關于作者：索菲，現任國外采購集團促銷禮品采購經理，國內主流外貿論壇及雜志特約專欄作者。十年外貿實戰經驗，擅長商務英語寫作，勤奮樂觀，熱愛分享。公眾號：索菲外貿筆記。

今天和大家分享下外貿工作里的一些經驗談，篇幅會有點長，請耐心看。我總結了以下25點，都是新人比較容易困惑/忽略的細節或要點，希望對你們有所幫助。

1. 該帶客戶去吃什么？

穆斯林客戶自然要去清真餐廳外，其他國家的客戶一定要尊重對方的飲食習慣。因為不得不說，這方面一些中國廠家特別熱情好客，而太過頭，只會以自我為中心。

記得之前去河北衡水出差，我們舟車勞頓，其實只要簡單一餐就想去酒店歇腳。廠家執意帶我們去大飯店就餐，工廠老板敬酒，還是老白干，客戶不到一會，就得跑廁所拉肚子了。

再有一次，當客戶拒絕不了盛情，吃了一頓中國菜，指著田雞說這雞肉很嫩，工廠跟單補刀一句：Frog（青蛙），嚇得客戶臉色都變了。

通常會先了解客戶是不是素食主義者，像在印度，近三分之一的人口是素食主義者；而在英國，德國，以色列，丹麥等國家，也有很大部分的素食主義者，可以委婉問：

May I ask if you are a vegan?

Are you vegetarian?

如果是素食主義者，一般不吃肉。即便吃，也只吃白肉，即雞鴨魚和海鮮。豬牛羊的紅肉一概不吃。

初次來華的國外客戶，非素食主義者的通常可以帶去吃西餐或者行程緊張的話，簡單的西式快餐麥當勞或肯德基。除非他們明確說想吃中國菜，不然別自作主張。

有些歐美客戶很害怕動物的內臟，像豬大腸，鴨胗等，也害怕魚刺。也會遇到特別愛吃中國菜的客戶，喜歡吃小籠包、餃子，辣子雞，水煮牛肉。

帶去吃西餐的時候最好是高檔安靜的西餐廳或咖啡廳，不然下榻的酒店里的自助餐供應也可，英國等歐洲客戶他們會比美國客戶注重飯桌上的禮節。

2. 怎么叫對客戶的名字？

之前提過英、美、法、德、蘇、意等歐美國家姓名排列順序均為名在前姓在后。例如：Georg Paget Thomson。第一、第二兩個詞是名，第三個詞是姓。而匈牙利，韓日泰等的姓名則是姓在前，名在后。

