采購，通俗來講就是買東西。看起來是個人人都會的技能，但是在企業(yè)里或是工廠里，采購可不像我們去超市買東西，選好想要的產(chǎn)品然后付錢即可。事實上，采購有一套獨立的體系。它的存在，不僅能為生產(chǎn)計劃的執(zhí)行提供可靠的保障，還能為企業(yè)節(jié)約成本、爭取最大化利益。

在生產(chǎn)計劃及控制（MPC）系統(tǒng)中，采購屬于執(zhí)行操作的環(huán)節(jié)。下圖MPC的框架中，采購位于左下角位置。可以理解為，在計劃層層細分后，采購所要做的，就是【Seven Rights】：正確的時間（right time）、正確的地點（right Place）、正確的價格（right price）、正確的質量（right quality）、正確的數(shù)量（right quantity）、正確的服務（right service）、正確的渠道（right source）。

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采購的宗旨

前面講了采購的7大要素（seven rights）。傳統(tǒng)采購的四大宗旨和這7大要素十分貼近：

1. 確保所購買的產(chǎn)品和服務保質保量
2. 以合適的價格購買的產(chǎn)品和服務
3. 確保最短的交期和最好的服務
4. 鑒別有資質的的供應商，并維護良好的合作關系

采購應追求【最合適】的價格，而非【最低】的價格。很多人會過度關注產(chǎn)品的價格，而忽略了隱形成本。比如我們上淘寶買書，兩本一模一樣的書，A店買30，B店賣35。如果只看價格，那么肯定選擇從A店購買。但其實A店不包郵，而且路程遠需要3天，運費6元。B店包郵，而且路程近，僅1天。所以綜合考慮，同樣一本書，從B店買更合適。

這個例子就引出了一個采購的專業(yè)術語，叫做：總擁有成本（Total cost of ownership），即產(chǎn)品供應過程中所有活動的總成本。而采購要做的，就是確保所采購的產(chǎn)品和服務的總成本（TCO）是最低的。

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采購的種類

在生產(chǎn)型企業(yè)中，采購的產(chǎn)品和服務可以分為四大類：

資本項目（capital items）- 比如大型設備，甚至投資新工廠等。

原材料和組件（raw materials and components）- 即用于生產(chǎn)產(chǎn)品的原材料或組件，即直接物料。

間接物料 （MRO supplies） - 用于設備維護或其他生產(chǎn)過程中所需的非直接物料，比如潤滑油、安全防護裝備等。

服務（Services）- 工廠或企業(yè)正常運作所需的服務，比如外部培訓，安保，蟲控服務等。

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采購活動和采購流程

英文中，采購有兩個不同的單詞：Procurement & Purchasing

從下圖可以看出，這兩個詞代表不同的采購活動：

Procurement更側重于采購活動前期的計劃和準備工作。而Purchasing更側重于實際執(zhí)行采購活動。

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從上圖可以看到， Procurement涵蓋三項主要活動：

A.建立產(chǎn)品規(guī)范（establish specification）

產(chǎn)品規(guī)范通常來源于客戶需求，再由市場部、工程師、生產(chǎn)計劃和其他相關人員，將客戶需求轉化為企業(yè)有能力生產(chǎn)出來的產(chǎn)品。

對于標準品，產(chǎn)品規(guī)范應盡可能標準化和簡單化。

對于復雜的產(chǎn)品，產(chǎn)品規(guī)范應盡可能詳細和嚴格。

產(chǎn)品規(guī)范包括三個方面：

• 功能要求

作為產(chǎn)品規(guī)范最重要的因素，它等同于客戶對產(chǎn)品的質量要求，強調的是產(chǎn)品的形態(tài)、適用性和功能性。

產(chǎn)品的功能規(guī)范可以以以下幾種形式表現(xiàn)：

1. 專利品牌
2. 產(chǎn)品性能
3. 產(chǎn)品的物理或化學特性
4. 工程繪圖
5. 客戶提供樣品或供應商送樣

• 數(shù)量要求

包含每張訂單的采購數(shù)量和采購頻率。采購數(shù)量是產(chǎn)品定價的基準。很多企業(yè)會對產(chǎn)品設定起訂量，而對于大量購買給予折扣，就是為在保證企業(yè)利潤的前提下，給客戶提供最優(yōu)價格。

• 價格要求

產(chǎn)品的價值取決于市場或者客戶愿意付多少錢購買這個產(chǎn)品。一個產(chǎn)品，價格再低，客戶如果不需要，就會覺得這個產(chǎn)品太貴。如果一個產(chǎn)品價格非常高，而客戶正需要這個產(chǎn)品為他創(chuàng)造更大的價值，那么客戶就會認為這個產(chǎn)品值這個價錢。




因此企業(yè)需要平衡以上三個要求來制定最合理的產(chǎn)品規(guī)范，做出來的產(chǎn)品才能既符合客戶的預期，也滿足企業(yè)的利益。

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B.選擇供應商（select suppliers）

在選擇供應商時，企業(yè)優(yōu)先需要考慮的因素是 ，市場上有多少供應商能夠提供所需的產(chǎn)品或服務。而這個尋找供應商的過程，稱之為sourcing。

