本文敘述出口過程可能涉及的單證及其流程，希望幫助單證人員增加知識

步驟1：接收查詢（Receive an Inquiry）

文件流程的第一步是有人詢問或者關于購買您產品的信息。 當潛在買家表示有興趣時，他們將發送詢問信（A letter of inquiry），概述其興趣條款，并要求提供非正式或正式報價。

步驟2：篩選潛在的買家和國家/地區 (看看最近國際被制裁的公司案例，您可以決定這條是否重要)

收到買家的詢問后，您首先需要確保與他們做生意是否合法，這意味著要在拒絕和受限方列表（denied and restricted party lists）中篩選它們。 您可以通過檢查政府發布的數百個列表中的每個列表來手動篩選其名稱，公司名稱和地址，也可以使用“運輸解決方案（Shipping Solutions）”之類的軟件來自動執行此過程，該軟件會自動檢查所有產品的最新版本列表。

如果您的買家出現在任何列表中，則您無法與他們進行交易。

篩選步驟還包括確保您可以將商品運送到買方所在的國家/地區。 在某些情況下，只有在您申請出口許可證的情況下才能發貨。最好盡早完成許可流程，以免造成時間上的延誤。




步驟3：提供形式發票

在篩選了買家及其所在國家/地區之后，您可能需要為買家提供交易的形式發票。 形式發票是您對買家的第一印象，因此請確保您做得專業。它的作用就像是報價，看起來像是商業發票，可用于安排采購的付款。

如果形式發票產生訂單，則最終的商業發票將與形式發票極為相似。 這意味著報價中包含的所有成本都是固定的，并且不得超出信用證中概述的條款。

如果某些國家嚴格控制其貨幣，要求獲得進口許可證或通過對某些類型的商品設置進口配額來保護本地工業，則可能需要形式發票。

步驟4：完成銷售

您發送形式發票后，買方將拒絕或接受您的建議。作為驗收過程的一部分，他們可能希望就銷售條款談判，這將出現口頭或書面合同。

這些談判不僅包括對價格的討論，而且還應包括以下方面的討論：

• 您將使用的付款條件，無論是預付，記帳貿易（Open Account）還是兩者之間。
• 您將使用的銷售條款，通常是11 Incoterms。
• 您的貨物將如何運輸。
• 誰負責運送貨物。
• 誰負責雇用貨運代理或承運人。
• 誰負責通過AES歸檔電子出口信息。
• 如何支付交易。如果您使用的是信用證，則需要確保您擁有必要的文件以滿足其要求。
• 哪一方需要提供哪些文件。作為出口商，您需要滿足買方在自己國家/地區可能制定的任何法規以及文件和法規要求。

在運送商品之前完成所有這些重要的細節，可以節省大量時間并避免潛在的麻煩—特別是在有特定截止日期的情況下。

步驟5：準備貨物和運輸單據

• 商業發票 （Commercial Invoice）

完成銷售并準備出口商品后，您需要準備適當的運輸文件。這通常包括帶有重要數據的三份商業發票。

• 裝箱清單 （Packing List）

此外，您通常會提供一個裝箱單，該裝箱單包括貨運代理人，承運人和最終收貨人，以及有關您的貨物，裝箱明細以及包裝箱外部注明的標記和編號的信息。

裝箱單也是進口國海關當局評估安全和合規性的一種方法。如果貨物損壞或丟失，則必須向承運人或保險公司提出索賠。

• 原產地證書 （Certificate of Origin）

雖然某些國家/地區會接受商業發票上的原產地聲明，但其他國家/地區的海關當局可能會要求提供單獨的標題為原產地證明的文件。原產地證明是證明該產品來源證明書。

如果美國已與您所出口的國家談判達成了自由貿易協定（free trade agreement，FTA），并且您的商品符合該協定規定的減稅條件，那么您可能需要提供該貿易協定的特定表格。您可以在Shipping Solutions網站上找到許多此類FTA產地來源證的免費PDF樣本。

• 托運人的指示信 (Shipper’s Letter of Instruction)

根據您在第四步中與買家就出口類型以及誰通過AES進行備案的討論，您可能需要準備托運人的使用說明（Shipper’s Letter of Instruction，SLI）。SLI為您的公司提供一份書面記錄，記錄了誰收到裝運單據，誰來詢問問題，與誰聯系來獲得出口證明以及誰發布了用于支持出口決定的出口控制信息。

在路由出口交易（routed export transaction）中（除非您專門協商歸檔），貨代/買方很可能會通過AES歸檔。否則，您可以自己通過AES進行歸檔，或者您的代理將為您通過AES進行歸檔。如果您的代理人提供文件歸檔，則您必須提供SLI以及授權書。

• 提單(Bills of Lading)

伴隨您的出口，您至少需要一份（但可能需要幾份）提單。例如，您可能需要一份內陸提貨單才能將貨物移至港口或機場。要將貨物運出美國，您需要單獨的提貨單，通常由貨運代理填寫。危險品可能需要您自己填寫危險品表格。

• 第6步：再次進行受限方檢查

在將貨物運出出口之前，進行最后一次限制檢查，以確保符合任何被拒絕或限制的規定。如果使用“運輸解決方案受限方篩選向導（ Shipping Solutions Restricted Party Screening Wizard）”執行此操作，則篩選結果將自動記錄在軟件中，并提供在審計時進行盡職調查的書面證據。

• 第7步：其他表格Miscellaneous Forms

在出口貨物之前，可能還需要準備其他特定文件。這些可能會在與買方協商的銷售合同，信用證或其他付款方式的條款要求的文件或貨運代理要求的表格中標識。這些附加文件可能包括銀行匯票，或者對于臨時出口，包括ATA單證。正確完成所有文件，請繼續發貨！

最后提示：記錄保存

不要忘記，您不僅必須為出口貨物準備各種文件，而且還有責任保留所有文件的副本以及整個銷售過程中的所有其他信函，包括電話，電子郵件等。畢竟，記錄整個過程是您的工作，而不是您的買家，貨運代理或其他任何人的工作。

（完）

（感謝Shippingsolutions）

作者：曾志宏（微信-1638881963），北科大畢業，新加坡國立大學　MBA，服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等供應鏈部門，致力推廣供應鏈智能解決方案，包括貨代，倉儲，運輸，報關領域DocuAI, 小道智能，單證機器人以及智能文件處理方案，幫助貿易，物流和貨代企業流程自動化，數字化轉型，智慧供應鏈提升。