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賣方（出口商）用報(bào)價(jià)單回應(yīng)買方（進(jìn)口商）的詢盤。報(bào)價(jià)單包括詢盤中所要求回答的所有必要信息。報(bào)價(jià)是一種按約定條件供貨的承諾，稱之為虛盤。請(qǐng)求報(bào)價(jià)后，未來的買方不是非買不可；如果賣方后來決定不賣了，他也可以不賣以前報(bào)過價(jià)的商品。報(bào)價(jià)單不具法律約束力，雖然也像實(shí)盤那樣使用了某些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑~語(yǔ)。
一份好的報(bào)價(jià)單包括以下幾個(gè)部分的內(nèi)容：
（1）如以前調(diào)查過，應(yīng)對(duì)先前的詢價(jià)表示感謝。
（2）報(bào)價(jià)商品的名稱、質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格。
（3）詳細(xì)的價(jià)格、折扣及付款條款。
（4）明確說明什么價(jià)格支付，如包裝、運(yùn)輸、保險(xiǎn)代理人的傭金。
（5）預(yù)計(jì)包裝和交貨的日期。
（6）表示希望接收所給的報(bào)價(jià)。
簡(jiǎn)言之，發(fā)盤是賣方對(duì)買方詢盤的回復(fù)。對(duì)于老客戶或可能對(duì)自己的商品感興趣的新客戶，為了銷售自己的商品，賣方可以不等對(duì)方詢盤而主動(dòng)發(fā)盤。這是通常的做法。當(dāng)賣方承諾按規(guī)定的條件在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)出售商品時(shí)，所發(fā)出的就是實(shí)盤。如果報(bào)價(jià)承諾銷售，包含價(jià)格、數(shù)量等條件，并說明這些條件必須得在雙方的協(xié)議中加以明確，那么這個(gè)報(bào)價(jià)就可視為可操作發(fā)盤。從法律上講，報(bào)價(jià)并非承諾。但是，如果附有某些可接受的條件，如u201c必須在10天內(nèi)接受u201d，或u201c此報(bào)價(jià)有效期為30天u201d，或類似的有效文字，報(bào)價(jià)就在某種程度上成為一種實(shí)盤。實(shí)盤是一種契約義務(wù)。一旦在有效期內(nèi)無條件接受，就不能撤銷了。
實(shí)盤必須具備兩個(gè)條件：第一，實(shí)盤各項(xiàng)條款必須完整、肯定、明確，合同中除了要包括商品的名稱、質(zhì)量、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、包裝和保險(xiǎn)外，還應(yīng)該包括交貨時(shí)間、裝運(yùn)交貨和付款條件。對(duì)于老客戶，由于長(zhǎng)期合作，彼此對(duì)已經(jīng)形成的習(xí)慣做法都很熟悉，則不需談判合同細(xì)則，只需在合同中加進(jìn)類似u201c其他條件不變u201d的條款即可。第二，有效期是實(shí)盤的必備條款。報(bào)盤時(shí)必須有明確的起始時(shí)間、地點(diǎn)等。否則，超過有效期，報(bào)盤就失去約束力。
語(yǔ)氣要友好，語(yǔ)言要禮貌，做到措辭言簡(jiǎn)意賅，是報(bào)價(jià)和發(fā)盤必不可少的。巧妙的商業(yè)表達(dá)技巧，有助于客戶對(duì)其他產(chǎn)品產(chǎn)生興趣。另外，必須做到確保詢函中所有提到的問題都得到了答復(fù)。一份好的報(bào)價(jià)或報(bào)盤由以下幾部分組成。
（1）確認(rèn)收到詢函，并對(duì)客戶對(duì)自己的產(chǎn)品有興趣表示真誠(chéng)的感謝。務(wù)必指明發(fā)函的日期。