隨著科技的進步，昔日的主要通信手段u2014u2014貿易書信已受到了多方面的挑戰。首先是電話、傳真、電子郵件的廣泛使用；其次是交通工具的發達，國與國之間往往只需幾小時飛行，不少商人為了磋商重要問題，寧可親自前往，當場解決問題，以節省時間；再者是一些大的國際機構在國外建立跨國公司，這樣做生意就更直接、更及時了。盡管如此，貿易書信仍然是外貿業務的基本組成部分。在某種意義上說，它在交易中起著更為重要的作用，是電話、電報、電傳、傳真、電子郵件等所無法取代的。事實上，電話、電報、電子郵件的聯絡往往仍須通過書信來確認。
那么，什么是貿易書信呢?貿易書信是一種書面信息，寫信人試圖通過它來影響收信人，使之采取某一行動或態度，以達到預期的目的。也就是說，寫信人應力求讓收信人同意信中的信息。不論這一目標是看得見的，如推銷書信，還是看不見的，如友好書信，這種努力皆應成為書信的一部分，這是檢驗一封書信成功與否的重要標志。一封成功的推銷信能使收信人認為值得為某產品或服務掏錢；一封理想的催款信能使債務人相信支付貨款方為上策；一封有說服力的求職信能使未來的雇主認同求職者是該項工作最合適的人選。