而阿拉伯取名規則比較特殊，一般有名無姓，通常由三節組成，第一節為本人名字， 第二節為父名，第三節為祖父名。Emmm..說到這，感覺很多穆罕默德和阿里，有木有。

像西班牙姓名的組合一般是三四節，前一二節是本人名字，倒數第二節為父姓，最后一節為母姓。（葡萄牙語名字類似，但父姓和母姓順序相反。）

個別西語國家比如阿根廷人，一些虔誠教徒的名字，第一節名，第二節教名，第三節為姓。如退役球星Juan Román Riquelme，中間的Román就是他的教名。

關于各國的名字組成，網上已有很多資料，這里不深入探究。那么，遇到客戶名字，拿捏不好讀音的時候，該怎么辦呢？

比方：TRAN THI KIM THOA

簡單的操作就是上谷歌翻譯（不需Jump) 輸入名字，系統會自動識別是什么語種，從而判斷出是哪個國家的名字，再點擊讀音即可。

3. 使用稱呼語的正確姿勢

正常情況下，書面郵件的稱呼語準則是客戶怎么來，你就怎么去。比如他Hi XX, 你就Hi回去，他Dear來，你就Dear去。

在美國出于對人權考慮，直呼其名顯示所有人普遍意義上的平等（這里的平等不代表工作中的絕對平等）。

但是以下幾種情況要區別對待：

1）在歐洲很多國家，尤其是德國，Mr. /Mrs. /Ms.+姓很普遍。

2）在印度，等級觀念很嚴重，對于年長的/職位級別高的還有不熟悉的客戶的名字，前面要加Mr. /Mrs.。

3）中東一些客戶很喜歡叫Dear Mr. XX. 在不太熟悉對方的情況下，可以以Mr. +姓氏稱呼，而雙方熟識后，可以以Mr.+名字以示親近。

4）在美國書面郵件里，如果對方級別高，可以以Hi Mr. XX. 但如果是以Dear Mr.稱謂，則表示為不滿或抗議。如果是大寫，那火藥味更重了。

5）日本客戶使用敬語的時候則不用Mr. 直接在姓后面加-san。表現XX先生。

同理，在郵件簽名處你的名字后面也可以以括號括出你的稱謂，如Cathy Luo (MS). 以便客戶更加明確你的性別。

4. 接待客戶的小要點

接機的時候，可以提前詢問客戶是否需要備火機。如了解到客戶吸煙，也可以提前買好。

一定要囑咐接機司機開車平穩，開車不要對外吐痰，也不要大聲接電話，尤其有時候司機一口粗礦的方言，不懂漢語的人聽起來吵吵嚷嚷的。這一點可能我們見怪不怪，但是一些國外客戶，則會因為這些細節影響到他們的心情。

在會議室，對抽煙的客戶可以提前備好煙灰缸。通常會議室桌上可以放個小托盤，放置薄荷糖。

如果客戶是下午來，或者是待到下午還未離開，還可以安排下小蛋糕之類的茶點。精致的美食可以帶來好心情。

和客戶談判的時候一定要準備幾套方案。要彈性報價，比如換材質，包裝，功能，或者規格改動，數量調整，價格如何變動。

打個比方，如果一個產品的外包裝，要充分了解客戶市場的常規包裝種類，再推薦美觀環保的包裝，如果是白盒，再貼不干膠標簽是什么價格，彩盒又是什么價格；單個裝，4個裝，10個裝，價格有沒有變動。（尤其美國客戶，他們很喜歡小數量裝一盒，這樣會增加成本）再或者是保麗龍包裝還是卡板紙，哪種能降低成本？

再舉個例子，或者帳篷，用鋁管的，鐵管的，鐵管直徑怎么變動，價格會相應怎樣調整？再到布料的區分，印刷上如果是數碼印和絲印分別的效果差異，和價格分別如何？

即便當時你可能有些有點不確定，也要在客戶面前表現得自信滿滿，以專業的形象去談判。

5. 如何判斷猶太客戶？

展會中除了穆斯林客戶好辨認外，大多數的猶太客戶也是可以從外觀來判斷的。正統猶太教里，不刮胡須，不能拿頭頂對著上帝，所以他們會戴著圓氈帽，鷹鉤鼻，發髻兩邊還有兩條小辮子。

猶太人和巴勒斯坦人本是同根生，所以外表趨于阿拉伯人長相。與除了以色列外，美國和俄羅斯等歐洲國家也有大量猶太人。

6. 觀察印非客戶的細節

觀點僅供參考。因為印度和非洲大多數國家貧富差距都很大。像印度客戶，在分析他們的背景前，可以觀察4點：

1. 他們的名字，種姓制度是印度很重要的社會存在。如何區分高種姓和低種姓，通過維基來查詢相對權威些。

2. 在印度越高層次的人更可能是素食主義者，他們幾乎不碰肉。

3. 但肚子越大的人，可能越有錢。

4. 使用的手機，這點印非通用。因為很多窮人是買不上手機，或者使用的都已經是中國停產的手機機型，而如果能用上蘋果，黑莓等品牌的客戶通常也很有錢。

7. 不以國家論客戶

經常被問到，有沒有和哪個國家的客戶合作過？以此來判斷對方的安全可靠性，這有失偏頗。就像很多人避而遠之的尼日利亞，其實也有很多購買力很強的大客戶；反之像英國，也會遇到不看重質量，只追求低價的客戶。

任何一個國家，都有高中低端市場；任何一個國家也都有好人，壞人。如果你還在用地域區分客戶，真的比較幼稚。

8. 產品的開機費，版費，模具費等的表達

細致的這里不深究，根據產品來梳理下這類的表達：

常規有庫存的物品，寄給客戶只供材質/款型/質量等確認，無客戶logo的為樣品費，表達是sample charge, sample fee, sample cost 都可以。

如需按照客戶要求，來圖或來樣制作，可以進一步用以下的表達區分出來：

開機費：像一些產品一次投料會做幾千一萬個出來，即批量生產(batch production)，一些客戶如果要求打樣，或者訂量很小，工廠考慮到模具裝卸和材料損耗的費用，會加收開機費，這時候的表達是：

set up charge / set up cost.

