門、多環(huán)節(jié)之間的溝通壁壘，還能夠?qū)崿F(xiàn)全流程數(shù)據(jù)的可視化管理。

在采購(gòu)基礎(chǔ)上，京東企業(yè)業(yè)務(wù)還將服務(wù)延展到了資產(chǎn)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)稅管理等高頻運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景，通過(guò)供應(yīng)鏈產(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同創(chuàng)新提供數(shù)智化管理方案，助力企業(yè)數(shù)字化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)降本增效、創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)。

我們有理由預(yù)見(jiàn)，在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，企業(yè)面臨的外部壓力仍長(zhǎng)期存在。能否充分利用數(shù)字技術(shù)將“降本增效”落到實(shí)處，向內(nèi)挖掘發(fā)展動(dòng)能，將成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。

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