1：郵件寫法

明確的主題
一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經驗了，內容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應，就要看實際情況和你內容的功力了。


使用最最簡單的詞匯和句子。

需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達你要表達的東西。外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的！


多使用被動語態。
我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow.
這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫：Samples will be sent to you
tomorrow. 用得是被動語態，人稱就沒有了。


語氣要緩和。
其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話 “Pls give me reply today.” 這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答復的準確意愿。這樣不是更好么？


所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。


2：郵件忌諱


忌長篇大論介紹。

寫公司介紹要看具體情況。如果公司有突出的優勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!


簡單一點，一兩句話點到重點，調起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。做業務久了你就發現，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數的特例，或者是要確認一些細節之類的。


不可過長

客人的時間很寶貴，每天要收到數百封郵件，你想想，一個不認識的人發了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認真去看？而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發 的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。


不要使用奇奇怪怪的字體。

很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。


經常跟老外寫email的人會發現，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數的尼日利亞、非洲客人，歐美人一般比較常用的字體就
是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。


一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標注的，肯定是特別強調的東西。比如有個客人的郵件如下：

Dear C,
Please help to send the samples to my HK officeBEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio


這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強調，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，里面詳細確認各種規格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。


不要說一些毫無意義的話。

比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。


開發信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。


盡可能不使用附件和圖片。
附件和圖片并不是不好，但是第一次發開發信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務器攔截的。很多人喜歡第一次聯系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產品圖片，或者發電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只 有一種情況除外，當你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復的時候，就可以插入報價單或者圖片了。
第一次聯系客人的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附件。


不要插入URL鏈接。
很多朋友在寫開發信的時候，總是會在內容里加上自己公司的網址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務器攔截掉的！最好在客人回復后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。


3：寫作技巧


客戶分析

要對客戶進行認真的分析以后再寫開發信，切忌在沒有分析客戶類別、沒有清楚客戶需求的情況下就盲目地寫開發信，寫開發信要有針對性。盲目地寫開發信就像大海 撈針一樣，收效甚微。在寫開發信前一定要弄清產品是不是正是客戶需要的，客戶的規模是怎樣的等。要結合自己的產品優勢和特點，分析客戶情況，挑選出可能適合自己的客戶群，有針對性地發郵件，哪怕一天只發十幾封，甚至是幾封，效果都要好過沒有針對性地發上幾百封。


注意時差
寫開發信時最好計算好中國與客戶的時差，在客戶上班或即將上班的時候發，這樣客戶讀到開發信并回復的概率就大大提高了。

如何介紹自己公司
開發信不宜過長，重點介紹自己的產品。在信的結尾寫上自己的公司名字、標志和網站網址，讓客戶覺得我們就是一家真實存在的有誠信的公司。

標題內容中加客人的名字
一般來說，寫外貿開發信應該盡量用到對方的名字，使得開發信更加人性化和個性化。一般建議在標題上直接寫上客戶的名字，比如可以有以下簡單原始的模式：客戶名字+產品名稱；或者是：客戶名字+產品名稱+MADE IN CHINA;又或者是：客戶名字+我們是生產“產品名”的生產商；客戶名字+假定式開發信標題，客人名字+疑問式開發信標題。

如何在開發信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的優勢來。我以前也是在很小的貿易公司做sales，沒有產品優勢，沒有供應商優勢，沒機會去展會，一開始連B2B都沒有，唯一的辦法就是google和歐洲的yellow page啊。


我當時想出來的優勢有這么幾個：
第一，我能在第一時間回復客人；
第二，我能一次性給全所有信息，包括產品信息和包裝資料，價格，裝箱量，起訂量，裝柜數，裝運港，以及計算運費等等，只要客人一封詢價email就能得到完整回復；
第三，我能提供免費樣品；
第四，我能提供免費樣本；


還有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的優勢所在的。
看你有沒有花心思和動腦筋了。銷售的精髓就是差異化營銷！Evian礦泉水為什么賣9塊多一小瓶？那是因為它的差異化就在于它的水出自法國alpes山，純凈無污染，從生產到最后裝瓶沒有經過任何一個人的手指，這就是它能做到，而別人做不到的，就是它的賣點！所以他就 能賣高價，拉開價格差距。


4：主體內容
1)不長篇大論的介紹公司或工廠；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超鏈接或圖片；
4)不說毫無意義的廢話；
5)少說從哪里得到客人聯系方式；
6)少用第一人稱；
7)少用書面語；
8)少用中國式英語。
外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”。
再補充幾句：好的開發信肯定是必要的，但是當大家有一封好的開發信寫給采購商后，大家請別忘記要進行跟蹤。目前效果最直接的跟蹤客戶的方式就是打電話跟蹤。


5：退信的原因

1、郵箱地址出現拼寫錯誤；
2、對方郵箱已經棄用；
3、發件人自己的郵箱已滿，導致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對方的郵箱默認為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習慣；
5、網絡原因，或者郵箱的穩定性不好，導致發送失敗；
6、客戶國家過節，導致回復延遲；
7、郵件的標題引不起客戶興趣；
8、帶有附件，客戶擔心病毒，不敢打開；
9、附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不愿意相信免費郵箱發的郵件并與其有郵件往來，擔心信息被竊取；
11、對客戶無絲毫了解，產品不對路；
12、誤讀客戶的求購信息，產品不對路；
13、客戶的求購信息發布已久，目前無需求；
14、給予對方的回信不夠及時，對方已經找到好的買家；
15、不了解自己的優勢產品和沒有把握好目標客戶，大海撈針，開發信無針對性和目的性；
16、開發信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18、開發信行文措辭不夠專業；
19、信件內容沒有做到言簡意賅并體現自身產品的價值；
20、對方國家擔心中國人的產品傾銷，給予高關稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產品；
21、對方公司已有自己固定的供應商；
22、某些客戶發布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23、開發信的內容無吸引力；
24、某些客戶可能不愿與中間商（foreign trade（外貿）公司）談合作事宜；
25、產品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望范圍之內；
26、對方對你的公司與產品缺乏了解，有心理防范作用，擔心上當受騙；
27、某些客戶由于對產品的需求時間較急，喜歡更直接的聯系方式，例如電話，傳真等，但是開發信上沒有標明這些聯系方式；
28、對方可能設置了拒絕接收陌生郵件。