外貿函電是我們建立對外貿易關系和外貿往來的重要手段。外碼函電包括建立客戶業務關系，詢價，報盤，還盤，訂貨，接受，簽約，包裝，裝運，支付，結算，保險，商檢，索賠，代理及仲裁等幾項特殊貿易形式和經濟技術合作。外貿函電本質上就是雙方你來我往的談判，最終達成一致即可完成訂單的過程。那如何更好地與客戶達成一致呢，這就需要我們從對方的角度考慮問題，以客戶為中心，考慮客戶的各種訴求，提前預想客戶可以會有的問題。具體而言，在外貿業務的不同階段，可以采取不同的措施最終和客戶達成一致。



（一）詢價：使用禮貌用語，增加客戶好感



詢盤是指交易的一方準備購買或出售某種商品的人向潛在的供貨商或買主探尋該商品的成交條件或交易的可能性的業務行為，它不具有法律上的約束力，所以可作為與對方的試探性接觸。當雙方比較陌生，剛開始接觸的情況下，禮貌是建立友好關系最基礎的要求。在詢盤時多使用禮貌用語來詢問有關貨物的詳情或請求對方提供某種服務，態度禮貌而謙和，傳遞與對方合作的友好意愿。例如：



例 1：We will appreciate you sending us a copy of your illustrated catalogue, with details of your prices and terms of payment.（請寄給我們一份有插圖的目錄、價格和付款條件的詳細資料，我方將不勝感激。）



例2：At present we are interested in your cosmetics as per our Enquiry No.1345 attached, and shall be glad to receive your lowest quotation as soon as possible.（根據附件第1345號詢價單，我方目前對貴方的化妝品很感興趣，希望能盡快收到貴方最低報價。）



（二）報盤：對方利益優先性，提高認同感



報盤是賣方主動向買方提供商品信息，或者是對詢盤的答復，是賣方根據買方的來信，向買方報盤，其內容可包括商品名稱、規格、數量、包裝、條件、價格付款方式和交貨期限等。



報盤有兩種：虛盤，即無約束力的報盤。一般情況下，多數報盤均為虛盤，虛盤不規定報盤的有效日期，并且附有保留條件，如：The offer is subject to our final confirmation /prior sale.（該報盤以我方最后確認為準、是否事先出售為準。）實盤則規定有效日期，而且一旦被接受，報盤人就不能撤回。所以如果是實盤，應注明有效期以避免不必要的爭端與損失。在報盤階段的溝通中，從對方的立場出發，擴大對方的收益，表述上盡量多以第三人稱“you”開頭，少用第一人稱“we”或者“I”，以便提高貿易伙伴對己方商品和報價的認同感。



例3：A:We give you special offers for orders of more than 100 tons at a time．（對于一次100噸以上的訂單，我方給予你方特別報價。）



B:You will get special offers for orders of more than 100 tons at a time．（對于一次100噸以上的訂單，貴方將獲得特別報價。）



例4：A:We follow this policy because it is profitable for both of us.（我方奉行該政策是因為其對我們雙方均有利。）



B:You will benefit from this policy because it is profitable for both of us.（貴方將會從中受益，因為該政策對我們雙方均有利。）



在前兩個例句中，A句的表述以自我為中心，容易讓他們感覺目中無人；B句則很好地顯示了貿易伙伴的利益優先性，體現出“顧客就是上帝”的企業精神和合作態度，為客戶的利益著想很容易獲得對方的好感與認同，為后續業務的開展創造有利條件。



（三）信用證：逆向思維，語氣緩和，



信用證是指銀行根據進口方（買方）的請求，開給出口方（賣方）的一種保證承擔支付貨款責任的書面憑證。在信用證內，銀行授權出口人在符合信用證所規定的條件下，以該行或其指定的銀行為付款人，開具不得超過規定金額的匯票，并按規定隨附裝運單據，按期在指定地點收取貨物。



在外貿操作中，合同的簽訂與履行時間間隔較長，在臨近交貨前，如果買方的信用證還沒有開到，賣方就需要督促買方及時開具信用證，以便及時安排裝運。如何催促對方盡快開立信用證是比較困難的。一般為了緩解氣氛，外貿人員可以采取逆向思維的方式催促對方盡快開具信用證。



例5：Please do your utmost to expedite same , so that we may execute the order smoothly.（請盡最大努力加快速度，以便我方順利執行訂單）



（四）貨不相符：態度委婉，避免負面情緒影響



外貿企業有時難免遇到貨物的品質和數量等與前期訂單描述不符，不得不拒收貨物或提出索賠的情況，此時不可避免地涉及到負面消息的傳遞。心理學研究表明，與正面情緒相比，負面情緒有著更強的傳染性和影響力。在外貿實踐中，使用積極的措辭進行業務溝通可以有效地促進貿易合作。當外貿企業與對方就貨不相符進行磋商時，除了客觀地陳述實情，還要注意照顧對方的面子，盡量不要傷感情，采取積極的措辭以規避負面情緒的消極影響。



例6.A:We regret we must refuse the laser printers you delivered.（非常遺憾，我方必須拒絕你方發送的激光打印機。）



B:We regret that we are unable to accept the laser printers you delivered.（非常遺憾，我方不能接受你方發送的激光打印機。）



例6就拒不接受對方的發貨與貿易伙伴溝通，A的拒絕方式比較直白生硬，未充分考慮到對方可能出現的反應，這樣做極易傷害對方的情感，不利于后續業務的開展。與此不同，B改變措辭，將“必須拒絕（must refuse）”替換為“不能接受（are unable to accept）”，這樣做一方面交流語氣緩和了不少，另一方面也將負面的信息加以弱化，從客觀上表現出己方無可奈何的處境，比較容易獲得對方的理解。



（五）理賠與拒絕：條理清晰，贏得客戶理解與支持



由于各種主客觀原因，在外貿業務中難免會收到客戶的投訴與索賠。實踐經驗表明，最棘手的函電業務莫過于回復客戶的投訴與索賠。根據不同情況，外貿企業通常會做出理賠或拒絕的選擇。如何妥當地理賠與拒絕是一個富有挑戰性的溝通業務。



如果是理賠，應采取直接寫法，以開門見山的方式告訴對方予以理賠的好消息。同時，盡量使用中性的語言把對方的注意力轉移到高興的事上，避免對所理賠問題的負面描述。例8采用直接切入的方式理賠，通過中性的描述，把對方的注意力轉移到愉快的方面，這樣做非常有益于贏得對方的諒解。



例7.We have received your letter dated April 23.As compensation for such case,we would like to provide you a 5%discount on this consignment.（我方已收到貴方4月23日的來函。作為賠償，我方對此批貨物予以貴方5%的折扣。）



如果是拒絕函，可以采取間接寫法，即不是在段落開頭直接提出拒絕，而是用中性的表述為拒絕做緩沖，之后有理有據地指出問題所在。同時，為了留住客戶，語氣要盡量溫和以便對方心悅誠服地接受己方提出的拒絕。例9以客氣友好的方式開頭，然后向對方如實說明拒絕的原因，既增強了說服力，又比較容易獲得對方的理解與支持。



例8.Thank you for your letter informing us of the test results.After testing the machine carefully,we found that your results do not agree with those of ours,we suggest that another thorough examination be conducted.（感謝貴方告知我方測試結果。經仔細測試機器，我方發現貴方測試結果與我方不一致，因此建議貴方再進行一次徹底檢驗。）

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