制版費：當客戶想要在選定的產品上加印自己logo, 此時需要經過一些工序如排版，修稿，定稿，出菲林等，費用則表達為：

print plate charge / plate charge / graphic set up cost

通常菲林費用還可用一個專門的詞叫做：

film charge

而對于①膜類產品如收縮膜，②立式袋等包裝袋包材產品的版費，因為是涉及到凹印，需要制作版輥，則說為：

cylinder charge

刀模費：其實在一些產品中它是和模具費表達一致的，但是在紙品印刷中，刀模通常用：

die cut charge / die cut fee

而模具費，多指塑料，硅膠行業，客戶如果需要做特定的產品則需要開模，這時候可用：

tooling charge / mold charge

小缸費，包缸費，指紡織行業數量太少，要專人調出指定顏色，需加收的費用，可用：

deying vat / surcharge for mini-batch

在溝通這類費用的時候，因為每個工廠有自己的收費標準，而有時候客戶則會不解，明明一個產品單價是這樣，樣板費則要按幾倍收，為什么？

這時候可以直接和他這么解釋：

參考表達1：

“

There is a lot of wastage on starting and on finishing. We need to take these into consideration.

開機和做工藝時會有很多損耗，我們也要考慮到這些的成本。

”

參考表達2：

“

It is all about the high labor and handling fees to make one unit.

制作1個/臺的人工費和操作費很高昂。

”

參考表達3：

“

When starting, the cylinders and inks have all got to be changed. It takes a lot of time to make the adjustments.

當開機時，版輥和油墨都要更換，需要花費很多時間調試。

”

而通常版費、打樣費這些會在大貨后返還：

參考表達1：

“

We will refund you the sample charge when you place the order. = Sample charge will be refundable upon confirmation of the order.

”

參考表達2：

“

We will deduct the sample charge from the future order if order value is over $XXX.

訂單金額達到...美金，打樣費可以退返。

”

這句是最保險的。對于新客戶，一般工藝比較復雜的費用最好以2-3倍收，以免一次不過要重做。

9. 如何和客戶對色？

對色環節，是最容易出差錯的環節?？蛻羧绻苯咏o潘通色號，那就便于操作，但以下幾種情況要區別對待：

情況1：

客戶直接發來源文件，在排版后和客戶確認時，可把文件拉到Photoshop里，根據文件顯現的CMYK值，通過以下步驟獲取最相近的潘通號：

情況2：

客戶如果只給CMYK值，則可以通過以下這個網站，輸入CMYK值，再選取最相近的色值，來獲取潘通號:http://www.kmhpromo.com/cmyk_to_pms/

情況3：

客戶只給RGB色值，則可以通過以下這個網站，輸入RGB值，得到CMYK值，再結合情況2獲取潘通號：

http://www.kmhpromo.com/rgbtopms/cmyktopantone.html

情況4：

客戶直接說出顏色的名稱，比如sky blue, wine red, navy blue的，如果對名稱很陌生，直接先谷歌出相對應的顏色，再根據產品的原材料/布料色卡，選取相近色號，給客戶寄樣或拍圖選擇和確認。

如何和客戶表達色差無法避免，只能最大程度減少呢？

參考表達1：

“

There is always a subtle color difference for each batch. Hope you are ok with that.

每一批次都會有很小的色差，希望你能接受。

”

參考表達2：

“

There is some color aberration (或 color shading 均可表示色差）in our product. We will do our best to minimize it.

