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(1)收發訂單與備貨。
這一階段單證工作的具體內容為:
客戶詢盤:一般在下訂單之前,客戶都會把相關的詢價表給業務部,做一些細節上的了解。
報價:業務部及時回復客戶的詢問,確定貨物品名、型號、生產廠家、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等,開形式發票給客戶做正式報價。
得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單。
下生產訂單:得到客戶的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。
業務審批:業務部收到訂單后,首先要做出業務審核表。按u201c出口合同審核表u201d的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。
下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足條件即可下達生產通知,通知工廠按時生產。
工廠發貨的同時向出口商和稅務部門提供增值稅發票或相應的證明。
稅務部門憑生產商提供的增值稅發票或其他證明,向出口商提供出口退稅專用稅票。
工廠在向外貿倉庫發貨的同時,要求倉庫簽收送貨單。
外貿倉庫收到貸物后,向出口商簽發進倉單。
(2)催證、來證登記、審證與改證。
催開信用證。
在出口合同簽訂以后,如果進口商遲遲沒有開來信用證,則應根據合同中規定的開證時間或根據出口貨物的性質、備貨難度、裝運期等因素決定的合理時間來催促進口商開出信用證。
來證登記。
進口商開出的信用證一般由進口商的開證行傳遞到出口商的通知行,再由通知行傳遞給出口商。所以,單證員收到信用證后,必須立即做好登記。登記內容主要有信用證號碼、合同號碼、開證申請人、開證行、總金額、裝運期、信用證有效期等。信用證的登記可采用登記簿的方式,登記簿作為單證工作的資料,也要進行歸檔保存。