供應商資源分為三大類

• 唯一供應商（Sole-source supplier）

市場上僅此一家有能力生產(chǎn)出所需的產(chǎn)品，類似于壟斷企業(yè)。

• 單一供應商（Single-source supplier）

有多家符合要求的供應商，但企業(yè)指定從其中一家購買。在企業(yè)戰(zhàn)略采購和維護供應商關系的情況下較為多見。

• 多家供應商（Multisourcing）

企業(yè)可通過多家供應商購買所需產(chǎn)品。這類產(chǎn)品多為大宗產(chǎn)品或標準件，容易購買且容易替換。

企業(yè)在選擇供應商時，通常會制定一系列標準，并分配不同權重，再根據(jù)這些標準給供應商打分。分數(shù)達標的供應商更有可能成為合格供應商。而打分的依據(jù)通常是由需求方的采購、質量、工藝、生產(chǎn)、財務等人員對供應商進行審核，根據(jù)審核結果打分。也有的企業(yè)會同時給多家同類型供應商打分，選擇得分最高的一家成為合格供應商。

選擇供應商的標準包括，卻不限于以下幾項：

• 技術能力
• 生產(chǎn)能力
• 地理位置
• 價格
• 可靠性（包括交期、質量、數(shù)量、財務能力）
• 供應鏈成熟性
• 服務水平
• 管理態(tài)度和企業(yè)文化

一部分供應商會和客戶建立長期的信任伙伴關系，這樣的關系會讓企業(yè)將其視為單一供應商（single-source vendor），并簽訂長期合同。這樣的關系需要雙方擁有共同的愿景和信任作為支撐。

精益生產(chǎn)中就十分強調這種長期信任關系，有助于精簡采購流程，縮短交期，提高質量，減少產(chǎn)品研發(fā)時間，降低總體成本。其主要活動包括：

• 消除來料檢查
• 及時送貨 Just in time
• 供應商長期預留產(chǎn)能

此外，越來越多的供應商開始為企業(yè)提供庫存管理的增值服務。目前的主流方式有以下兩種：

1. 供應商管理庫存（vendor managed inventory）

供應商授權進入客戶的庫存管理系統(tǒng)，根據(jù)客戶庫存數(shù)據(jù)制定送貨計劃、維護庫存。和寄售不同的是，供應商僅負責計算庫存數(shù)據(jù)、發(fā)貨、盤點。在客戶工廠的貨物的所有權屬于客戶。

2. 寄售（consignment）

供應商將庫存存放于客戶工廠，所有的收發(fā)、盤點等工作都由供應商負責。在客戶使用之前，貨物所有權歸屬于供應商。客戶使用之后，才算是正式銷售給客戶。

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C.洽談合同（negotiate contracts）

對于常規(guī)產(chǎn)品和標準件，采購方式通常為一次性比價，給出價低的供應商下達采購訂單，也成為一次性合同或一次性采購。

而對于復雜的、供應短缺的、需要經(jīng)常性或大量采購的產(chǎn)品，企業(yè)通常會選擇簽訂長期合同，因為單次購買的成本相對更高。

簽訂長期采購合同的方式可以是雙方簽訂一張數(shù)量很大的總訂單（blanket purchase order），實際送貨由采購員根據(jù)需求發(fā)出送貨計劃，或是MRP系統(tǒng)自動發(fā)出送貨計劃，或是在精益生產(chǎn)型企業(yè)通過看板（Kanban）等信號發(fā)出送貨需求。

無論是總訂單還是長期合同，都應包括以下內容：

• 單價（需要雙方協(xié)商一致）
• 條款（如送貨方式、賬期等）
• 交期和數(shù)量
• 質量

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Purchasing 包含兩項活動

D.管理采購周期（manage the purchasing cycle）

這類采購活動通常針對與小數(shù)量或一次性采購，比如購買新設備、間接物料等。下圖即為一次性采購周期，也可以視作是一個完整的采購流程。

1. 生成采購申請 - 申請人發(fā)起采購申請，并提供產(chǎn)品規(guī)范，數(shù)量，交期
2. 發(fā)放采購訂單 - 采購根據(jù)規(guī)范選擇供應商，經(jīng)過詢價、比價、議價選定最終供應商
3. 跟蹤訂單 - 采購跟蹤訂單到貨時間，如有必要需加急處理
4. 收貨 - 確認產(chǎn)品的質量、數(shù)量是否符合訂單要求
5. 批準付款 - 訂單、收貨單、發(fā)票三方匹配后遞交財務付款

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E.管理合約采購（manage contract buying）

合約采購，如前面的洽談合同中所講，通常用于大量和/或高頻率的采購。這類采購都會提前簽訂合同或總訂單，產(chǎn)品的規(guī)范、質量要求、條款、價格等全部規(guī)定在協(xié)議中。實際發(fā)貨的時間和數(shù)量，則根據(jù)實際需求直接通知供應商發(fā)貨，無需單獨發(fā)放訂單。

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采購活動中的最后一項，也是最必不可少的一步，就是供應商評估（Measurement）。

F.監(jiān)督供應商績效（monitor supplier performance）

這個環(huán)節(jié)既是一個反饋的過程，也是監(jiān)督供應商不斷改進的過程。

供應商評估的頻次和標準，對于每個行業(yè)甚至每個企業(yè)都是不盡相同的。通常會有月度、季度、年度考評。考評標準包括卻不限于：質量、價格、服務、反應速度、交期等等。而各項指標的權重各個公司也不盡相同。所以不同的企業(yè)，需要根據(jù)自身情況，對供應商制定評估標準和考評周期。

在合作初期，供應商總是全力以赴將最好的能力展現(xiàn)給客戶。然而時間久了，容易產(chǎn)生懈怠。再穩(wěn)定的供應商，再信任的合作關系，也無法保證完全不出現(xiàn)紕漏。所以作為購買方的企業(yè)，需要不斷提高對供應商的要求，對供應商進行考核，并及時提供反饋。讓供應商有持續(xù)改進的空間和緊迫感，他們才會提供出質量更好的產(chǎn)品。而企業(yè)使用了這些產(chǎn)品，自身的產(chǎn)品質量也會隨之提高。

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