我們產品會有些許色差，但我們會竭盡所能減少。

”

參考表達3：

“

We appreciate your understanding on the minor color difference of finished products. It is unavoidable. We assure you it will be under better control in furture shipments.

您對成品中色差的理解，我們表示感激。這無法避免，但在接下來的訂單中，在這方面我們會更加嚴格把控。

”

10. 產品特殊工藝的表達

除UV外，以下為常見的幾種特殊工藝：

1：emboss and deboss 凸和凹

2：stamping 常指燙金，正確表達為hot stamping / hot foil stamping 或foil stamping 亦可

3：emboss with stamping 燙金加激凸

4：deboss與engrave的區別：凹印和凹雕，即后者在物體上會挖去一部分東西，而印則直接在表面進行，不影響物體原來的內容

5：laser print 激光印刷

如果客戶發來相關詢盤，且無提及要求，可以詢問他是否需要做特殊工藝？這時候用finish或special finish 提問即可：What finishes do you require?

11. 源文件的表達

當客戶要求定制，則需要管客戶要logo的源文件，或設計的源文件，此時源文件有以下幾種表達：

artwork, raw files, source files

而美國客戶最常用的則是：

paper proof

如果遇到客戶文件沒轉曲，則和客戶說：

Please have your files convert into curve.

Please help turn the text into outlines.

12. 區分calendar day和work day

常規表達天數的時候，比如說貨期，會直接數字+days 來表達，這樣造成一個隱患，就是客戶會把節假日都含算進去，正確表達貨期時，比如貨期25個工作日：

Lead time: 25 work days.

還可以進一步細化，收到產前樣確認后的25個工作日：

Lead time: 25 work days upon receipt the confirmation of pp samples. ( pp sample = pre-production sample 產前樣)

而calendar day 指日歷日，即包括周六日/節假日在內，那在這里就要小心客戶的條款了。比方客戶會說貨款在收到提單后的15天內安排，這時候他如果用work day來表達，那就不好了。

15個工作日那可以跨越2個周末，那就是比實際天數還要多4天雙休日，倘若當地再放個假，離付款的日子更加遠了，所以在這種情況，一定要和客戶強調是calendar day.

同樣的道理，在一些單據中客戶會用banking day, business day來挖坑，所以在談條款的時候一定要注意客戶在day前面是加了什么修飾。

通常day前面無任何修飾的都是默認為calendar day 日歷日。

13. 各種時間的正確表達

通常做貨時間用的是lead time, 指從生產到準備出運這個時間段。但如果是 CIF 條款下，lead time 則還要包含整個船期，直到貨物到達目的港為止。

船期則用shipping schedule來表達。其中有兩個固定縮略表達。

一是ETD：

estimated time of departure 預計離開時間

二是ETA：

estimated time of arrival 預計抵達時間

不管是空運還是海運，在下booking后貨代都會告訴我們ETD和ETA細節，我們再傳達給客戶。

除此之外，裝柜日loading date, 信用證里的裝運期date of shipment,最遲裝運期latest shipment date,交單期period of presentation,有效期expiry date 都要區分好。

再有一個點要注意，還是有很多人用delivery date來表示貨期，但一些國家的客戶則把 delivery date 理解為收到貨物的日期，需要最好還是用 lead time 來表示，以免引起烏龍。

14. 報價和交代貨期要保留空間

做外貿這么些年，更加明白一句話：萬事萬物總處于變化之中。有時候供應商拍著胸脯和你打包票的貨期，其實中間總是各種情況出現。

所以在說貨期的時候一定要觸類旁通，懂得給自己留空間留退路。對待貨期萬分敏感的客戶，更是要如此。而且當工廠如期完成時，你還能讓客戶產生一種印象：你們不僅守時，還提前交貨。

而在報價的時候，如果不是本工廠做開的貨，只是外包出去做的，你并不熟知市場行情，你一定要多問幾家，認真比較細節。報價也一定要留有空間。通常是這樣的情景：你剛報出去價格，供應商就和你火急火燎說價格報錯了，或者等到客戶要下單了，又產生事先根本沒提及過的費用，讓你陷入極度被動的局面。

15. 寄樣/小包裹要注意的地方

細想當和客戶談了一段時間，才有實質性的寄樣進展，如果客戶收到的樣品是破損的，這樣不僅耗時耗力，還可能錯過時機，把單子攪黃。

所以寄樣或寄小包裹的時候，可以用報紙團，泡泡紙填充塞滿箱子四周，這樣才不容易造成包裝歪曲，也能避免因遭到暴力蠻力摔損。

可以模擬快遞運輸的場景，使勁把包裹甩一甩，基本就能得到物流運輸后的結果。

16. 寄國際快遞的細節

如若客戶要求你報門到門的費用，而你其實選擇是發DHL / FEDEX等國際快遞，雖然也是派送到門，但要在報價后注明：

DUTY UNPAID 表示不含稅，以免客戶被稅，找你說法。

通?？蛻粢慵臉?寄快遞，可以直接問他：

“

Please advise your DHL / Fedex account so we can arrange dispatch.

通?？蛻舳紩械?，尤其是歐美國家的客戶。

”

但如果是新客戶的話，最好讓客戶提前打運費過來，再給他安排寄樣，因為四大快遞公司有一個“霸王”條款：

即使貴公司給本公司不同的付款指示，貴公司仍需首先負責與托運貨件有關之所有費用，包括運費、附加費。

即發件人就是最終債務人。這點在面單的背面有提及。

如果你簽字了，代表你同意這樣的協議，等到客戶那邊拒付運費，他們就會要求你方負責，不然就寄律師函，但通常金額不大的，也會不了了之的。

17. 請客戶核查單據的細節

讓客戶對提單草本或告知客戶信用證要怎么修改的時候，一定要用熒光筆把要注意的要點，或者要改動的地方圈出來，客戶才會引起注意。

因為有些老外很懶，你發過去他可能也是不經意看，但出了問題，則又賴你頭上。單據的更改都牽扯到費用，所以小心駛得萬年船。

18. 關于無單放貨要注意的細節

海運中，實行無單放貨政策的國家以南美居多，比如巴西，委內瑞拉，尼加拉瓜等等，而孟加拉的也有出現，甚至美國，加拿大和英國一些港口，記名提單副本提貨是允許的。

避免出現此類事件最好的辦法就是出貨前付清所有余款，退其次的話，客戶指定貨代，新客戶不能這么操作，容易出現貨代與客戶勾結。

要考察客戶和貨代的資質，百度谷歌搜搜有無他們的罵名。要讓他們出保函，不能無單放貨，否則....之類的后果，如果是大單子的話，最好還能去公證一番。

另外consignee那要為To order 而不是記名形式。像之前聽過的一個事例，一個外貿人客戶孟加拉的，70%余款是見提單正本掃描件付的。她們發掃描件給客戶催款的時候，客戶一直拖著。而后驚聞客戶已經提貨了。這是典型的無單放貨案例。

而在空運中，一定要和客戶清賬后再安排發運，因為很多國家，客戶即便還沒收到空運提單，只要憑借航班信息，公司名和發票箱單，去到機場就可以提貨。

19. 英文幣種的書面表達

金額中有小數點，如358.70美金，要這樣表示：

SAY US DOLLARS THREE HUNDRED FIFTY EIGHT ANDSEVENTY CENTSONLY

或者：

SAY US DOLLARS THREE HUNDRED FIFTY EIGHTAND POINT SEVENTY ONLY

規范的格式為：

SAY + 幣種 + 金額大寫 + ONLY

20. 文件名的命名細節

發給客戶任何文件都好，最好為以下2個格式：

文件名+日期

公司縮略名+文件+日期

不管怎樣，文件名的組合一定是英文，或者英文加數字，不要出現任何中文字眼。不然客戶那邊收到，會很困惑，或者可能以亂碼出現，從而會被誤認為是病毒文件。

Word文檔格式的也盡量不要發，否則格式不對版，客戶也無法打開。最好把文件格式統一為PDF。

21. 公制和英制單位的區分

仍然正式采用英制單位的國家十分少，如利比里亞和緬甸，還有臨近美國的一些島國，美國則使用的是美式英制單位。

那么有別于我們用的公制單位，在出圖紙或者和客戶溝通尺寸細節的時候，可以尊重客戶的單位計量習慣，比如在圖紙中以英制單位標注，這樣不僅是比較貼心的舉措，幫助他們節省時間精力，也能避免不必要的錯誤。

22. 各國的哈哈哈怎么用

在用即時通訊軟件和客戶聊天的時候，有時候會喜歡說哈哈哈。最常用的就是美國文化里的Hahaha，而打快了就是Hahhhhh.

但是在西語國家里，則用Jajajaja。而希臘人和猶太人則是用xaxaxaxa。日本和韓國人則分別用wwwww和kkkkkk來表達哈哈哈。

而區別最大的是，我們用5555表示哭，泰國人他們是用555555來表示笑聲。

23. 開發信沒有模板可言

不要把任何人的開發信奉為圭臬，即便對方用這樣的開發信釣到大魚。因為事實上，當你實踐越多，你就會明白，我們溝通的對象是人，每個客戶背景，性格，購買力等等都有區別，所以妄圖用開發信模板去征服新客戶，效果可想而知。

開發信都在倡導越簡單越好，但實際上，一些大公司，講究門到戶對，如你能用相關的資料和文件，讓對方了解你們公司的實力，才能引起對方的注意。

如果你的開發信就寥寥幾句，比如：

I sell XXX product, please call me for more business.

這類的話，只能列入垃圾營銷行列。所以銷售策略很重要，調研客戶1小時，勝過群發郵件3小時。

24. Sorry不要成為你的口頭禪

在商務環境里動不動就說sorry的人，姿態很低。有些是應該要道歉的，但如果凡事一出狀況，就先sorry, 只會成為犯錯的掩飾。

比如答應客戶的報價，由于你還沒得到準確的信息，未能如期報出，這并不是你的錯，不要動不動就Sorry for the late reply balabala...

可以說成：

“

Please bear with me some more time for the price negotiation. / to nail down the required details.

請容許我更多點時間去為你議價或者敲定需要確認到的細節。

”

當你說抱歉的時候，客戶只會隨著這樣的詞匯，產生不悅或失望的情緒，但你如果站在對方角度，像上面這樣表述時，客戶只會覺得你很為他們著想，或者你有交有待。

再比如，客戶的樣板或者貨物可能有1-2天的耽擱，此時也不是什么大錯，不要馬上說“sorry for the delay.” ，而是可以說：

我們在檢查樣品/貨物的時候發現有存在不良品質的，已經在返工。質量第一，請給我們多一兩天時間。

這時候客戶的思維肯定會被順著帶去質量的層面，即便他多急，質量優先。

25. 做外貿需要熬3年？錯！

一些文案很喜歡神話外貿，比如做外貿需要堅持，做外貿需要熬3年。試問，哪些行業不需要熬？哪些行業不需要堅持？

歸根到底，外貿其實不是職業，我們所從屬的行業才是我們的職業。這就解釋了一個最被常問的問題，做外貿有沒有前景？這樣的問題無解，因為你最先要了解的是，你做的產品市場如何？

對于初出茅廬的新人，優先考慮外貿行業的，是產品的發展空間/公司的學習培訓機會，這時候需要你踏實勤奮，才能更好地積累和提升。

3年是一個小關口，此時你要確認你是否有能力涉足基層管理，或者能否帶團隊帶新人，這時候更應該考慮公司的晉升空間和團隊質素。

5年以上又是一個大關口，面臨著是要自己創業，還是繼續為別人打工。心里要有所盤算，自己的實力資源如何？如若是繼續打工，有一個有領導魅力的上級，且能夠給你施展的舞臺則是必備的前提。

寫了這么多，其實感覺又還有很多沒來得及寫。外貿是一場修行，每一天我都在記錄當中的點點滴滴。

因為天生惰性的存在，人最難能可貴的就是一直保持學習的狀態。我很享受現在的學習狀態，與大家共勉。

原作者：索菲

原出處：邦閱知識服務平臺

原鏈接:https://yue.52wmb.com/article/26998